Modèle de note de suivi

Quel est le modèle de formulaire note de suivi de situation ?

Les notes de suivi sont au cœur de tout service d’accompagnement : aide au logement, maraude auprès des personnes sans domicile, réinstallation de réfugiés, soutien aux familles, conseil en prestations sociales ou accompagnement assuré par une communauté religieuse. Lorsque chaque intervenant rédige ses notes différemment — certains dans un carnet, d’autres par e-mail, et parfois pas du tout — il devient difficile de transmettre un dossier, de repérer rapidement les risques ou de montrer à un financeur l’aide réellement reçue par les personnes accompagnées.

Cette note de suivi de situation donne la même structure à chaque contact. Elle indique qui, quand et comment, les besoins abordés, un résumé de l’échange, tout risque ou problème de protection (avec les détails et le signalement requis le cas échéant), les services fournis ce jour-là, les progrès réalisés vers les objectifs du client et les prochaines étapes clairement définies. Une orientation précise vers qui orienter, et les fonds d’urgence leur montant.

Chaque note est enregistrée au format PDF daté dans votre coffre-fort FileIt — vous pouvez la classer dans le dossier du client — afin que l’historique du suivi se constitue au même endroit.

Qui utilise un formulaire note de suivi de situation ?

• Un intervenant en aide au logement consigne une visite à domicile et les actions convenues avec le client
• Une équipe de maraude auprès des personnes sans domicile consigne les contacts dans la rue et les orientations
• Un service de conseil en prestations sociales ou en dettes note chaque rendez-vous et les paiements d’urgence effectués
• Une équipe d’aide sociale d’une église ou d’une mosquée conserve des notes cohérentes sur les familles accompagnées
• Un responsable examine les dossiers signalés lors d’une réunion hebdomadaire de suivi

Questions de ce formulaire note de suivi de situation

24 questions sur 3 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples.

Le formulaire note de suivi de situation, page par page

1 Contact

Le nom de l’intervenant et l’identifiant du client ou le numéro de dossier sont obligatoires ; le nom du client est facultatif si le numéro de dossier permet déjà de l’identifier. Indiquez ensuite la date, l’heure et la durée, puis le type de contact — au bureau, visite à domicile, maraude, téléphone, visioconférence, SMS ou e-mail, ou contact avec un autre professionnel sans la présence du client — ainsi que toute autre personne présente. Un bref rappel vous invite à rédiger des notes factuelles et respectueuses.

2 Échange

Une liste de besoins couvre le logement, l’alimentation, les revenus, l’emploi, la santé physique et mentale, la consommation de substances, les questions juridiques, la garde d’enfants, la sécurité, les documents, le transport, les dettes et l’isolement. Les nouvelles du client et le résumé de l’échange viennent ensuite, avec les objectifs du client exprimés dans ses propres mots. La question sur les risques ou les problèmes de protection est obligatoire : tout problème signalé demande d’en préciser les détails et les mesures prises, et « risque immédiat » demande également s’il a été signalé au niveau supérieur.

3 Services et prochaines étapes

Indiquez les services fournis lors du contact — conseils, orientation, aide à la constitution d’un dossier, alimentation, fonds d’urgence, transport, défense des droits, soutien en situation de crise ou biens matériels. Une orientation demande vers qui elle a été faite ; les fonds d’urgence demandent le montant. Les progrès vers les objectifs, les prochaines étapes (quoi, qui et pour quand), le prochain contact prévu, un indicateur pour demander l’examen du responsable, jusqu’à cinq pièces jointes et la signature de l’intervenant complètent la note.

Personnalisez le modèle

• Remplacez la liste de besoins par les catégories utilisées dans les rapports de votre financeur ou de votre base de données
• Ajoutez un champ pour le référent principal du client s’il ne s’agit pas de la personne qui rédige la note
• Définissez la devise du champ consacré aux fonds d’urgence
• Classez les notes dans le dossier de chaque client de votre coffre-fort en utilisant le paramètre de dossier pour chaque formulaire, ou un formulaire par portefeuille de dossiers
• Remplacez le nom de l’intervenant par une liste déroulante de votre équipe, ou imposez l’étape de saisie de l’e-mail dans les Paramètres si vous souhaitez associer chaque note à l’adresse e-mail d’un intervenant

Conseils pour un meilleur formulaire note de suivi de situation

• Rédigez la note le jour même, pendant que les détails sont encore frais
• Notez les objectifs avec les propres mots du client : le plan reste ainsi le sien
• Soyez précis dans les prochaines étapes : indiquez une personne et une date, plutôt que « faire un suivi »
• Utilisez l’indicateur destiné au responsable pour tout sujet sur lequel vous souhaiteriez un second avis, pas uniquement pour les risques
• Conservez les notes sensibles dans un dossier du coffre-fort partagé uniquement avec les personnes qui doivent y accéder

Formulaire Note de suivi de situation : questions fréquentes

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Les modèles sont un point de départ. Vérifiez que les questions et les formulations concernant le consentement, la confidentialité ou les conditions conviennent à votre situation et aux règles en vigueur dans votre région. Page révisée le 2026-09-28.