Quel est le modèle de formulaire questionnaire d’analyse de poste ?
Les fiches de poste deviennent vite obsolètes. Un poste présenté dans une offre il y a trois ans acquiert de nouvelles tâches, en perd d’autres et finit par ne plus ressembler du tout aux documents existants. Avant de réécrire les fiches de poste, de classer les postes ou de réorganiser une équipe, il est utile de demander aux personnes qui les occupent ce qu’elles font réellement.
Ce questionnaire offre à chaque employé la même structure pour le faire. Il commence par l’objectif du poste en une ou deux phrases, puis recense jusqu’à trois principales tâches et la part de temps consacrée à chacune, les décisions que la personne peut prendre seule, les personnes et le budget dont elle est responsable, la fréquence à laquelle le poste implique des délais serrés, des déplacements ou des conversations difficiles, ainsi que les compétences réellement nécessaires.
Chaque questionnaire rempli est enregistré au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, avec la fiche de poste actuelle jointe si l’employé en possède une, afin que les RH ou le responsable puissent les examiner côte à côte.
- Idéal pour
- Les équipes RH qui rédigent des fiches de poste, classent les postes ou planifient une réorganisation
- Rempli par
- L’employé qui occupe le poste, souvent avec une vérification ultérieure par son responsable
- Temps nécessaire
- Environ 20 à 30 minutes
- Comprend
- Les tâches avec leur part de temps, des questions complémentaires sur les personnes et le budget, une grille des exigences et le téléversement d’une fiche de poste
Qui utilise un formulaire questionnaire d’analyse de poste ?
- Actualiser les fiches de poste obsolètes dans un service
- Recueillir des informations cohérentes avant une évaluation ou une classification des postes
- Comprendre comment un poste a évolué avant de décider s’il doit être reclassé
- Déterminer qui fait quoi avant de fusionner ou de réorganiser des équipes
- Rédiger une offre d’emploi pour remplacer une personne à partir de ce qu’elle faisait réellement
Questions de ce formulaire questionnaire d’analyse de poste
31 questions sur 4 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement, évaluations.
1 À propos de vous et de votre poste
- Votre nom*
- E-mail*
- Intitulé actuel du poste*
- Service ou équipe
- Intitulé du poste de votre responsable
- Depuis combien de temps occupez-vous ce poste ?* Moins de six mois · De six à douze mois · De un à trois ans · Plus de trois ans
- Rythme de travail* À temps plein · À temps partiel · En équipes · Saisonnier ou pendant les périodes scolaires
2 Objectif et principales missions
- En une ou deux phrases, pourquoi votre poste existe-t-il ?*
- Mission 1*
- Part de votre temps consacrée à la mission 1 (%)*
- Mission 2*
- Part de votre temps consacrée à la mission 2 (%)*
- Mission 3
- Part de votre temps consacrée à la mission 3 (%) affichée uniquement si applicable
- Autres missions régulières
3 Responsabilités
- Quelles décisions pouvez-vous prendre de votre propre initiative ?*
- Quelles décisions devez-vous soumettre à quelqu’un d’autre ?
- Gérez-vous ou supervisez-vous d’autres personnes ?*
- Combien de personnes sont sous votre responsabilité directe ?* affichée uniquement si applicable
- Et indirectement, par l’intermédiaire d’autres personnes ? affichée uniquement si applicable
- Êtes-vous responsable d’un budget ?* Non · Je dépense dans le cadre d’un budget géré par quelqu’un d’autre · Je gère un budget
- Montant annuel approximatif du budget que vous gérez affichée uniquement si applicable
- Avec qui êtes-vous régulièrement en contact ? Des collègues de mon équipe · D’autres services · La direction · Des clients · Des fournisseurs · Des autorités de contrôle ou organismes publics · Des membres du public
4 Exigences et compétences
- À quelle fréquence votre travail vous amène-t-il à…* Jamais · Parfois · Souvent · Tous les jours
- Compétences, connaissances ou qualifications nécessaires pour bien faire le travail*
- Principaux systèmes, outils ou équipements que vous utilisez
- Le poste a-t-il changé de manière notable au cours de la dernière année ?*
- Qu’est-ce qui a changé ?* affichée uniquement si applicable
- Votre description actuelle du poste, si vous en avez une
- Y a-t-il autre chose qui aiderait quelqu’un à comprendre votre poste ?
- Confirmation*
Le formulaire questionnaire d’analyse de poste, page par page
1 À propos de vous et de votre poste
L’employé indique son nom, son adresse e-mail, son intitulé de poste actuel, son service ou son équipe, ainsi que l’intitulé du poste de la personne à qui il rend compte. Deux courtes questions apportent un complément de contexte : depuis combien de temps il occupe ce poste et quel est son rythme de travail, à temps plein, à temps partiel, en horaires décalés, ou de manière saisonnière ou pendant les périodes scolaires.
2 Objectif et principales tâches
La page commence par la question « En une ou deux phrases, pourquoi votre poste existe-t-il ? » Le texte d’aide oriente les participants vers ce qui ne serait pas fait sans ce poste.
Dans la section « Principales tâches », ils indiquent jusqu’à trois tâches, par ordre d’importance, chacune avec une part de temps en pourcentage. Les tâches 1 et 2 sont obligatoires. La part de temps consacrée à la tâche 3 n’apparaît qu’une fois qu’un élément y est saisi, tandis qu’une zone « Autres tâches régulières » permet d’ajouter le reste.
3 Responsabilités
La question « Quelles décisions pouvez-vous prendre seul ? » est obligatoire, avec des exemples tels que l’approbation de dépenses ou la définition des priorités. Une question complémentaire demande quelles décisions doivent être soumises à une autre personne. La réponse « Oui » à la question « Gérez-vous ou encadrez-vous d’autres personnes ? » ouvre deux champs : le nombre de collaborateurs directs et le nombre de personnes gérées indirectement par l’intermédiaire d’autres responsables.
Une question sur le budget propose trois réponses : aucun budget, des dépenses effectuées dans le budget d’une autre personne ou la responsabilité d’un budget. Seule la dernière réponse demande le montant annuel approximatif. Une liste à cocher indique les personnes avec lesquelles l’employé échange régulièrement, des collègues et autres services aux clients, fournisseurs, organismes de réglementation et membres du public.
4 Exigences et compétences
Une grille demande à quelle fréquence le poste implique des délais serrés, des problèmes sans solution prédéfinie, des déplacements, un effort physique, des personnes difficiles ou contrariées, des informations confidentielles et du travail en dehors des horaires habituels, de « Jamais » à « Tous les jours ». L’employé décrit ensuite les compétences, connaissances ou qualifications nécessaires pour bien exercer le poste, ainsi que les principaux systèmes ou outils utilisés.
Si le poste a sensiblement changé au cours de la dernière année, une zone obligatoire demande ce qui a changé. L’employé peut joindre sa fiche de poste actuelle, ajouter tout autre élément utile et confirmer que ses réponses décrivent le poste tel qu’il l’exerce aujourd’hui.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez à la grille des exigences les éléments importants dans votre secteur, comme le travail de nuit ou l’exposition aux intempéries
- Modifiez la devise du budget pour l’adapter à votre lieu d’activité
- Ajoutez une quatrième ou une cinquième tâche si vos postes sont généralement polyvalents
- Ajoutez une courte page de commentaires du responsable afin que le supérieur hiérarchique puisse confirmer ou compléter les réponses
- Classez les réponses dans un dossier par service ou par projet
Conseils pour un meilleur formulaire questionnaire d’analyse de poste
- Expliquez dès le départ que le questionnaire décrit le poste et non la performance de la personne
- Demandez de décrire le poste tel qu’il est aujourd’hui et consignez séparément les changements prévus
- Vérifiez que les parts de temps totalisent environ 100 % avant de vous y fier
- Envoyez le même formulaire à toutes les personnes qui occupent des postes similaires afin de pouvoir comparer les réponses
- Accordez quelques jours aux participants, car de bonnes réponses demandent un peu de réflexion
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque réponse est classée au format PDF dans le dossier du coffre-fort que vous avez choisi, avec le nom de l’employé et la date comme titre, et toute fiche de poste téléversée est jointe au document. Le propriétaire reçoit une notification par e-mail et vous pouvez ajouter des collègues des RH à la liste de notification.
Dans le tableau des réponses, vous pouvez ouvrir chaque PDF, rechercher un intitulé de poste ou une équipe et tout exporter au format CSV afin de comparer les tâches, les parts de temps et les exigences entre des postes similaires.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Questionnaire d’analyse de poste : questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un questionnaire d’analyse de poste ?
Il s’agit d’un ensemble structuré de questions qui demande à une personne en quoi consiste son poste : son objectif, ses principales tâches, ses responsabilités, ses exigences et les compétences nécessaires. Les réponses servent à rédiger des fiches de poste, à évaluer les postes et à planifier les équipes.
Ce modèle est-il gratuit ?
Oui. Il s’agit d’un modèle de démarrage dans l’application FileIt Forms, et vous pouvez modifier n’importe quelle question.
Le questionnaire doit-il être rempli par l’employé ou par le responsable ?
Il est conçu pour l’employé. De nombreuses organisations partagent ensuite le PDF avec le responsable pour vérification, ou ajoutent une page destinée à ses commentaires.
Puis-je l’envoyer à tout un service en une seule fois ?
Oui. Envoyez-le par e-mail à une liste de personnes, chacune disposant de son propre lien, et FileIt vous indique qui l’a ouvert et envoyé. Vous pouvez envoyer des rappels et définir une date d’expiration pour les demandes.
Le questionnaire classera-t-il le poste à notre place ?
Non. Le formulaire recueille des informations ; la manière dont vous évaluez ou classez les postes dépend de votre propre processus.
Que faire si le poste a beaucoup changé récemment ?
Le formulaire demande si le poste a sensiblement changé au cours de la dernière année et, dans l’affirmative, ce qui a changé, afin de prendre en compte son évolution récente.