ما قالب نموذج طلب توثيق لدى كاتب العدل (Notarization request)؟
تتعثر مواعيد التوثيق لدى كاتب العدل لأسباب متوقعة: هوية أحد الموقّعين لا تطابق المستند، أو يلزم وجود شاهد ولم يحضر أحد شاهدًا، أو أن المستند غير مكتمل، أو أن الموقّع يحتاج إلى مترجم. إن طرح الأسئلة الصحيحة عند حجز الموعد يمنع معظم هذه المشكلات.
يسأل هذا النموذج عمّا يحتاج إلى توثيق، وعدد الصفحات والتوقيعات التقريبي، وما إذا كانت المستندات مكتملة، والبلد الذي ستُستخدم فيه، وما إذا كان يلزم تصديق أبوستيل (apostille). ويمكن للعملاء تحميل نسخ غير موقّعة. ثم يسأل عن عدد الأشخاص الذين سيوقّعون، وأسمائهم كما تظهر تمامًا في هوياتهم، وما إذا كان لدى الجميع هويات تحمل صورًا، وعن الشهود والمترجمين.
تتيح الصفحة الأخيرة حجز الموعد — في مكتبك، أو في موقع العميل، أو عبر الإنترنت حيثما كان ذلك متاحًا — مع تحديد تواريخ مفضلة وبديلة. ويشرح الإقرار دور كاتب العدل. يُحفظ كل طلب بصيغة PDF في خزنة FileIt الخاصة بك، مع إرفاق أي مستندات.
- مناسب لـ
- كتّاب العدل، وكتّاب العدل المتنقلين، ووكلاء التوقيع، ومكاتب المحاماة، والبنوك التي تقدم خدمات التوثيق
- يملؤه
- العملاء الذين يحجزون موعدًا
- الوقت اللازم لإكماله
- نحو 4 دقائق
- يتضمن
- أنواع المستندات، وعدد الصفحات والتوقيعات، وتصديق أبوستيل، وتحميل المستندات، وأسماء الموقّعين وهوياتهم، والشهود، والمترجم، والموقع والتواريخ
من يستخدم نموذج طلب توثيق لدى كاتب العدل (Notarization request)؟
- الحجز عبر الإنترنت لدى مكتب كاتب عدل
- زيارات كاتب العدل المتنقل إلى المنازل أو المستشفيات أو دور الرعاية
- توقيعات العقارات والقروض
- المستندات المتجهة إلى الخارج والتي قد تحتاج إلى تصديق أبوستيل
- التوكيلات وتوجيهات الرعاية الصحية
- خطابات موافقة سفر الأطفال
أسئلة نموذج طلب توثيق لدى كاتب العدل (Notarization request) هذا
25 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 بيانات الاتصال
- اسمك*
- البريد الإلكتروني*
- الهاتف*
- الشركة (إذا كنت تحجز نيابةً عن شركة)
2 المستندات
- ما الذي يحتاج إلى توثيق؟* إفادة أو بيان مشفوع بالقسم · وكالة · سند أو مستند ملكية · سند ملكية مركبة · مستندات قرض أو رهن عقاري · عقد أو اتفاقية · توجيهات الرعاية الصحية · موافقة على سفر طفل · نسخة مصدقة من مستند
- العدد التقريبي للصفحات
- عدد التوقيعات المطلوب توثيقها*
- هل المستندات مكتملة، باستثناء التوقيعات؟* نعم · ليس بعد
- الدولة التي سيُستخدم فيها المستند
- هل ستحتاج أيضًا إلى أبوستيل أو تصديق؟
- تحميل المستندات (اختياري)
3 الموقّعون
- كم شخصًا سيوقّع؟*
- الاسم الكامل لكل موقّع، تمامًا كما هو في هويته*
- هل يحمل كل موقّع هوية سارية المفعول تحمل صورة؟* نعم · لست متأكدًا · لا
- هل يحتاج المستند إلى شهود؟* نعم — سنحضرهم · نعم — يُرجى توفيرهم · لا · لست متأكدًا
- كم شاهدًا تحتاج؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل يحتاج أي موقّع إلى مترجم شفهي؟*
- ما اللغة؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
4 الموعد
- أين تود أن يكون الموعد؟* في مكتبكم · خدمة متنقلة — في موقعي · عبر الإنترنت، بواسطة الفيديو (حيثما تتوفر الخدمة)
- عنوان الموعد* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- التاريخ المفضل*
- الوقت المفضل
- تاريخ بديل
- هل هناك أي معلومات أخرى ينبغي أن نعرفها؟
- دور كاتب العدل*
نموذج طلب توثيق لدى كاتب العدل (Notarization request)، صفحةً صفحةً
1 بيانات الاتصال
الاسم والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف مطلوبة؛ أما اسم الشركة فهو اختياري للحجوزات التجارية.
2 المستندات
تتضمن خانة «ما الذي يحتاج إلى توثيق؟» إفادات خطية، وتوكيلات، وسندات ملكية، وملكيات المركبات، ومستندات القروض أو الرهون العقارية، والعقود، وتوجيهات الرعاية الصحية، وموافقات سفر الأطفال، والنسخ المصدقة، مع إمكانية إضافة نوع آخر. ويُطلب تحديد «عدد التوقيعات المطلوب توثيقها»، بينما يكون عدد الصفحات اختياريًا. كما يُطلب الإجابة عن «هل المستندات مكتملة، باستثناء التوقيعات؟»؛ وتؤدي الإجابة «ليس بعد» إلى عرض ملاحظة تفيد بأن كاتب العدل لا يستطيع إعداد المستندات أو ملأها. ويمكن للعملاء تحديد البلد الذي سيُستخدم فيه المستند، وبيان ما إذا كان يلزم تصديق أبوستيل أو تصديق قنصلي (legalization)، وتحميل ما يصل إلى خمسة ملفات غير موقّعة.
3 الموقّعون
يُطلب تحديد «كم شخصًا سيوقّع؟» و«الاسم الكامل لكل موقّع، كما يظهر تمامًا في هويته». وتذكّر خانة «هل لدى كل موقّع هوية سارية تحمل صورة؟» بضرورة تطابق الاسم في الهوية مع الاسم في المستند. أما سؤال «هل يحتاج المستند إلى شهود؟» فيتيح اختيار: سنحضرهم، يرجى توفيرهم (مع تحديد عددهم)، لا، أو لست متأكدًا. وتؤدي الإجابة بنعم على الحاجة إلى مترجم إلى طلب تحديد اللغة.
4 الموعد
يسأل النموذج «أين تفضّل عقد الموعد؟» — في مكتبك، أو كموعد متنقل في موقع العميل (مع طلب العنوان)، أو عبر فيديو على الإنترنت حيثما كان ذلك متاحًا. ويُطلب تحديد التاريخ المفضل؛ أما الوقت المفضل والتاريخ البديل فاختياريان، ويمكن أن تتناول الملاحظات مواقف السيارات أو زيارات المستشفى أو لغة المستند. ويؤكد إقرار إلزامي أن العميل يفهم أن كاتب العدل لا يستطيع تقديم المشورة القانونية أو إعداد المستندات، وقد يرفض التوثيق إذا تعذر التحقق من هوية أحد الموقّعين أو كان المستند غير مكتمل.
خصّص القالب كما تريد
- عدّل قائمة المستندات لتناسب الخدمات التي تقدمها
- أزل خيار الإنترنت إذا كنت لا تقدم التوثيق عن بُعد
- أضف رسومك ورسوم التنقل إلى النص التمهيدي أو رسالة التأكيد
- غيّر إرشادات الهوية لتتوافق مع ما يُقبل في مكان عملك
- أضف التاريخ إلى عنوان المستند لإنشاء قائمة يومية
- احفظ الطلبات في مجلد مخصص لكل شهر
نصائح لتحسين نموذج طلب توثيق لدى كاتب العدل (Notarization request)
- أكّد الموعد والرسوم وما يجب إحضاره عبر الرد
- طابق أسماء الموقّعين مع إرشادات الهوية قبل يوم الموعد
- ذكّر العملاء بعدم التوقيع قبل الموعد
- رتّب الشهود مسبقًا عندما يُطلب منك توفيرهم
- أكّد ترتيبات المترجم قبل الموعد بوقت كافٍ
- راجع المستندات المحمّلة بحثًا عن أي صياغة توثيقية ناقصة قبل التوجه إلى الموقع
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
يُحفظ كل طلب بصيغة PDF يحمل اسم العميل في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق المستندات المحمّلة، ويتلقى العميل نسخة عبر البريد الإلكتروني.
ابحث في علامة تبويب الردود حسب الاسم أو التاريخ، وصدّر البيانات إلى CSV للتخطيط لمواعيد الأسبوع والتنقلات.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج طلب توثيق لدى كاتب العدل (Notarization request): الأسئلة الشائعة
هل نموذج طلب التوثيق لدى كاتب العدل هذا مجاني؟
نعم. إنه أحد النماذج في تطبيق FileIt Forms، المتاح ضمن كل حساب.
هل يقوم FileIt بتوثيق المستندات؟
لا. يجمع FileIt تفاصيل الحجز؛ أما التوثيق فيتم مع كاتب العدل الخاص بك.
هل يستطيع العملاء تحميل مستنداتهم؟
نعم، ما يصل إلى خمسة ملفات. ويطلب نص المساعدة نسخًا غير موقّعة فقط.
هل يحجز النموذج موعدًا في التقويم؟
لا. يسجل التواريخ المفضلة؛ وعليك تأكيد الموعد بنفسك عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف.
هل يحتاج العملاء إلى حساب؟
لا. يفتحون الرابط ويرسلون الطلب.
هل يُعد هذا استشارة قانونية؟
لا. إنه نموذج أولي للبدء. تختلف القواعد بين البلدان والولايات والقطاعات، لذا تحقّق من الصياغة بما يناسب وضعك واستعن بالمشورة عند الحاجة.