ما قالب نموذج استقبال بيانات المستفيد؟
يُعد نموذج استقبال المستفيدين الخطوة الأولى التي تتخذها معظم الجمعيات الخيرية وبنوك الطعام وخدمات المشورة والمجموعات المجتمعية قبل أن تتمكن من مساعدة شخص ما: من هو، وكيف يمكن التواصل معه بأمان، وما تكوين أسرته، ونوع الدعم الذي يطلبه. إنجاز ذلك على الورق بطيء ويسهل فقدان أثره؛ إذ تُحفظ النماذج في أدراج مختلفة، وتصعب قراءة خط اليد تحت الضغط، ولا توجد طريقة سهلة لمعرفة من طلب ماذا.
يتيح قالب نموذج استقبال المستفيدين هذا لأي شخص التسجيل للحصول على الدعم من هاتف أو جهاز لوحي أو حاسوب مشترك، في الوقت الذي يناسبه أو بمساعدة موظف يجلس إلى جانبه. يبدأ النموذج بالسؤال عن طرق التواصل الآمنة، ثم ينتقل إلى حجم الأسرة ووضع السكن وأنواع المساعدة المحددة المطلوبة، ويختتم بقسم موافقة واضح بلغة بسيطة حول الاحتفاظ بالمعلومات ومشاركتها.
يتحول كل إرسال إلى ملف PDF يُحفظ مباشرة في خزنة FileIt، داخل المجلد الذي تستخدمه مؤسستك لهذه الحالة أو لهذا البرنامج. لا حاجة إلى تفقد نظام منفصل، ولا إلى إتلاف مستندات ورقية لاحقًا؛ فالسجل موجود ببساطة، وجاهز عندما يتابع مسؤول الحالة الموضوع.
- مناسب لـ
- الجمعيات الخيرية وبنوك الطعام وخدمات المشورة والمجموعات الدينية والمنظمات المجتمعية التي تسجّل شخصًا للحصول على الدعم
- يملؤه
- الشخص الذي يطلب الدعم، بمفرده أو بمساعدة أحد الموظفين
- الوقت اللازم لإكماله
- نحو 8-10 دقائق، بحسب عدد الاحتياجات المحددة
- يتضمن
- أسئلة متابعة شرطية، وحقل توقيع، وعبارات موافقة
من يستخدم نموذج استقبال بيانات المستفيد؟
- بنك طعام يسجّل أسرة جديدة قبل تسليم أول طرد غذائي لها
- جمعية خيرية للمشورة بشأن الديون أو الإعانات تجمع البيانات الأولية قبل حجز موعد
- فريق للتواصل مع المشردين يسجّل وضع سكن شخص ما ومدى إلحاح حالته
- مجموعة رعاية اجتماعية دينية تسجّل طلبًا للحصول على دعم عملي أو رعوي
- مركز مجتمعي يوثّق الإحالات الواردة من مدرسة أو طبيب عام أو مكتب تابع للمجلس المحلي
- جمعية خيرية متعددة الخدمات توجّه جهة اتصال جديدة إلى الفريق الداخلي المناسب بناءً على احتياجاتها
أسئلة نموذج استقبال بيانات المستفيد هذا
30 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن التوقيع, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 نبذة عنك
- الاسم*
- بماذا تفضّل أن نناديك؟
- تاريخ الميلاد
- الجنس امرأة · رجل · غير ثنائي/ة النوع الاجتماعي · أفضّل وصف هويتي بنفسي · أفضّل عدم الإفصاح
- اللغة المفضّلة
- هل سيساعدك وجود مترجم شفهي؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الهاتف
- البريد الإلكتروني
- العنوان
- هل من الآمن أن نترك لك رسائل أو نرسل إليك مراسلات؟*
- كيف يمكننا التواصل معك بأمان؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
2 أسرتك
- البالغون في أسرتك (بمن فيهم أنت)*
- الأطفال دون سن 18 عامًا*
- أعمار الأطفال لا يُطرح إلا عند انطباقه
- أين تقيم في الوقت الحالي؟* أستأجر مسكنًا · أملك مسكني · أقيم لدى أفراد الأسرة أو الأصدقاء · سكن مؤقت أو نُزل أو مأوى · ليس لدي عنوان ثابت
- مصدر دخل الأسرة هو… عمل مأجور · إعانات أو دعم حكومي · معاش تقاعدي · لا يوجد دخل حاليًا · أفضّل عدم الإفصاح
- كيف سمعت عنا؟ عثرت عليكم بنفسي · جمعية خيرية أخرى أو مجموعة مجتمعية · طبيب أو جهة صحية · مدرسة أو كلية · مجلس محلي أو جهة حكومية · جماعة دينية
- اسم الشخص أو الجهة التي أحالتك إلينا لا يُطرح إلا عند انطباقه
3 كيف يمكننا مساعدتك
- فيما تود الحصول على المساعدة؟* الغذاء · الملابس · السكن أو التشرد · المشورة بشأن المال أو الديون أو الإعانات · فواتير الطاقة أو الخدمات الأساسية · العثور على عمل أو تدريب · الصحة النفسية والرفاه · الصحة الجسدية أو الإعاقة · الشعور بعدم الأمان في المنزل · المشورة بشأن الهجرة أو المسائل القانونية · تربية الأطفال أو رعايتهم · الأثاث أو الأدوات المنزلية
- هل توجد احتياجات غذائية أو أنواع حساسية لدى أي فرد في أسرتك؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- ما مدى إلحاح وضعك السكني؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه ليس لدي مكان أقيم فيه الليلة · قد أفقد مسكني خلال الأسابيع القليلة المقبلة · أشعر بالقلق بشأن المستقبل · يحتاج مسكني إلى إصلاحات أو أنه غير مناسب
- ما المبلغ التقريبي لإجمالي ديونك؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه أقل من 1,000 · 1,000 – 5,000 · 5,000 – 20,000 · أكثر من 20,000 · لست متأكدًا
- هل أنت بأمان الآن؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- متى تحتاج إلى المساعدة؟* اليوم · هذا الأسبوع · خلال شهر · الأمر غير عاجل
- هل هناك أي شيء آخر تود إخبارنا به؟
4 موافقتك
- الاحتفاظ بمعلوماتك*
- مشاركة المعلومات مع الجهات الشريكة* نعم، يجوز لكم مشاركة بياناتي مع الشركاء القادرين على مساعدتي · اسألوني أولًا في كل مرة · لا، يُرجى عدم مشاركة بياناتي
- هل يجوز لنا التواصل معك لاحقًا لنسألك عن سير الأمور؟
- التوقيع
- التاريخ
نموذج استقبال بيانات المستفيد، صفحةً صفحةً
1 معلومات عنك
يفتتح النموذج بطريقة لطيفة، فيطلب الاسم وما يفضّل الشخص أن يُنادى به، إلى جانب حقول اختيارية لتاريخ الميلاد والنوع واللغة المفضلة؛ وجميعها موضّحة بوضوح على أنها اختيارية حتى لا يشعر أحد بأنه مُجبر على الإفصاح عما لا يريد. إذا أُدخلت لغة مفضلة، يظهر سؤال متابعة عمّا إذا كان وجود مترجم سيساعد، حتى يتمكن الموظفون من ترتيبه مسبقًا بدلًا من اكتشاف الحاجة إليه في يوم الموعد.
تأتي بعد ذلك بيانات التواصل: الهاتف والبريد الإلكتروني والعنوان، مع ملاحظة تفيد بإمكانية ترك العنوان فارغًا إذا لم يكن للشخص عنوان ثابت. والسؤال الأهم في هذه الصفحة هو: هل من الآمن أن نترك لك رسائل أو نرسل إليك بريدًا؟ تؤدي الإجابة بـ«لا» إلى فتح مربع مطلوب بعنوان: كيف يمكننا التواصل معك بأمان؟ وبذلك لا تعرّض المؤسسة أحدًا للخطر عن طريق الاتصال في وقت غير مناسب أو ترك رسالة قد يراها شخص مسيء.
2 أسرتك
تسأل هذه الصفحة عن عدد البالغين والأطفال دون 18 عامًا في الأسرة، وإذا كان فيها أطفال يظهر حقل لأعمار الأطفال حتى يتمكن الموظفون من تحديد أي دعم مرتبط بعمر معين، مثل الزي المدرسي ورعاية الأطفال والطعام المناسب للعمر. ويغطي سؤال اختياري بنظام أزرار الاختيار بعنوان: أين تقيم حاليًا؟ خيارات الاستئجار والتملك والإقامة مع الأسرة والسكن المؤقت وعدم وجود عنوان ثابت. كما تمنح قائمة اختيارية عن دخل الأسرة صورة عامة عن الوضع المالي دون طلب كشوف الرواتب أو الحسابات المصرفية.
ويساعد سؤال: كيف سمعت عنا؟ مع سؤال متابعة عن اسم الشخص أو المؤسسة المُحيلة، الجمعيات على فهم مسارات الإحالة التي تجلب الأشخاص فعلًا، مثل الأطباء العامين والمدارس والجمعيات الأخرى والمجموعات الدينية؛ وهو أمر مفيد عند إعداد التقارير للجهات المانحة أو الأمناء.
3 كيف يمكننا مساعدتك
جوهر النموذج هو سؤال: في ماذا تود الحصول على المساعدة؟ وهو قائمة تشمل الطعام والملابس والسكن والمال والديون وفواتير الطاقة والعمل والتدريب والصحة النفسية والصحة الجسدية والسلامة في المنزل وشؤون الهجرة أو المشورة القانونية وتربية الأطفال ومستلزمات المنزل والوصول الرقمي. ويمكن لكل اختيار أن يفعّل سؤال متابعة خاصًا به: فعند تحديد الطعام، يظهر سؤال عن الاحتياجات الغذائية والحساسيات؛ وعند تحديد السكن، يُسأل الشخص عن مدى إلحاح الوضع، بدءًا من الحاجة إلى إصلاحات وصولًا إلى عدم وجود مكان للإقامة الليلة؛ وعند تحديد المال، يظهر نطاق تقريبي للمبلغ المستحق للمساعدة في توجيه الشخص إلى المستشار المناسب.
إذا حدّد شخص خيار الشعور بعدم الأمان في المنزل، يسأله النموذج مباشرة: هل أنت بأمان الآن؟ تؤدي الإجابة بـ«لا» إلى إظهار رسالة واضحة تطلب منه الاتصال برقم الطوارئ المحلي إذا كان في خطر فوري، وتطمئنه إلى أن أحد أعضاء الفريق سيتابع حالته كأولوية باستخدام طريقة التواصل الآمنة التي ذكرها سابقًا. وتنتهي الصفحة بسؤال: ما مدى استعجال حاجتك إلى المساعدة؟ ومربع مفتوح بعنوان: هل هناك شيء آخر تود إخبارنا به؟ لإضافة أي معلومات لا تغطيها مربعات الاختيار.
4 موافقتك
في الصفحة الأخيرة، ينبغي للمؤسسة تكييف الصياغة لتتوافق مع إشعار الخصوصية الخاص بها؛ ويتضمن القالب ملاحظة تذكّر الشخص الذي يضبط النموذج بضرورة القيام بذلك. ويوضح النموذج بلغة بسيطة أن المعلومات تُحفظ بسرية ولا تُستخدم إلا لدعم الشخص، وأنه يستطيع طلب الاطلاع عليها أو تعديلها أو حذفها في أي وقت، قبل أن تؤكد عبارة الموافقة قبوله احتفاظ المؤسسة بالمعلومات التي شاركها.
ويتيح سؤال إضافي بعنوان: المشاركة مع المؤسسات الشريكة، للشخص الاختيار بين السماح بالمشاركة مع شركاء مثل بنوك الطعام أو جهات توفير السكن، أو سؤاله في كل مرة، أو رفض المشاركة تمامًا؛ وهي طبقة مهمة من التحكم للأشخاص الذين قد يتعاملون مع عدة جهات في الوقت نفسه. ويختتم النموذج بحقلين اختياريين للتوقيع والتاريخ، وقد وُسما بأنهما اختياريان في حال كان أحد الموظفين يملأ النموذج مع الشخص على جهاز مشترك.
خصّص القالب كما تريد
- أعد صياغة نص الموافقة والمشاركة في الصفحة 4 ليتوافق مع إشعار الخصوصية الخاص بمؤسستك وأي اتفاقيات لمشاركة البيانات مع الشركاء
- أضف عناصر إلى قائمة «في ماذا تود الحصول على المساعدة؟» أو احذف منها بما يتوافق مع الخدمات التي تقدمها مؤسستك فعليًا
- عطّل جمع اسم المستجيب أو بريده الإلكتروني بالكامل لإصدار مجهول مخصص للاستقبال دون موعد، إذا كان ذلك مناسبًا لبيئتك
- حدّد مجلد الخزنة بحيث تُحفظ كل استجابة تلقائيًا داخل مجلد «إحالات جديدة» أو مجلد خاص بكل برنامج ليراجعه مسؤولو الحالات
- أضف سؤالًا شرطيًا تحت احتياج محدد، مثل سؤال متابعة تحت «الصحة الجسدية» أو «الإعاقة»، إذا كان فريقك يطلب عادةً مزيدًا من التفاصيل في هذا الجانب
- فعّل إشعارًا بالبريد الإلكتروني إلى صندوق بريد مشترك لمسؤولي الحالات حتى لا يفوّت أحد طلبًا عاجلًا في اليوم نفسه
نصائح لتحسين نموذج استقبال بيانات المستفيد
- اطلب فقط ما ستستخدمه فعلًا؛ فكل حقل إضافي إلزامي قد يدفع شخصًا يمر بظرف صعب إلى التوقف قبل إكمال النموذج
- أبقِ سؤال التواصل الآمن قريبًا من البداية؛ فلا شيء آخر يهم إذا وصلت رسالة إلى شخص في وقت غير مناسب
- اشرح بإيجاز، في أوصاف صفحات النموذج، ما الذي يحدث بعد الإرسال حتى لا يبقى الشخص متسائلًا عما إذا كانت العملية قد نجحت
- راجع صياغة الموافقة ومشاركة البيانات مع المسؤول عن حماية البيانات في مؤسستك قبل نشر النموذج
- إذا كان كثير من الأشخاص لا يملكون عنوانًا ثابتًا أو بريدًا إلكترونيًا، فتأكد من بقاء الحقول ذات الصلة اختيارية لا إلزامية
- راجع الاستجابات بانتظام بدلًا من الاعتماد على الذاكرة؛ فالطلب المعلَّم بأنه عاجل إذا ظل دون قراءة أيامًا يفقد الغرض منه
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
عندما يرسل شخص النموذج، يحوّل FileIt إجاباته إلى ملف PDF ويحفظه في مجلد الخزنة الذي اختارته مؤسستك، مع جمع احتياجات الشخص المعلنة وبيانات أسرته وخيارات موافقته في مستند واحد. وإذا فعّلت إشعارات المالك، يتلقى أحد الموظفين رسالة بريد إلكتروني فور وصول طلب استقبال جديد، وهو أمر مهم عندما يحدد شخص أن وضعه عاجل أو غير آمن.
من هنا، يمنح جدول الاستجابات فريقك قائمة قابلة للتصفية بكل من سجّلوا، بحيث يستطيع مسؤول الحالة فتح ملف PDF الخاص بأي استجابة والاطلاع على ما طُلب بالضبط، ثم المتابعة باستخدام طريقة التواصل التي قال الشخص إنها آمنة. وبما أن كل سجل يوجد في الخزنة نفسها التي تضم بقية مستندات مؤسستك، فلا يوجد شيء إضافي لنسخه احتياطيًا أو خشية فقدان أثره، كما يجعل تصدير CSV من السهل استخراج قائمة بالحالات لإعداد تقرير للجهات المانحة أو الأمناء.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج استقبال بيانات المستفيد: الأسئلة الشائعة
هل قالب نموذج استقبال المستفيدين هذا مجاني؟
نعم. إنه أحد القوالب الجاهزة المضمّنة في تطبيق FileIt Forms ضمن كل حساب، بما في ذلك الخطة المجانية. يمكنك استخدامه كما هو أو تعديل كل سؤال.
هل يحتاج الشخص الذي يملأ النموذج إلى حساب FileIt؟
لا. يمكن لأي شخص ترسل إليه الرابط، أو يعثر عليه عبر رابط عام، ملء النموذج دون التسجيل في أي خدمة.
كيف نحصل على الاستجابات بعد ذلك؟
تتحول كل استجابة تلقائيًا إلى ملف PDF يُحفظ في خزنة FileIt، ويمكنك أيضًا تصفح جميع الاستجابات وتصفيتها وتصديرها بصيغة CSV من جدول الاستجابات.
هل يمكننا جعل هذا النموذج مجهولًا؟
يمكنك ضبط إعداد هوية المستجيب بحيث لا يُجمع الاسم أو البريد الإلكتروني إطلاقًا، إلا أن حقل الاسم الخاص بالنموذج سيظل ظاهرًا ما لم تحذفه في المصمم.
هل هذا النموذج ملزم قانونًا أو يفي بمفرده بمتطلبات حماية البيانات؟
لا؛ فهذا قالب ابتدائي وليس استشارة قانونية. قبل نشره، راجع صياغة الموافقة ومشاركة المعلومات في ضوء إشعار الخصوصية الخاص بك والقواعد السارية في منطقتك.
هل يمكننا إرسال هذا النموذج إلى الأشخاص عبر البريد الإلكتروني بدلًا من رابط عام؟
نعم. يمكنك إرسال روابط شخصية بالبريد الإلكتروني إلى أشخاص محددين، ويكون كل رابط معبأ مسبقًا باسم الشخص وبريده الإلكتروني، إلى جانب الرابط العام أو بدلًا منه.
ماذا يحدث إذا قال شخص إنه ليس بأمان الآن؟
يعرض النموذج له رسالة تطلب منه الاتصال برقم الطوارئ المحلي إذا كان في خطر فوري، ويطمئنه إلى أن فريقك سيتابع معه باستخدام بيانات التواصل الآمنة التي قدمها؛ لكن ينبغي لموظفيك مع ذلك مراقبة الاستجابات بسرعة حتى ينجح ذلك.
هل يمكن إرفاق مستندات مرفوعة بسجل المستفيد؟
لا يتضمن هذا القالب حقلًا لتحميل الملفات، لكن يمكنك إضافة واحد في المصمم، مثلًا لإثبات العنوان، وسيُرفق أي ملف يرفعه المستجيب بملف PDF الخاص بتلك الاستجابة.