¿Qué es la plantilla del formulario de autorización a terceros?
Los equipos de atención al cliente lo oyen todos los días: "Llamo por mi madre", "Mi contable necesita hablar con ustedes", "Me encargo de las facturas de mi hermano". Sin una autorización escrita archivada, el personal debe negarse a ayudar o arriesgarse a actuar sobre la cuenta de otra persona. Un formulario de autorización claro protege tanto al cliente como a tu equipo.
Esta plantilla solicita los datos del titular de la cuenta y su número de cuenta, y después el nombre, la relación y los datos de contacto del representante. A los asesores profesionales se les pide su empresa. Una palabra de seguridad opcional ayuda a confirmar la identidad del representante por teléfono.
El titular de la cuenta marca lo que el representante puede hacer —desde hablar sobre la cuenta hasta efectuar pagos o cancelar servicios—, añade las limitaciones que correspondan, elige cuánto tiempo durará la autorización y firma. El representante puede añadir una contrafirma. El formulario firmado se archiva como PDF en tu bóveda de FileIt.
- Ideal para
- Empresas de suministros, telecomunicaciones, aseguradoras, contables, arrendadores, organizaciones de socios y proveedores de servicios
- Lo cumplimenta
- El titular de la cuenta, con la contrafirma opcional del representante
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 4 minutos
- Incluye
- Datos del titular y del representante, alcance en siete apartados, limitaciones, duración, carga opcional de un documento de identidad y firmas
¿Quién usa un formulario de autorización a terceros?
- Un familiar que gestiona las cuentas de un pariente mayor
- Un cuidador o trabajador de apoyo que llama en nombre de un cliente
- Un contable o asesor que gestiona la cuenta de un cliente
- Una pareja que se ocupa de las facturas mientras una persona está en el extranjero
- Una autorización puntual para resolver una reclamación concreta
- Registrar a un representante antes de una hospitalización prevista
Preguntas de este formulario de autorización a terceros
22 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Titular de la cuenta
- Tu nombre*
- Fecha de nacimiento*
- Número de cuenta, cliente o referencia
- Correo electrónico*
- Teléfono
- Dirección*
2 Tu representante
- Nombre de la persona representante*
- Relación de esta persona contigo* Cónyuge o pareja · Padre o madre · Hijo o hija mayor de edad · Otro familiar · Amigo o amiga · Persona cuidadora · Asesor profesional (p. ej., contable o abogado) · Defensor o profesional de apoyo · Otra
- Empresa u organización de esta persona* solo se pregunta cuando corresponde
- Teléfono de la persona representante*
- Correo electrónico de la persona representante
- Palabra de seguridad que tu representante nos dará (opcional)
3 Qué puede hacer
- Puede…* Hablar sobre tu cuenta y recibir información sobre ella · Recibir copias de cartas, facturas y extractos · Realizar pagos en tu nombre · Actualizar tus datos de contacto · Modificar tus servicios o plan · Presentar reclamaciones en tu nombre · Cancelar o cerrar servicios
- ¿Hay algún límite o algo que no pueda hacer?
- ¿Durante cuánto tiempo debe estar vigente?* Hasta que la cancele · Hasta una fecha concreta · Solo para un asunto
- Fecha de finalización* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Qué asunto?* solo se pregunta cuando corresponde
- Copia de tu documento de identidad (solo si te la hemos pedido)
4 Firma
- Autorización*
- Tu firma*
- Fecha*
- Firma de la persona representante (opcional)
El formulario autorización a terceros, página por página
1 Titular de la cuenta
Se requieren el nombre, la fecha de nacimiento, el correo electrónico y la dirección; el número de cuenta o de referencia y el teléfono son opcionales.
2 Tu representante
Se requieren «Nombre del representante», «Relación contigo» y «Teléfono del representante». Las relaciones incluyen desde cónyuge o pareja, padre o madre e hijo o hija mayor de edad hasta amigo, cuidador, defensor o trabajador de apoyo, y asesor profesional —esta última opción también solicita su empresa u organización—. El campo opcional «Palabra de seguridad que nos dará tu representante» incluye un texto de ayuda que advierte que no se debe reutilizar una contraseña.
3 Qué puede hacer
En «Puede…», el titular marca al menos una opción: hablar sobre mi cuenta y recibir información sobre ella; recibir copias de cartas, facturas y extractos; efectuar pagos en mi nombre; actualizar mis datos de contacto; hacer cambios en mis servicios o plan; presentar reclamaciones en mi nombre; cancelar o cerrar servicios. Un campo abierto permite registrar las limitaciones. «¿Cuánto tiempo debe durar esto?» ofrece hasta que lo cancele, hasta una fecha concreta (en cuyo caso solicita la fecha de finalización) o solo para un asunto (en cuyo caso pregunta cuál). Se puede cargar una copia del documento de identidad si la has solicitado.
4 Firma
Una nota explica que la autorización puede cancelarse en cualquier momento y que aun así se puede pedir al representante que confirme su identidad. El titular marca la declaración de autorización, firma y añade la fecha. Un segundo campo de firma opcional permite que el representante firme si está presente.
Personaliza la plantilla
- Edita la lista de acciones para adaptarla a lo que tu personal puede hacer realmente en una cuenta
- Elimina «Cancelar o cerrar servicios» si prefieres que el titular tenga que encargarse de ello
- Haz obligatoria la carga del documento de identidad si tu proceso lo requiere
- Añade el número de cuenta al título del documento para que los PDF coincidan con tus registros
- Archiva las respuestas en una carpeta restringida de la bóveda
- Reformula la nota para reflejar tus propias comprobaciones de identidad
Consejos para mejorar tu formulario autorización a terceros
- Registra el alcance y la fecha de finalización en la cuenta del cliente en cuanto llegue el formulario
- Forma al personal para que compruebe el alcance marcado, no solo que exista una autorización
- No aceptes nunca una palabra de seguridad que parezca una contraseña
- Pide un formulario nuevo cuando cambien la relación o el alcance
- Elimina cuanto antes las autorizaciones caducadas
- Este formulario no es un poder notarial (power of attorney); si alguien dispone de uno, solicítalo por separado
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada autorización firmada se guarda como un PDF titulado con el nombre del titular en la carpeta de la bóveda que elijas, y al titular se le envía una copia por correo electrónico. El documento de identidad cargado se adjunta a ese documento.
Busca en la pestaña Respuestas por nombre o número de cuenta cuando llame un representante y abre el PDF para comprobar exactamente qué puede hacer.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Autorización a terceros: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de autorización a terceros?
Sí. Es una de las plantillas prediseñadas de la app FileIt Forms, incluida en todas las cuentas.
¿Puede firmar también el representante?
Sí. En la última página hay una firma opcional del representante.
¿Se puede limitar la autorización a un solo asunto?
Sí. Elige «Solo para un asunto» y describe el asunto, o establece una fecha de finalización.
¿Es lo mismo que un poder notarial (power of attorney)?
No. Es una autorización para tratar únicamente con tu organización. Un poder notarial (power of attorney) es un documento legal independiente.
¿Necesitan los clientes una cuenta de FileIt?
No. Abren el enlace o una solicitud enviada por correo electrónico y firman en pantalla.
¿Es asesoramiento jurídico?
No. Es una plantilla de partida. Las normas varían entre países, estados y sectores, así que comprueba la redacción según tu situación y pide asesoramiento cuando lo necesites.