¿Qué es la plantilla del formulario de admisión en un refugio?
La admisión en un refugio suele hacerse tarde por la noche, con una persona cansada y a veces asustada, y un miembro del equipo o voluntario que necesita anotar rápidamente lo esencial: quién ha llegado, quién la acompaña, dónde durmió anoche, qué necesita antes de la mañana y si hay algún problema de salud o seguridad que el equipo deba conocer. Un formulario de admisión claro ayuda a asegurarse de que esas preguntas se hagan siempre de la misma manera, independientemente de quién esté de turno.
Esta plantilla está diseñada para que el equipo la complete junto con la persona alojada. Las preguntas sobre niños solo aparecen cuando hay niños presentes; los detalles sobre salud y medicación solo aparecen cuando hay algo que registrar; y responder que huye de la violencia muestra un recordatorio de seguridad y pregunta a quién no se debe informar de que la persona está allí. La última página registra el acuerdo con las normas del refugio, la elección de la persona sobre compartir información con entidades colaboradoras y su firma.
Cada admisión se guarda como un PDF privado en tu bóveda de FileIt, lo que te proporciona un registro fechado de cada persona alojada sin tener que conservar un expediente en papel que pueda perderse.
- Ideal para
- Refugios de emergencia, refugios nocturnos, refugios de invierno y casas de acogida
- Lo completa
- El equipo o los voluntarios, junto con la persona alojada
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 10 minutos
- Incluye
- Unidad familiar, necesidades de esta noche, salud, indicadores de seguridad, normas del refugio y elección sobre compartir información
¿Quién usa un formulario de admisión en un refugio?
- Un refugio nocturno que registra a las personas a medida que llegan cada tarde
- Un refugio de invierno gestionado por una iglesia con voluntarios organizados por turnos
- Un refugio para familias que registra las edades de los niños y las necesidades de artículos para bebés
- Una casa de acogida que anota cuestiones de seguridad y las personas a las que no se debe informar de que una persona alojada está allí
- Un refugio de emergencia abierto tras un incendio o una inundación
Preguntas de este formulario de admisión en un refugio
31 preguntas en 5 páginas · incluye firma, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Huésped
- Fecha de admisión*
- Miembro del personal*
- Nombre del huésped*
- Fecha de nacimiento
- Género Mujer · Hombre · No binario · Prefiere describirse · Prefiere no decirlo
- Teléfono
- ¿Tiene consigo un documento de identidad?
- ¿Dónde durmió anoche?* En la calle o al aire libre · En un vehículo · Con amistades o familiares · En otro refugio · En un hospital · En prisión u otra institución · En su propia casa
- ¿Por qué necesita un refugio ahora?* Desahucio o fin del contrato de alquiler · Ruptura familiar o de pareja · Violencia doméstica · Pérdida de ingresos · Incendio, inundación o desastre · Salida del hospital, prisión o centro de cuidados · No puede pagar una vivienda
2 Unidad familiar
- ¿Quién está con esta persona?* Nadie — está sola · Pareja · Hijos · Pareja e hijos
- Número de hijos* solo se pregunta cuando corresponde
- Edades de los hijos* solo se pregunta cuando corresponde
- Nombres de las demás personas de la unidad familiar solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Tiene consigo una mascota o un animal de asistencia?
- ¿Qué animal?* solo se pregunta cuando corresponde
3 Necesidades inmediatas
- ¿Qué necesita esta noche?* Una cama · Una comida · Ducha · Ropa · Lavandería · Medicamentos · Artículos para bebés · Cargar el teléfono · Un lugar donde guardar sus pertenencias
- Necesidades alimentarias o alergias a alimentos
- Necesidades de movilidad o accesibilidad
- Ingresos actuales Ninguno · Trabajo · Prestaciones o asistencia pública · Pensión · Otros
4 Salud y seguridad
- ¿Tiene algún problema de salud que el personal deba conocer?*
- Detalles de salud* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Toma medicamentos habitualmente?
- Medicamentos y si los tiene consigo solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Le gustaría hablar con alguien sobre alguno de estos temas? Salud física · Salud mental · Consumo de alcohol o drogas · Búsqueda de vivienda · Prestaciones o dinero · Asistencia jurídica
- ¿Está huyendo de la violencia o le preocupa que alguien pueda buscarla aquí?*
- Personas a las que no se debe informar de que está aquí solo se pregunta cuando corresponde
- Contacto de emergencia
- Teléfono del contacto de emergencia
5 Acuerdo
- Normas internas*
- Compartir información con organizaciones colaboradoras* El personal puede compartir mis datos con organizaciones colaboradoras para ayudarme a encontrar vivienda y apoyo · Preguntarme cada vez antes de compartirlos
- Firma del huésped*
El formulario admisión en un refugio, página por página
1 Persona alojada
La fecha de admisión y el miembro del equipo, seguidos del nombre de la persona alojada (puede indicarse el nombre por el que prefiere que la llamen), su fecha de nacimiento, género, teléfono y si tiene un documento de identidad. Es obligatorio indicar dónde durmió anoche y por qué necesita un refugio ahora.
2 Unidad familiar
Quién la acompaña: nadie, una pareja, niños, o una pareja y niños. Cualquier respuesta que incluya niños pregunta cuántos son y qué edades tienen; si la persona está acompañada, se pueden registrar los nombres de las demás personas. Si responde que sí a la pregunta sobre una mascota o animal de asistencia, se pregunta qué animal es.
3 Necesidades inmediatas
Qué necesita esta noche: cama, comida, ducha, ropa, lavandería, medicación, artículos para bebés, cargar el teléfono o almacenamiento. Después se pregunta por necesidades alimentarias, de movilidad o accesibilidad, y por los ingresos actuales.
4 Salud y seguridad
Si se responde que sí, tanto las enfermedades como la medicación habitual abren un campo para añadir detalles. La persona puede indicar sobre qué le gustaría hablar con alguien: salud, salud mental, alcohol u otras drogas, vivienda, prestaciones o asistencia jurídica. Una pregunta obligatoria determina si huye de la violencia; responder que sí muestra un recordatorio de no confirmar a nadie que la persona está allí y un campo para indicar a quién no se debe informar. El contacto de emergencia es opcional.
5 Acuerdo
Una nota para sustituir las declaraciones por tus propias normas, seguida del acuerdo con las normas del refugio, una elección entre permitir que el equipo comparta los datos con entidades colaboradoras o pedir permiso cada vez, y la firma de la persona alojada.
Personaliza la plantilla
- Sustituye la declaración sobre las normas del refugio por tus propias normas y toque de queda
- Edita la lista de lo que se necesita esta noche para incluir solo lo que realmente puedes proporcionar
- Añade un campo para el número de cama o habitación que hayas asignado
- Mantén el formulario solo para el equipo: comparte el enlace dentro de tu equipo en lugar de hacerlo públicamente
- Guarda las admisiones en una carpeta restringida de la bóveda
Consejos para mejorar tu formulario admisión en un refugio
- Haz las preguntas de forma conversacional en lugar de leerlas en voz alta: el formulario acompaña a la conversación
- No pasa nada por dejar en blanco las preguntas opcionales la primera noche y retomarlas más adelante
- Tómate en serio la pregunta de seguridad: informa a cada turno sobre las personas cuya presencia no se debe revelar
- Comprueba las necesidades de medicación antes de apagar las luces
- Respeta siempre la elección sobre compartir información cuando contactes con otra entidad
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada admisión se guarda como un PDF, con la firma de la persona alojada, en la carpeta de la bóveda que elijas. Tú y cualquier persona que añadas a la lista de notificaciones recibiréis un correo por cada nueva admisión; no se envía ninguna copia a la persona alojada.
La tabla de respuestas te ofrece una lista nocturna de las nuevas personas alojadas, que puedes filtrar por tipo de unidad familiar, necesidades o indicador de seguridad. Exporta los datos a CSV para elaborar informes de ocupación.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Admisión en un refugio: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de formulario de admisión en refugio?
Sí. Es una de las plantillas listas para usar de la aplicación Forms disponible en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito. Úsala tal como está o cambia cualquier pregunta en el diseñador.
¿La completa el equipo o la persona alojada?
Está diseñada para que el equipo o los voluntarios la completen junto con la persona alojada, desde una tableta u ordenador portátil. La persona firma al final.
¿Cómo gestiona las cuestiones de seguridad?
Una pregunta obligatoria determina si la persona huye de la violencia. Responder que sí muestra un recordatorio de no confirmar a nadie que está allí y pregunta a quién no se debe informar de su presencia.
¿Admite familias?
Sí. Al elegir niños o pareja y niños, se pregunta el número y las edades de los niños, y la lista de necesidades incluye artículos para bebés.
¿Puedo usar mis propias normas del refugio?
Sí. Las normas del refugio son una declaración de consentimiento que puedes reescribir en el diseñador.
¿Quién puede ver los registros de admisión?
Solo las personas a las que des acceso a la carpeta de la bóveda. Restringe el acceso al personal que lo necesite.