¿Qué es la plantilla del formulario de consentimiento para compartir información?
Los servicios de apoyo, las organizaciones benéficas, los equipos de atención y los trabajadores de casos rara vez trabajan solos. Ayudar a alguien suele implicar hablar con su médico, un agente de vivienda, una escuela u otra organización benéfica. Hacerlo bien significa preguntar primero y dejar por escrito exactamente lo que la persona ha aceptado.
Esta plantilla registra quién completa el formulario: la propia persona, un progenitor o tutor legal, alguien autorizado para actuar en su nombre o un miembro del personal que lo completa con ella, así como los datos de la persona. Después enumera las organizaciones con las que podrías compartir información, además de contactos concretos, y un apartado independiente para cualquier persona con la que nunca debas compartir información ni contactar.
La persona elige qué se puede compartir, por qué, cuánto dura el consentimiento y si otros servicios pueden ponerse en contacto con ella directamente, indicando horarios seguros para hacerlo. Un párrafo en lenguaje sencillo explica que puede decir que no o cambiar de opinión. El formulario firmado se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt.
- Ideal para
- Organizaciones benéficas, servicios comunitarios de apoyo, equipos de gestión de casos, atención social y servicios para jóvenes
- Lo completa
- Las personas usuarias, sus progenitores o tutores legales, o un miembro del personal con la persona usuaria
- Tiempo para completar
- Unos 5 minutos
- Incluye
- Quién lo completa, nueve tipos de organizaciones, contactos concretos, lista de personas con las que nunca se debe compartir información, tipos de información, finalidades, duración, contacto directo y firma
¿Quién usa un formulario de consentimiento para compartir información?
- Derivar a una persona usuaria a otro servicio de apoyo
- Coordinar el apoyo entre asesores de vivienda, salud y prestaciones
- Trabajo entre varias organizaciones con niños y familias
- Compartir avances con un colaborador exigido por un financiador
- Registrar el consentimiento al inicio de la gestión de casos
- Revisar el consentimiento anualmente o cuando cambie el apoyo
Preguntas de este formulario de consentimiento para compartir información
19 preguntas en 4 páginas · incluye firma, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- ¿Quién está completando este formulario?* Soy la persona a la que se refiere la información · Soy el padre, la madre o el tutor legal de un menor · Tengo autorización legal para actuar en nombre de esta persona · Soy un miembro del personal y lo estoy completando con esta persona
- Nombre de la persona a la que se refiere la información*
- Fecha de nacimiento de esa persona*
- Teléfono
- Correo electrónico
- Tu nombre* solo se pregunta cuando corresponde
- Tu relación o autorización* solo se pregunta cuando corresponde
2 Con quién podemos compartir información
- Podemos compartir información con…* Tu médico o centro de atención primaria · Hospitales o servicios de salud · Servicios de salud mental · Servicios sociales · Escuelas o centros de educación superior · Proveedor de vivienda o ayuntamiento · Asesores de empleo o prestaciones · Policía o servicios de libertad vigilada · Otras organizaciones benéficas o servicios de apoyo
- Personas u organizaciones específicas (opcional)
- Personas con las que nunca debemos compartir información ni ponernos en contacto
3 Qué y por qué
- ¿Qué se puede compartir?* Datos de contacto · Necesidades de apoyo y evaluaciones · Información de salud · Familia y hogar · Situación de vivienda · Dinero y prestaciones · Notas del caso y progreso
- Por qué la compartiríamos* Para derivarte a otros servicios de apoyo · Para coordinar el apoyo entre servicios · Para comprobar qué ayuda puedes recibir · Para hacer seguimiento de tu progreso
- Este consentimiento dura…* Hasta que lo retire · Durante 12 meses · Hasta que termine tu apoyo con nosotros
- ¿Pueden otros servicios ponerse en contacto contigo directamente?* Sí · Solo a través de ti · No
- Formas y horarios seguros para ponerse en contacto contigo solo se pregunta cuando corresponde
4 Consentimiento
- Consentimiento*
- Firma*
- Fecha*
- Miembro del personal que explicó este formulario
El formulario consentimiento para compartir información, página por página
1 Sobre ti
La pregunta «¿Quién completa este formulario?» es obligatoria: la persona a la que se refiere la información, el progenitor o tutor legal de un menor, alguien autorizado legalmente para actuar en su nombre o un miembro del personal que lo completa con ella. El nombre y la fecha de nacimiento de la persona son obligatorios; el teléfono y el correo electrónico son opcionales. Cualquier persona que no sea la propia persona debe indicar su nombre y su relación o autoridad.
2 Con quién podemos compartir información
«Podemos compartir información con…» enumera al médico de la persona o la consulta de medicina de familia (GP practice), el hospital o los servicios de salud, los servicios de salud mental, los servicios sociales (social services), las escuelas o centros de educación superior, el proveedor de vivienda o el ayuntamiento, los asesores de empleo o prestaciones, la policía o los servicios de libertad vigilada, y otras organizaciones benéficas o servicios de apoyo, con espacio para añadir otra opción. Las personas usuarias pueden indicar nombres concretos de personas u organizaciones y completar «Personas con las que nunca debemos compartir información ni contactar», con un texto de ayuda que ofrece como ejemplos a una expareja o un familiar.
3 Qué información y por qué
«¿Qué se puede compartir?» incluye datos de contacto, necesidades de apoyo y evaluaciones, información de salud, familia y hogar, situación de vivienda, dinero y prestaciones, notas del caso y avances. «Por qué compartiríamos esta información»: derivación, coordinación del apoyo, comprobación de la ayuda disponible y seguimiento. «Este consentimiento dura…»: hasta que se retire, durante 12 meses o hasta que finalice el apoyo. «¿Pueden otros servicios ponerse en contacto contigo directamente?»: sí, solo a través de ti o no; si la respuesta es sí, se solicitan formas y horarios seguros para contactar.
4 Consentimiento
Un párrafo indica que la persona no tiene que aceptar, que puede cambiar de opinión y en qué circunstancias se podría compartir información sin consentimiento. Marca la declaración de consentimiento, firma y fecha el formulario, y el miembro del personal que lo explicó puede añadir su nombre.
Personaliza la plantilla
- Edita la lista de organizaciones para incluir a los colaboradores con los que realmente trabajas
- Reescribe el párrafo para adaptarlo a la política de tu organización sobre el intercambio de información
- Cambia las duraciones para ajustarlas a tu ciclo de revisión
- Usa versiones en lenguaje sencillo o traducidas para las personas a las que apoyas
- Guarda el formulario de cada persona en su propia carpeta de la bóveda o vincúlalo a una persona o entidad en Ajustes
- Envíalo como una solicitud para que la persona pueda completarlo antes de la primera reunión
Consejos para mejorar tu formulario consentimiento para compartir información
- Repasa el formulario con la persona en lugar de enviárselo sin más
- Comprueba la lista de personas con las que nunca se debe compartir información antes de cada derivación
- Comparte únicamente lo necesario para la finalidad marcada
- Revisa el consentimiento cuando cambien las circunstancias, no solo cuando caduque
- Registra las retiradas el mismo día
- Ofrece un intérprete o una versión de lectura fácil cuando sea necesario
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada consentimiento se guarda como un PDF con el nombre de la persona en la carpeta de la bóveda que elijas. Se envía una copia por correo electrónico cuando se proporciona una dirección.
Busca por nombre en la pestaña Respuestas antes de hacer una derivación y abre el PDF para comprobar con qué organizaciones y qué información aceptó compartir la persona.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Consentimiento para compartir información: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de consentimiento para compartir información?
Sí. Está incluida en la app Forms de todas las cuentas de FileIt.
¿Puede un miembro del personal completarla con la persona?
Sí. Elige «Soy un miembro del personal que lo completa con ella» y la persona puede firmar en la misma pantalla.
¿Puede un progenitor completarla por un menor?
Sí. Elige la opción de progenitor o tutor legal e indica tu relación.
¿Cómo puede una persona retirar su consentimiento?
El formulario le informa de que puede retirarlo en cualquier momento. Registra la retirada y deja de compartir información; puedes guardar una nota en la bóveda junto al original.
¿Necesitan las personas usuarias una cuenta de FileIt?
No. Usan el enlace, una solicitud enviada por correo electrónico o tu dispositivo.
¿Esto constituye asesoramiento jurídico?
No. Es una plantilla de partida. Las normas varían entre países, estados y sectores, así que comprueba el texto según tu situación y pide asesoramiento cuando lo necesites.