¿Qué es la plantilla del formulario de derivación a una organización colaboradora?
Las buenas derivaciones entre organizaciones evitan que los clientes tengan que contar su historia una y otra vez. Sin embargo, una derivación que llega como una llamada telefónica apresurada o un correo de dos líneas suele omitir aspectos esenciales: si el cliente realmente dio su consentimiento, si es seguro dejar un mensaje de voz, cuál es la urgencia o qué riesgos debería conocer el profesional que hará una visita.
Este formulario de derivación a una organización colaboradora lo pregunta todo. Primero aparecen los datos de la persona que deriva; después, los datos de contacto del cliente, su forma preferida de contacto y si es seguro dejarle mensajes. La lista de necesidades y el motivo de la derivación explican qué se solicita; la urgencia va desde «contactar hoy» hasta «rutinaria», y en caso de emergencia se pregunta el motivo. A continuación se incluyen los riesgos conocidos, otras organizaciones implicadas y los documentos de apoyo; la última página registra cómo y cuándo dio su consentimiento el cliente.
Cada derivación se guarda como PDF en la bóveda de FileIt de la organización receptora en el momento en que se envía, para que el profesional encargado de la admisión pueda gestionarla de inmediato.
- Ideal para
- Organizaciones benéficas, refugios, bancos de alimentos, servicios de asesoramiento y grupos religiosos que reciben derivaciones de organizaciones colaboradoras
- Quién lo completa
- Un trabajador social o profesional de la organización que realiza la derivación
- Tiempo de realización
- Aproximadamente 8–10 minutos
- Incluye
- Comprobación de contacto seguro, lista de necesidades, urgencia, información sobre riesgos, documentos y consentimiento registrado
¿Quién usa un formulario de derivación a una organización colaboradora?
- Un banco de alimentos que acepta derivaciones de colegios, médicos de atención primaria y trabajadores sociales
- Un refugio que recibe derivaciones de equipos de atención en la calle y hospitales
- Un equipo de asistencia social de una iglesia que deriva a una familia a un asesor especializado en deudas
- Un servicio de atención a víctimas de violencia doméstica que recibe derivaciones con instrucciones de contacto seguro
- Una coalición de organizaciones locales que utiliza un único formulario de derivación compartido
Preguntas de este formulario de derivación a una organización colaboradora
30 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Persona remitente
- Organización remitente*
- Tu nombre*
- Tu función*
- Correo electrónico*
- Teléfono*
- Servicio o programa al que estás derivando a la persona
2 Cliente
- Nombre del cliente*
- Fecha de nacimiento
- Teléfono del cliente
- Correo electrónico del cliente
- Dirección del cliente
- Mejor forma de contactar con el cliente* Llamada telefónica · Mensaje de texto · Correo electrónico · A través de mí
- ¿Es seguro dejar mensajes o enviar cartas?*
- Idioma preferido
- ¿Necesita intérprete?
- Necesidades de acceso o comunicación
- Unidad familiar
3 Necesidades y urgencia
- Motivo de esta derivación* Vivienda · Alimentación · Ingresos o prestaciones · Empleo · Salud física · Salud mental · Consumo de sustancias · Asuntos legales o migratorios · Cuidado infantil o crianza · Seguridad o violencia doméstica · Identificación o documentos · Transporte
- Motivo de la derivación*
- Urgencia* Emergencia — necesita contacto hoy · En un plazo de 48 horas · En el plazo de una semana · Ordinaria
- ¿Por qué es urgente?* solo se pregunta cuando corresponde
- Otras organizaciones o servicios de apoyo ya implicados
- ¿Existe algún riesgo conocido para el cliente o para el personal que lo visite?*
- Describe los riesgos* solo se pregunta cuando corresponde
- Documentos de apoyo
4 Consentimiento
- ¿Cómo dio el cliente su consentimiento para esta derivación?* Por escrito · Verbalmente
- Fecha en que se dio el consentimiento*
- Formulario de consentimiento firmado solo se pregunta cuando corresponde
- Declaración de la persona remitente*
- Firma de la persona remitente
El formulario derivación a una organización colaboradora, página por página
1 Persona que deriva
La organización que realiza la derivación, el nombre, cargo, correo electrónico y teléfono de la persona que deriva, y, opcionalmente, a cuál de tus servicios va dirigida la derivación.
2 Cliente
El nombre del cliente es obligatorio; la fecha de nacimiento, el teléfono, el correo electrónico y la dirección son opcionales, por lo que se puede realizar una derivación aunque la persona no tenga una dirección fija. También son obligatorios la mejor forma de contactarlo —teléfono, mensaje de texto, correo electrónico o a través de la persona que deriva— y si es seguro dejar mensajes. Después se indican el idioma, las necesidades de interpretación, las necesidades de accesibilidad y la composición del hogar.
3 Necesidades y urgencia
Una lista de necesidades (vivienda, alimentos, ingresos, empleo, salud, salud mental, consumo de sustancias, asuntos legales, cuidado infantil, seguridad, documentos, transporte, deudas, aislamiento y Otra) y un motivo obligatorio para la derivación. La urgencia va desde emergencia —contactar hoy— hasta rutinaria; en caso de emergencia se pregunta el motivo. La persona que deriva indica qué otras organizaciones están implicadas, señala si existen riesgos conocidos para el cliente o para el personal que haga visitas (si responde que sí, debe detallarlos) y puede adjuntar hasta cinco documentos de apoyo.
4 Consentimiento
Cómo dio su consentimiento el cliente —por escrito o verbalmente— y cuándo. Si el consentimiento es por escrito, aparece la opción de subir el formulario firmado. La persona que deriva confirma que el cliente aceptó la derivación y el intercambio de información, y puede firmar.
Personaliza la plantilla
- Sustituye el campo del servicio por un menú desplegable con tus programas
- Añade tus criterios de elegibilidad como un párrafo en la primera página para que las organizaciones colaboradoras no deriven a personas a las que no puedes ayudar
- Añade a tu equipo de admisión a NotifyEmails para que las derivaciones urgentes se vean el mismo día
- Elimina los campos de fecha de nacimiento o dirección si no los necesitas; recopila solo los datos que utilizas
- Edita la declaración para que coincida con tu acuerdo de intercambio de datos con las organizaciones colaboradoras
Consejos para mejorar tu formulario derivación a una organización colaboradora
- Comparte el enlace únicamente con las organizaciones colaboradoras; no querrás que el público lo utilice por error
- Respeta siempre la respuesta sobre contacto seguro; para algunos clientes, un mensaje de voz puede ponerlos en riesgo
- Confirma cada derivación a la persona que la realizó para que sepa que ya se está gestionando
- Revisa las derivaciones con «contactar hoy» a primera y a última hora de cada día
- Acuerda con las organizaciones colaboradoras qué corresponde a cada nivel de urgencia
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada derivación llega como PDF a la carpeta de la bóveda que elijas, con una notificación por correo electrónico para ti y para las direcciones de admisión que hayas añadido. La persona que realiza la derivación recibe su propia copia si mantienes activada esa opción, lo que resulta útil para su expediente.
En la tabla de respuestas, filtra por urgencia o necesidad para clasificar las derivaciones del día y exporta los datos a CSV para informar de cuántas derivaciones proceden de cada organización colaboradora.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Derivación a una organización colaboradora: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de formulario de derivación a agencias?
Sí. Es una de las plantillas prediseñadas de la app Forms disponible en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito. Úsala tal cual o cambia cualquier pregunta en el diseñador.
¿Las personas que realizan derivaciones necesitan una cuenta de FileIt?
No. Las organizaciones colaboradoras utilizan el enlace que les proporcionas; no necesitan registrarse.
¿Cómo se registra el consentimiento del cliente?
La última página registra si el consentimiento fue por escrito o verbal, así como la fecha, con la opción de subir el formulario de consentimiento firmado; además, la persona que realiza la derivación confirma que el cliente aceptó.
¿Podemos recibir alertas sobre derivaciones urgentes?
Cada envío genera una notificación por correo electrónico. Añade las direcciones de tu equipo de admisión en Ajustes para que las derivaciones de emergencia se vean rápidamente.
¿Qué ocurre si el cliente no tiene dirección ni teléfono?
Solo son obligatorios el nombre del cliente y su preferencia de contacto; «A través de mí» permite que la persona que realiza la derivación sea el contacto.
¿Puedo editar la lista de necesidades?
Sí. Puedes cambiar todas las preguntas y opciones en el diseñador.