ما قالب نموذج استبيان تحليل الوظيفة؟
تتغير الأوصاف الوظيفية بمرور الوقت. فقد تكتسب وظيفة أُعلن عنها قبل ثلاث سنوات مهام جديدة، وتتخلى عن مهام أخرى، وينتهي بها الأمر مختلفة تمامًا عما هو وارد في المستندات. وقبل إعادة كتابة الأوصاف الوظيفية أو تصنيف الوظائف أو إعادة تصميم الفريق، من المفيد سؤال الأشخاص الذين يشغلون تلك الوظائف عما يفعلونه فعليًا.
يمنح هذا الاستبيان كل موظف الهيكل نفسه للإجابة عن ذلك. فهو يبدأ بغرض الوظيفة في جملة أو جملتين، ثم يتناول ما يصل إلى ثلاث مهام رئيسية مع نسبة الوقت الذي تستغرقه كل منها، والقرارات التي يمكن للموظف اتخاذها بمفرده، والأشخاص والميزانية التي يتحمل مسؤوليتها، وعدد المرات التي تفرض فيها الوظيفة مواعيد نهائية ضيقة أو سفرًا أو محادثات صعبة، والمهارات التي تحتاج إليها فعلًا.
يُحفظ كل استبيان مكتمل بصيغة PDF في خزنة FileIt الخاصة بك، مع إرفاق الوصف الوظيفي الحالي إذا كان لدى الموظف واحد، ليكون جاهزًا لمراجعة الموارد البشرية أو المدير له إلى جانب الاستبيان.
- مناسب لـ
- فرق الموارد البشرية التي تكتب الأوصاف الوظيفية أو تصنف الوظائف أو تخطط لإعادة الهيكلة
- يُعبئه
- الموظف الذي يؤدي الوظيفة، وغالبًا ما يراجعه مديره بعد ذلك
- الوقت اللازم لإكماله
- نحو 20–30 دقيقة
- يتضمن
- المهام مع نسب الوقت، وأسئلة متابعة عن الأشخاص والميزانية، وجدولًا للمتطلبات، ورفع الوصف الوظيفي
من يستخدم نموذج استبيان تحليل الوظيفة؟
- تحديث الأوصاف الوظيفية القديمة في أنحاء القسم
- جمع معلومات متسقة قبل إجراء تقييم للوظائف أو تصنيفها
- فهم كيفية توسع الدور قبل اتخاذ قرار بشأن ما إذا كان يحتاج إلى إعادة تصنيف
- تحديد من يفعل ماذا قبل دمج الفرق أو إعادة هيكلتها
- كتابة إعلان وظيفة لشغل وظيفة شاغرة استنادًا إلى ما كان الموظف المغادر يفعله فعليًا
أسئلة نموذج استبيان تحليل الوظيفة هذا
31 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة, التقييمات.
1 عن نفسك ودورك
- اسمك*
- البريد الإلكتروني*
- المسمى الوظيفي الحالي*
- القسم أو الفريق
- المسمى الوظيفي للشخص الذي ترفع تقاريرك إليه
- منذ متى وأنت تشغل هذا الدور؟* أقل من 6 أشهر · من 6 إلى 12 شهرًا · من سنة إلى 3 سنوات · أكثر من 3 سنوات
- نمط العمل* دوام كامل · دوام جزئي · نوبات عمل · موسمي أو خلال الفصل الدراسي
2 الهدف والمهام الرئيسية
- في جملة أو جملتين، لماذا توجد وظيفتك؟*
- المهمة 1*
- نسبة وقتك المخصص للمهمة 1 (%)*
- المهمة 2*
- نسبة وقتك المخصص للمهمة 2 (%)*
- المهمة 3
- نسبة وقتك المخصص للمهمة 3 (%) لا يُطرح إلا عند انطباقه
- المهام المنتظمة الأخرى
3 المسؤولية
- ما القرارات التي يمكنك اتخاذها بمفردك؟*
- ما الأمور التي يتعين عليك إحالتها إلى شخص آخر؟
- هل تدير أشخاصًا آخرين أو تشرف عليهم؟*
- كم عدد الأشخاص الذين يرفعون تقاريرهم إليك مباشرةً؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- وماذا عن التقارير غير المباشرة، من خلال أشخاص آخرين؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل أنت مسؤول عن ميزانية؟* لا · أنفق ضمن ميزانية يحتفظ بها شخص آخر · أحتفظ بميزانية
- الميزانية السنوية التقريبية التي تحتفظ بها لا يُطرح إلا عند انطباقه
- مع من تتعامل بانتظام؟ زملاء في فريقي · أقسام أخرى · الإدارة العليا · العملاء أو الزبائن · المورّدون · الجهات التنظيمية أو الهيئات العامة · أفراد الجمهور
4 المتطلبات والمهارات
- كم مرة تتضمن وظيفتك…* أبدًا · أحيانًا · غالبًا · يوميًا
- المهارات أو المعارف أو المؤهلات اللازمة لأداء الوظيفة جيدًا*
- الأنظمة أو الأدوات أو المعدات الرئيسية التي تستخدمها
- هل طرأ تغيير ملحوظ على الوظيفة خلال العام الماضي؟*
- ما الذي تغيّر؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- وصف وظيفتك الحالي، إن وجد
- هل هناك أي شيء آخر من شأنه أن يساعد شخصًا ما على فهم وظيفتك؟
- التأكيد*
نموذج استبيان تحليل الوظيفة، صفحةً صفحةً
1 نبذة عنك وعن دورك
يقدم الموظف اسمه، وبريده الإلكتروني، ومسمى وظيفته الحالي، والقسم أو الفريق الذي يعمل فيه، والمسمى الوظيفي للشخص الذي يرفع التقارير إليه. ويضيف سؤالان قصيران سياقًا مهمًا: مدة شغله للدور ونمط عمله، سواء كان دوامًا كاملًا أو جزئيًا أو بنظام الورديات أو موسميًا أو خلال الفصل الدراسي.
2 الغرض والمهام الرئيسية
تبدأ الصفحة بسؤال: في جملة أو جملتين، لماذا توجد وظيفتك؟ ويساعد النص الإرشادي الأشخاص على التركيز على ما لن يُنجز من دون هذا الدور.
ضمن قسم المهام الرئيسية، يدرج الموظف ما يصل إلى ثلاث مهام، بدءًا بالأكثر أهمية، مع تحديد نسبة الوقت المستغرق في كل منها. ويجب إدخال المهمة 1 والمهمة 2. ولا تظهر خانة نسبة الوقت للمهمة 3 إلا بعد كتابة شيء فيها، بينما تتيح خانة المهام المنتظمة الأخرى تسجيل بقية المهام.
3 المسؤولية
يجب الإجابة عن سؤال: ما القرارات التي يمكنك اتخاذها بمفردك؟ مع أمثلة مثل الموافقة على الإنفاق أو تحديد الأولويات. ويسأل سؤال متابعة عما يتعين على الموظف إحالته إلى شخص آخر. وتؤدي الإجابة بنعم عن سؤال: هل تدير أو تشرف على أشخاص آخرين؟ إلى فتح خانتين لرقمين: عدد المرؤوسين المباشرين، وعدد الأشخاص الذين تتم إدارتهم بصورة غير مباشرة من خلال آخرين.
يقدم سؤال الميزانية ثلاثة خيارات: عدم وجود ميزانية، أو الإنفاق ضمن ميزانية شخص آخر، أو امتلاك ميزانية. ولا يطلب إدخال الميزانية السنوية التقريبية إلا في الخيار الأخير. كما يسجل مربع اختيار الأشخاص الذين يتعامل معهم الموظف بانتظام، بدءًا من الزملاء والأقسام الأخرى وصولًا إلى العملاء والموردين والجهات التنظيمية والجمهور.
4 المتطلبات والمهارات
يسأل جدول عن مدى تكرار انطواء الوظيفة على مواعيد نهائية ضيقة، أو مشكلات بلا إجابة محددة، أو سفر، أو جهد بدني، أو التعامل مع أشخاص صعبين أو منزعجين، أو معلومات سرية، أو العمل خارج الساعات المعتادة، وذلك من «أبدًا» إلى «يوميًا». ثم يصف الموظف المهارات أو المعارف أو المؤهلات اللازمة لأداء الوظيفة جيدًا، والأنظمة أو الأدوات الرئيسية التي يستخدمها.
إذا تغيرت الوظيفة بشكل ملحوظ خلال العام الماضي، تطلب خانة إلزامية توضيح ما الذي تغير. ويمكن للموظف إرفاق الوصف الوظيفي الحالي، وإضافة أي معلومات أخرى مفيدة، وتأكيد أن الإجابات تصف الوظيفة كما يؤديها اليوم.
خصّص القالب كما تريد
- أضف صفوفًا إلى جدول المتطلبات المهمة في قطاعك، مثل العمل الليلي أو التعرض للطقس
- غيّر عملة الميزانية لتناسب المكان الذي تعمل فيه
- أضف مهمة رابعة أو خامسة إذا كانت أدوارك تميل إلى الاتساع
- أضف صفحة قصيرة لتعليقات المدير حتى يتمكن المدير المباشر من تأكيد الإجابات أو الإضافة إليها
- احفظ الردود في مجلد لكل قسم أو لكل مشروع
نصائح لتحسين نموذج استبيان تحليل الوظيفة
- وضح مسبقًا أن هذا الاستبيان يصف الوظيفة، وليس أداء الشخص
- اطلب وصف الوظيفة كما هي اليوم، وسجل التغييرات المخطط لها بشكل منفصل
- تحقق من أن نسب الوقت تصل إلى نحو 100 percent قبل الاعتماد عليها
- أرسل النموذج نفسه إلى جميع الأشخاص الذين يشغلون أدوارًا متشابهة حتى يمكن مقارنة الإجابات
- امنح الأشخاص بضعة أيام، لأن الإجابات الجيدة تحتاج إلى بعض التفكير
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
يُحفظ كل إرسال بصيغة PDF في مجلد الخزنة الذي اخترته، ويُسمى باسم الموظف والتاريخ، مع إرفاق أي وصف وظيفي رفعه الموظف بالمستند. ويتلقى مالك الخزنة إشعارًا بالبريد الإلكتروني، ويمكنك إضافة زملاء من الموارد البشرية إلى قائمة الإشعارات.
في جدول الردود، يمكنك فتح كل ملف PDF، والبحث عن مسمى وظيفي أو فريق، وتصدير كل شيء إلى CSV لمقارنة المهام ونسب الوقت والمتطلبات بين الأدوار المتشابهة.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج استبيان تحليل الوظيفة: الأسئلة الشائعة
ما هو استبيان تحليل الوظيفة؟
هو مجموعة منظمة من الأسئلة التي تطلب من شخص وصف ما تنطوي عليه وظيفته: غرضها، ومهامها الرئيسية، ومسؤولياتها، ومتطلباتها والمهارات اللازمة لها. وتُستخدم الإجابات في الأوصاف الوظيفية وتقييم الوظائف وتخطيط الفرق.
هل هذا النموذج مجاني؟
نعم. إنه نموذج تمهيدي في تطبيق FileIt Forms، ويمكنك تعديل أي سؤال.
هل ينبغي للموظف أم المدير تعبئته؟
صُمم النموذج ليعبئه الموظف. ثم تشارك العديد من المؤسسات ملف PDF مع المدير لمراجعته، أو يمكنك إضافة صفحة لتعليقات المدير.
هل يمكنني إرساله إلى قسم كامل دفعة واحدة؟
نعم. أرسله عبر البريد الإلكتروني إلى قائمة من الأشخاص، بحيث يحصل كل شخص على رابط خاص به، ويعرض FileIt من فتح النموذج ومن أرسله. ويمكنك إرسال تذكيرات وتعيين تاريخ لانتهاء صلاحية الطلبات.
هل سيصنف النموذج الوظيفة نيابة عنا؟
لا. يجمع النموذج المعلومات؛ أما طريقة تقييمك للوظائف أو تصنيفك لها فتعود إلى إجراءاتك الخاصة.
ماذا لو تغيرت الوظيفة كثيرًا مؤخرًا؟
يسأل النموذج عما إذا كانت الوظيفة قد تغيرت بشكل ملحوظ خلال العام الماضي، وما الذي تغير إن كان الأمر كذلك، حتى يتم تسجيل نموها الأخير.