¿Qué es la plantilla del formulario de nota de gestión de casos?
Las notas de caso son la base de cualquier servicio de gestión de casos: apoyo para la vivienda, atención a personas sin hogar, reasentamiento de personas refugiadas, apoyo familiar, asesoramiento sobre prestaciones o atención de una iglesia. Cuando cada profesional las redacta de forma distinta —algunas en una libreta, otras por correo electrónico y otras no se redactan— resulta difícil traspasar un caso, detectar los riesgos a tiempo o demostrar a una entidad financiadora qué apoyo recibió realmente cada persona.
Esta nota de gestión de casos ofrece la misma estructura para cada contacto. Registra quién, cuándo y cómo, las necesidades tratadas, un resumen de la conversación, cualquier riesgo o preocupación de protección (con el detalle y la derivación necesarios cuando existe), los servicios prestados ese día, los avances hacia los objetivos del cliente y unos próximos pasos claros. Una derivación pregunta a quién se realiza, y los fondos de emergencia preguntan cuánto se ha entregado.
Cada nota se guarda como PDF fechado en tu bóveda de FileIt —puedes archivarla en la carpeta del propio cliente—, de modo que el historial del caso se reúne en un solo lugar.
- Ideal para
- Organizaciones sin ánimo de lucro, albergues, servicios de asesoramiento y equipos de atención de iglesias que gestionan casos
- Lo completa
- Profesionales de gestión de casos, personal de apoyo o voluntariado después de cada contacto
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 5–10 minutos por nota
- Incluye
- Datos de contacto, lista de necesidades, indicadores de riesgo, servicios prestados, próximos pasos y archivos adjuntos
¿Quién usa un formulario de nota de gestión de casos?
- Un profesional de apoyo para la vivienda que registra una visita a domicilio y las acciones acordadas con el cliente
- Un equipo de atención a personas sin hogar que registra los contactos en la calle y las derivaciones
- Un servicio de asesoramiento sobre prestaciones o deudas que anota cada cita y los pagos de emergencia realizados
- Un equipo de bienestar de una iglesia o mezquita que mantiene notas coherentes sobre las familias a las que apoya
- Un supervisor que revisa los casos marcados en una reunión semanal de casos
Preguntas de este formulario de nota de gestión de casos
24 preguntas en 3 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas.
1 Contacto
- Nombre del profesional del caso*
- ID del cliente o número de caso*
- Nombre del cliente
- Fecha del contacto*
- Hora
- Duración (minutos)
- Tipo de contacto* En persona — oficina · Visita domiciliaria · Trabajo de calle · Teléfono · Videollamada · Mensaje de texto o correo electrónico · Con otro profesional (el cliente no está presente)
- Otras personas presentes
2 Conversación
- Necesidades tratadas* Vivienda · Alimentación · Ingresos o prestaciones · Empleo · Salud física · Salud mental · Consumo de sustancias · Asuntos legales o migratorios · Cuidado de hijos o crianza · Seguridad o violencia doméstica · Identificación o documentos · Transporte
- Actualización del cliente
- Resumen de la conversación*
- Objetivos o deseos del cliente expresados con sus propias palabras
- Riesgos o inquietudes de protección* No se identificaron · Algunas inquietudes — hacer seguimiento · Riesgo inmediato
- Describe la inquietud y las medidas tomadas* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Se ha remitido al responsable de protección o a los servicios de emergencia?* solo se pregunta cuando corresponde
3 Servicios y próximos pasos
- Servicios prestados en este contacto Información o asesoramiento · Derivación a otra organización · Ayuda con una solicitud o formulario · Lote de alimentos o vale · Fondos de emergencia · Costes de transporte o desplazamiento · Defensa de derechos · Apoyo en crisis · Ropa o artículos para el hogar
- Derivado a* solo se pregunta cuando corresponde
- Fondos de emergencia entregados* solo se pregunta cuando corresponde
- Progreso hacia los objetivos del cliente Está progresando · Sin cambios · Retroceso · Objetivo alcanzado
- Próximos pasos — qué, quién y para cuándo*
- Próximo contacto previsto
- ¿Marcar para revisión del supervisor?
- Archivos adjuntos
- Firma del profesional del caso
El formulario nota de gestión de casos, página por página
1 Contacto
El nombre del profesional y el ID del cliente o número de caso son obligatorios; el nombre del cliente es opcional si el número de caso ya lo identifica. Se indican la fecha, la hora y la duración, y después el tipo de contacto —oficina, visita a domicilio, atención en la calle, teléfono, vídeo, mensaje de texto o correo electrónico, o contacto con otro profesional sin el cliente— y cualquier otra persona presente. Un breve recordatorio pide notas objetivas y respetuosas.
2 Conversación
Una lista de necesidades incluye vivienda, alimentación, ingresos, empleo, salud física y mental, consumo de sustancias, asuntos legales, cuidado infantil, seguridad, documentación, transporte, deudas y aislamiento. Después se incluyen la actualización del cliente y un resumen de la conversación, junto con los objetivos del cliente expresados con sus propias palabras. El campo sobre riesgos o preocupaciones de protección es obligatorio: cualquier preocupación pide el detalle y la acción emprendida, y «riesgo inmediato» también pregunta si se ha escalado.
3 Servicios y próximos pasos
Servicios prestados durante el contacto —asesoramiento, derivación, ayuda con solicitudes, alimentos, fondos de emergencia, transporte, defensa de derechos, apoyo en crisis o artículos. Una derivación pregunta a quién se realiza; los fondos de emergencia preguntan el importe. Los avances hacia los objetivos, los próximos pasos (qué, quién y para cuándo), el próximo contacto previsto, una marca para revisión del supervisor, hasta cinco archivos adjuntos y la firma del profesional completan la nota.
Personaliza la plantilla
- Sustituye la lista de necesidades por las categorías sobre las que informa tu entidad financiadora o base de datos
- Añade un campo para el profesional de referencia del cliente si no es la persona que redacta la nota
- Configura la moneda del campo de fondos de emergencia
- Archiva las notas en la carpeta de cada cliente de tu bóveda usando la configuración de carpeta de cada formulario, o utiliza un formulario por cartera de casos
- Sustituye el nombre del profesional por un menú desplegable con tu equipo, o exige el paso del correo electrónico en Ajustes si quieres vincular cada nota al correo del profesional
Consejos para mejorar tu formulario nota de gestión de casos
- Redacta la nota el mismo día, mientras los detalles aún están frescos
- Registra las palabras del cliente para sus objetivos: así el plan sigue siendo suyo
- Sé específico en los próximos pasos: indica una persona y una fecha, no escribas «hacer seguimiento»
- Usa la marca del supervisor para cualquier asunto sobre el que quieras una segunda opinión, no solo para los riesgos
- Guarda las notas confidenciales en una carpeta de la bóveda compartida únicamente con las personas que las necesitan
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada nota se guarda como PDF, fechada y firmada, en la carpeta de la bóveda que elijas. También puedes archivarla bajo un familiar o una entidad si tu cuenta está organizada por cliente.
La tabla de respuestas permite a un supervisor filtrar por nivel de riesgo, marca del supervisor, necesidad o profesional, y exportar los datos a CSV para los informes mensuales sobre contactos, derivaciones y fondos de emergencia.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Nota de gestión de casos: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de nota de gestión de casos?
Sí. Es una de las plantillas prediseñadas de la app Forms disponible en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito. Úsala tal como está o cambia cualquier pregunta en el diseñador.
¿Quién la completa?
Tus propios profesionales de gestión de casos, personal de apoyo o voluntariado: es un formulario interno. Comparte el enlace con tu equipo o envíalo como solicitud personal.
¿Puedo adjuntar cartas o documentos?
Sí. Puedes adjuntar hasta cinco archivos —PDF, imágenes o documentos de Word— a cada nota.
¿Cómo se gestionan las preocupaciones sobre riesgos?
La pregunta sobre riesgos es obligatoria. Cualquier preocupación pide el detalle y la acción emprendida, y «riesgo inmediato» también pregunta si se ha escalado. Aun así, necesitarás aplicar tu propio procedimiento de protección junto con este formulario.
¿Puedo ver todas las notas de un cliente?
Filtra la tabla de respuestas por el ID del cliente o archiva las notas en una carpeta por cliente dentro de tu bóveda.
¿Puedo cambiar la lista de necesidades?
Sí. Todas las opciones se pueden editar en el diseñador.