ما قالب نموذج استقبال النزلاء؟
غالبًا ما يتم استقبال النزلاء في الملجأ في وقت متأخر من الليل، مع نزيل متعب وأحيانًا خائف، وموظف أو متطوع يحتاج إلى تدوين المعلومات الأساسية بسرعة: من وصل، ومن معه، وأين نام الليلة الماضية، وما يحتاج إليه قبل الصباح، وما إذا كانت هناك مشكلة صحية أو متعلقة بالسلامة ينبغي للموظفين معرفتها. يساعد نموذج استقبال واضح على طرح هذه الأسئلة بالطريقة نفسها في كل مرة، أيًا كان الموظف المناوب.
صُمّم هذا النموذج ليملأه الموظف بالتعاون مع النزيل. لا تظهر الأسئلة المتعلقة بالأطفال إلا عند وجود أطفال، ولا تظهر تفاصيل الصحة والأدوية إلا عند وجود ما يستدعي تسجيله، كما أن الإجابة بنعم عن الفرار من العنف تعرض تذكيرًا بالسلامة وتسأل عمّن يجب عدم إخباره بوجود النزيل. تسجل الصفحة الأخيرة الموافقة على قواعد المكان، واختيار النزيل بشأن مشاركة المعلومات مع الجهات الشريكة، وتوقيعه.
يُحفظ كل نموذج استقبال بصيغة PDF خاص في خزنة FileIt الخاصة بك، مما يمنحك سجلًا مؤرخًا لكل نزيل دون ملف ورقي قد يضيع.
- مناسب لـ
- ملاجئ الطوارئ، والملاجئ الليلية، وملاجئ الشتاء، ودور الإيواء
- يملؤه
- الموظفون أو المتطوعون بالتعاون مع النزيل
- المدة اللازمة لإكماله
- نحو 10 دقائق
- يتضمن
- أفراد الأسرة، واحتياجات الليلة، والصحة، وتنبيهات السلامة، وقواعد المكان، وخيار مشاركة المعلومات
من يستخدم نموذج استقبال النزلاء؟
- ملجأ ليلي يسجل بيانات النزلاء عند وصولهم كل مساء
- ملجأ شتوي تديره كنيسة ويستخدم متطوعين وفق جدول مناوبات
- ملجأ للعائلات يسجل أعمار الأطفال واحتياجات مستلزمات الأطفال
- دار إيواء تسجل مخاوف السلامة والأشخاص الذين يجب عدم إخبارهم بوجود النزيل
- ملجأ طوارئ افتُتح بعد حريق أو فيضان
أسئلة نموذج استقبال النزلاء هذا
31 أسئلة على 5 صفحات · يتضمن التوقيع, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 النزيل
- تاريخ الاستقبال*
- عضو فريق العمل*
- اسم النزيل*
- تاريخ الميلاد
- الجنس امرأة · رجل · غير ثنائي · يفضّل وصف نفسه · يفضّل عدم الإفصاح
- الهاتف
- هل يحمل الشخص بطاقة هوية معه؟
- أين نام الشخص الليلة الماضية؟* في الخارج / في الشارع · في مركبة · لدى أصدقاء أو أفراد من الأسرة · في مأوى آخر · في مستشفى · في السجن أو مؤسسة أخرى · في منزله
- لماذا يحتاج الشخص إلى مأوى الآن؟* الإخلاء أو انتهاء عقد الإيجار · انهيار العلاقة الأسرية أو العاطفية · العنف الأسري · فقدان الدخل · حريق أو فيضان أو كارثة · مغادرة المستشفى أو السجن أو الرعاية · عدم القدرة على تحمّل تكاليف السكن
2 الأسرة
- من الموجود مع الشخص؟* لا أحد — بمفرده · الشريك/الشريكة · الأطفال · الشريك/الشريكة والأطفال
- عدد الأطفال* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- أعمار الأطفال* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- أسماء الآخرين في الأسرة لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل يوجد مع الشخص حيوان أليف أو حيوان مساعد؟
- ما الحيوان؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
3 الاحتياجات الفورية
- ما المطلوب الليلة؟* سرير · وجبة · الاستحمام · ملابس · غسل الملابس · أدوية · مستلزمات للرضيع · شحن الهاتف · مكان لتخزين المتعلقات
- الاحتياجات الغذائية أو الحساسية تجاه الطعام
- احتياجات التنقل أو الوصول
- الدخل الحالي لا يوجد · عمل · إعانات أو مساعدة عامة · معاش تقاعدي · أخرى
4 الصحة والسلامة
- هل توجد أي حالات صحية ينبغي أن يعرفها فريق العمل؟*
- التفاصيل الصحية* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل يتناول الشخص أدوية بانتظام؟
- الأدوية وما إذا كانت بحوزته لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل يرغب الشخص في التحدث إلى أحد بشأن أي من هذه الأمور؟ الصحة الجسدية · الصحة النفسية · استخدام الكحول أو المخدرات · العثور على سكن · الإعانات أو المال · مساعدة قانونية
- هل يفرّ الشخص من العنف، أو يخشى أن يبحث عنه أحد هنا؟*
- أي شخص يجب عدم إبلاغه بوجود النزيل هنا لا يُطرح إلا عند انطباقه
- جهة اتصال للطوارئ
- هاتف جهة الاتصال للطوارئ
5 الاتفاق
- قواعد المنزل*
- مشاركة المعلومات مع الجهات الشريكة* يجوز لفريق العمل مشاركة بياناتي مع الجهات الشريكة لمساعدتي في العثور على سكن والحصول على الدعم · اسألوني في كل مرة قبل المشاركة
- توقيع النزيل*
نموذج استقبال النزلاء، صفحةً صفحةً
1 النزيل
تاريخ الاستقبال واسم الموظف، ثم اسم النزيل (ويُقبل الاسم الذي يفضّل أن يُنادى به)، وتاريخ الميلاد، والجنس، ورقم الهاتف، وما إذا كان يحمل إثبات هوية. يجب تسجيل مكان نومه الليلة الماضية وسبب حاجته إلى الملجأ الآن.
2 الأسرة
من يرافقه — لا أحد، أو شريك، أو أطفال، أو شريك وأطفال. تتطلب أي إجابة تتضمن أطفالًا تسجيل عددهم وأعمارهم؛ ويمكن تسجيل أسماء الأشخاص الآخرين لكل من جاء برفقتهم. ويسأل النموذج عن الحيوان الأليف أو حيوان المساعدة، وعند الإجابة بنعم يطلب تحديد الحيوان.
3 الاحتياجات العاجلة
ما يحتاج إليه الليلة: سرير، أو وجبة، أو دش، أو ملابس، أو غسيل، أو أدوية، أو مستلزمات أطفال، أو شحن الهاتف، أو تخزين الأمتعة. ثم تُسجّل الاحتياجات الغذائية، واحتياجات الحركة أو الوصول، والدخل الحالي.
4 الصحة والسلامة
تفتح الحالات الصحية والأدوية المنتظمة حقلًا لتفاصيل إضافية عند الإجابة بنعم على كل منها. ويمكن للنزيل تحديد ما يرغب في التحدث مع شخص بشأنه — الصحة، أو الصحة النفسية، أو الكحول أو المخدرات، أو السكن، أو المزايا، أو المساعدة القانونية. ويسأل سؤال إلزامي عمّا إذا كان يفر من العنف؛ وعند الإجابة بنعم يظهر تذكير بعدم تأكيد وجود النزيل لأي شخص، وحقل لتسجيل الأشخاص الذين يجب عدم إخبارهم. جهة اتصال للطوارئ اختيارية.
5 الموافقة
ملاحظة لاستبدال العبارات بقواعدك الخاصة، ثم الموافقة على قواعد المكان، وخيار بين السماح للموظفين بمشاركة التفاصيل مع الجهات الشريكة أو طلب الإذن في كل مرة، وتوقيع النزيل.
خصّص القالب كما تريد
- استبدل بيان قواعد المكان بقواعدك الخاصة وموعد حظر التجول
- عدّل قائمة «المطلوب الليلة» لتتوافق مع ما يمكنك توفيره فعليًا
- أضف حقلًا لرقم السرير أو الغرفة لتخصيصها
- اجعل النموذج مخصصًا للموظفين فقط — وشارك الرابط داخل فريقك بدلًا من نشره للعامة
- احفظ نماذج الاستقبال في مجلد مقيّد داخل الخزنة
نصائح لتحسين نموذج استقبال النزلاء
- اطرح الأسئلة بطريقة حوارية بدلًا من قراءتها حرفيًا — فالنموذج يتبع مسار الحوار
- لا بأس بترك الأسئلة الاختيارية فارغة في الليلة الأولى والعودة إليها لاحقًا
- تعامل مع سؤال السلامة بجدية: أطلع كل مناوبة على النزلاء الذين يجب عدم الإفصاح عن وجودهم
- تحقق من احتياجات الأدوية قبل إطفاء الأنوار
- احترم خيار مشاركة المعلومات في كل مرة تتواصل فيها مع جهة أخرى
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
يُحفظ كل نموذج استقبال بصيغة PDF، مرفقًا بتوقيع النزيل، في مجلد الخزنة الذي تختاره. وتتلقى أنت وأي شخص تضيفه إلى قائمة الإشعارات رسالة بريد إلكتروني عند كل نموذج استقبال جديد؛ ولا تُرسل أي نسخة إلى النزيل.
يوفر لك جدول الردود قائمة ليلية بالنزلاء الجدد يمكنك تصفيتها حسب نوع الأسرة أو الاحتياجات أو تنبيه السلامة. صدّر البيانات بصيغة CSV لإعداد تقارير الإشغال.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج استقبال النزلاء: الأسئلة الشائعة
هل نموذج استقبال نزلاء الملجأ هذا مجاني؟
نعم. إنه أحد النماذج الجاهزة في تطبيق Forms على كل حساب FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية. استخدمه كما هو أو غيّر أي سؤال في المصمم.
هل يملأه الموظف أم النزيل؟
صُمّم ليملأه الموظفون أو المتطوعون بالتعاون مع النزيل، باستخدام جهاز لوحي أو حاسوب محمول. ويوقّع النزيل في النهاية.
كيف يتعامل مع مخاوف السلامة؟
يسأل سؤال إلزامي عمّا إذا كان النزيل يفر من العنف. وعند الإجابة بنعم يظهر تذكير بعدم تأكيد وجوده لأي شخص، ويسأل عمّن يجب عدم إخباره بأنه موجود.
هل يمكنه التعامل مع العائلات؟
نعم. يؤدي اختيار الأطفال أو الشريك والأطفال إلى طلب عدد الأطفال وأعمارهم، كما تتضمن قائمة الاحتياجات مستلزمات الأطفال.
هل يمكنني استخدام قواعد المكان الخاصة بي؟
نعم. قواعد المكان عبارة عن بيان موافقة يمكنك إعادة صياغته في المصمم.
من يمكنه رؤية سجلات الاستقبال؟
فقط الأشخاص الذين تمنحهم صلاحية الوصول إلى مجلد الخزنة. اجعل الوصول مقيّدًا بالموظفين الذين يحتاجون إليه.