ما قالب نموذج إحالة إلى جهة شريكة؟
توفّر الإحالات الجيدة بين الجهات على العملاء إعادة سرد قصتهم مراراً. لكن الإحالة التي تصل عبر مكالمة هاتفية سريعة أو رسالة بريد إلكتروني من سطرين غالباً ما تفتقد الأمور الأساسية: هل وافق العميل فعلاً، وهل من الآمن ترك رسالة صوتية، وما مدى الاستعجال، وما المخاطر التي ينبغي للعامل الذي سيجري الزيارة معرفتها؟
يطلب نموذج الإحالة إلى جهة شريكة هذا كله. تبدأ بيانات المُحيل، ثم بيانات اتصال العميل مع طريقة التواصل المفضلة لديه وما إذا كان من الآمن إرسال الرسائل. توضّح قائمة الاحتياجات وسبب الإحالة المطلوب؛ ويتدرج مدى الاستعجال من «التواصل اليوم» إلى الاعتيادي، مع طلب توضيح سبب الحالة الطارئة. ثم تأتي المخاطر المعروفة والجهات الأخرى المشاركة والمستندات الداعمة، وتسجل الصفحة الأخيرة كيف ومتى وافق العميل.
تُحفظ كل إحالة كملف PDF في خزنة FileIt التابعة للجهة المستقبلة فور إرسالها، ليتمكن موظف الاستقبال من متابعتها مباشرة.
- مناسب لـ
- الجمعيات الخيرية والملاجئ وبنوك الطعام وخدمات تقديم المشورة والمجموعات الدينية التي تستقبل إحالات من جهات شريكة
- يملؤه
- أخصائي حالات أو موظف مختص في الجهة المُحيلة
- الوقت اللازم للإكمال
- نحو 8–10 دقائق
- يتضمن
- التحقق من أمان التواصل وقائمة الاحتياجات ومدى الاستعجال ومعلومات المخاطر والمستندات والموافقة المسجلة
من يستخدم نموذج إحالة إلى جهة شريكة؟
- بنك طعام يقبل الإحالات من المدارس والأطباء العامين والأخصائيين الاجتماعيين
- ملجأ يستقبل الإحالات من فرق العمل الميداني والمستشفيات
- فريق رعاية اجتماعية في كنيسة يحيل أسرة إلى مستشار متخصص في الديون
- خدمة لمكافحة العنف الأسري تستقبل إحالات تتضمن تعليمات للتواصل الآمن
- ائتلاف من الجهات المحلية يستخدم نموذج إحالة مشتركاً واحداً
أسئلة نموذج إحالة إلى جهة شريكة هذا
30 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن التوقيع, رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 المُحيل
- الجهة المُحيلة*
- اسمك*
- دورك*
- البريد الإلكتروني*
- رقم الهاتف*
- الخدمة أو البرنامج الذي تُحيل إليه
2 العميل
- اسم العميل*
- تاريخ الميلاد
- هاتف العميل
- البريد الإلكتروني للعميل
- عنوان العميل
- أفضل طريقة للتواصل مع العميل* مكالمة هاتفية · رسالة نصية · البريد الإلكتروني · من خلالي
- هل يُسمح بترك رسائل أو إرسال خطابات؟*
- اللغة المفضلة
- هل يحتاج إلى مترجم شفهي؟
- احتياجات الوصول أو التواصل
- الأسرة المعيشية
3 الاحتياجات ومدى الإلحاح
- الاحتياجات التي تُجرى الإحالة من أجلها* السكن · الغذاء · الدخل أو الإعانات · العمل · الصحة الجسدية · الصحة النفسية · تعاطي المواد · المسائل القانونية أو الهجرة · رعاية الأطفال أو التربية · السلامة أو العنف الأسري · الهوية أو الوثائق · المواصلات
- سبب الإحالة*
- مدى الإلحاح* حالة طارئة — يحتاج إلى التواصل اليوم · خلال 48 ساعة · خلال أسبوع · اعتيادي
- لماذا الأمر عاجل؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الجهات أو خدمات الدعم الأخرى المشاركة حاليًا
- هل توجد أي مخاطر معروفة على العميل أو على الموظفين الذين يزورونه؟*
- صِف المخاطر* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الوثائق الداعمة
4 الموافقة
- كيف وافق العميل على هذه الإحالة؟* كتابيًا · شفهيًا
- تاريخ تقديم الموافقة*
- نموذج موافقة موقّع لا يُطرح إلا عند انطباقه
- إقرار المُحيل*
- توقيع المُحيل
نموذج إحالة إلى جهة شريكة، صفحةً صفحةً
1 المُحيل
الجهة المُحيلة، واسم المُحيل، ودوره، وبريده الإلكتروني ورقم هاتفه، مع إمكانية تحديد الخدمة التي تتعلق بها الإحالة.
2 العميل
اسم العميل مطلوب؛ أما تاريخ الميلاد والهاتف والبريد الإلكتروني والعنوان فهي بيانات اختيارية، لتظل الإحالة ممكنة لشخص ليس له عنوان ثابت. كما يلزم تحديد أفضل طريقة للتواصل معه — الهاتف أو الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني أو من خلال المُحيل — وما إذا كان من الآمن ترك رسائل له. ثم تُضاف اللغة واحتياجات المترجم واحتياجات الوصول وتركيبة الأسرة.
3 الاحتياجات ومدى الاستعجال
تتضمن قائمة الاحتياجات (السكن والطعام والدخل والعمل والصحة والصحة النفسية وتعاطي المواد المخدرة والمسائل القانونية ورعاية الأطفال والسلامة والمستندات والنقل والديون والعزلة و«أخرى») وسبباً مطلوباً للإحالة. ويتدرج مدى الاستعجال من حالة طارئة — تواصل اليوم — إلى حالة اعتيادية؛ وتتطلب الحالة الطارئة توضيح السبب. ويذكر المُحيل الجهات الأخرى المشاركة، ويحدد ما إذا كانت هناك مخاطر معروفة على العميل أو الموظفين الذين سيجرون الزيارات (وتتطلب الإجابة بنعم تقديم التفاصيل)، ويمكنه إرفاق ما يصل إلى خمسة مستندات داعمة.
4 الموافقة
كيفية موافقة العميل — كتابياً أو شفهياً — ومتى تمت. ويؤدي اختيار الموافقة الكتابية إلى إظهار خيار رفع النموذج الموقّع. ويؤكد المُحيل أن العميل وافق على الإحالة ومشاركة المعلومات، ويمكنه التوقيع.
خصّص القالب كما تريد
- استبدل حقل الخدمة بقائمة منسدلة تتضمن برامجك
- أضف معايير الأهلية الخاصة بك في فقرة بالصفحة الأولى حتى لا يحيل الشركاء أشخاصاً لا يمكنك مساعدتهم
- أضف فريق الاستقبال لديك إلى NotifyEmails حتى تُرى الإحالات العاجلة في اليوم نفسه
- احذف حقلي تاريخ الميلاد أو العنوان إذا لم تكن بحاجة إليهما — واجمع فقط ما تستخدمه
- عدّل الإقرار ليتوافق مع اتفاقية مشاركة البيانات المبرمة مع الشركاء
نصائح لتحسين نموذج إحالة إلى جهة شريكة
- شارك الرابط مع الجهات الشريكة فقط — فأنت لا تريد أن يستخدمه الجمهور عن طريق الخطأ
- التزم بإجابة التواصل الآمن في كل مرة؛ فقد تعرّض الرسالة الصوتية بعض العملاء للخطر
- أكّد استلام كل إحالة للمُحيل حتى يعرف أنها قيد المتابعة
- راجع إحالات «التواصل اليوم» في بداية كل يوم ونهايته
- اتفق مع الشركاء على ما يندرج ضمن كل مستوى من مستويات الاستعجال
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
تصل كل إحالة كملف PDF إلى مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إشعار عبر البريد الإلكتروني إليك وإلى أي عناوين استقبال أضفتها. ويحصل المُحيل على نسخة خاصة به إذا أبقيت هذا الإعداد مفعّلاً — وهو أمر مفيد لملف حالته.
في جدول Responses، طبّق التصفية حسب مدى الاستعجال أو الاحتياج لفرز إحالات اليوم، وصدّر البيانات إلى CSV لإعداد تقرير يوضح عدد الإحالات الواردة من كل شريك.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج إحالة إلى جهة شريكة: الأسئلة الشائعة
هل قالب نموذج الإحالة إلى جهة شريكة مجاني؟
نعم. إنه أحد القوالب الجاهزة في تطبيق Forms ضمن كل حساب FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية. استخدمه كما هو أو غيّر أي سؤال في المصمم.
هل تحتاج الجهات المُحيلة إلى حساب FileIt؟
لا. تستخدم الجهات الشريكة الرابط الذي تمنحه لها — ولا يلزم التسجيل.
كيف تُسجّل موافقة العميل؟
تسجل الصفحة الأخيرة ما إذا كانت الموافقة كتابية أو شفهية وتاريخها، مع إمكانية رفع نموذج الموافقة الموقّع، ويؤكد المُحيل أن العميل وافق.
هل يمكن تنبيهنا إلى الإحالات العاجلة؟
يرسل كل إرسال إشعاراً عبر البريد الإلكتروني. أضف عناوين فريق الاستقبال في Settings حتى تتم رؤية الإحالات الطارئة بسرعة.
ماذا لو لم يكن لدى العميل عنوان أو هاتف؟
لا يلزم سوى اسم العميل وطريقة التواصل المفضلة لديه، ويتيح خيار «من خلالي» أن يكون المُحيل جهة الاتصال.
هل يمكنني تعديل قائمة الاحتياجات؟
نعم. يمكن تغيير كل سؤال وكل خيار في المصمم.