Apakah templat borang soal selidik analisis kerja?
Penerangan kerja boleh berubah. Peranan yang diiklankan tiga tahun lalu mungkin mendapat tugas baharu, kehilangan tugas lain, lalu akhirnya kelihatan jauh berbeza daripada dokumen asal. Sebelum menulis semula penerangan kerja, menilai gred peranan atau mereka bentuk semula pasukan, anda patut bertanya kepada orang yang menjalankan kerja tersebut tentang tugas sebenar mereka.
Soal selidik ini memberikan struktur yang sama kepada setiap pekerja. Ia bermula dengan tujuan kerja dalam satu atau dua ayat, kemudian sehingga tiga tugas utama berserta bahagian masa yang digunakan untuk setiap tugas, keputusan yang boleh dibuat sendiri, orang dan belanjawan yang dipertanggungjawabkan kepada mereka, kekerapan kerja itu melibatkan tarikh akhir yang ketat, perjalanan atau perbualan sukar, serta kemahiran yang benar-benar diperlukan.
Setiap soal selidik yang lengkap disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda, bersama penerangan kerja semasa yang dilampirkan jika pekerja memilikinya, sedia untuk disemak oleh HR atau pengurus secara bersebelahan.
- Sesuai untuk
- Pasukan HR yang menulis penerangan kerja, menilai gred peranan atau merancang penstrukturan semula
- Diisi oleh
- Pekerja yang menjalankan kerja tersebut, biasanya disemak oleh pengurus mereka selepas itu
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 20–30 minit
- Termasuk
- Tugas berserta bahagian masa, soalan susulan tentang orang dan belanjawan, grid tuntutan serta muat naik penerangan kerja
Siapa yang menggunakan borang soal selidik analisis kerja?
- Mengemas kini penerangan kerja yang sudah lapuk di seluruh jabatan
- Mengumpulkan maklumat yang konsisten sebelum penilaian atau penggredan kerja
- Memahami perkembangan sesuatu peranan sebelum memutuskan sama ada grednya perlu diubah
- Memetakan siapa melakukan tugas apa sebelum menggabungkan atau menstruktur semula pasukan
- Menulis iklan kerja untuk pengganti berdasarkan tugas sebenar yang dilakukan oleh pekerja yang akan meninggalkan organisasi
Soalan dalam borang soal selidik analisis kerja ini
31 soalan dalam 4 halaman · termasuk muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan, penilaian.
1 Tentang anda & peranan anda
- Nama anda*
- E-mel*
- Jawatan semasa*
- Jabatan atau pasukan
- Jawatan orang yang anda laporkan
- Berapa lamakah anda memegang peranan ini?* Kurang daripada 6 bulan · 6–12 bulan · 1–3 tahun · Lebih daripada 3 tahun
- Corak waktu kerja* Sepenuh masa · Separuh masa · Syif · Bermusim atau mengikut penggal
2 Tujuan & tugas utama
- Dalam satu atau dua ayat, apakah tujuan pekerjaan anda?*
- Tugas 1*
- Bahagian masa anda untuk tugas 1 (%)*
- Tugas 2*
- Bahagian masa anda untuk tugas 2 (%)*
- Tugas 3
- Bahagian masa anda untuk tugas 3 (%) hanya ditanya jika berkenaan
- Tugas tetap lain
3 Tanggungjawab
- Apakah keputusan yang boleh anda buat sendiri?*
- Apakah perkara yang perlu anda rujuk kepada orang lain?
- Adakah anda mengurus atau menyelia orang lain?*
- Berapakah bilangan orang yang melaporkan kepada anda secara langsung?* hanya ditanya jika berkenaan
- Bagaimana pula secara tidak langsung, melalui orang lain? hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah anda bertanggungjawab terhadap belanjawan?* Tidak · Saya berbelanja dalam belanjawan yang dikendalikan oleh orang lain · Saya mengendalikan belanjawan
- Anggaran belanjawan tahunan yang anda kendalikan hanya ditanya jika berkenaan
- Dengan siapa anda berurusan secara tetap? Rakan sekerja dalam pasukan saya · Jabatan lain · Pengurusan kanan · Pelanggan atau klien · Pembekal · Pengawal selia atau badan awam · Orang awam
4 Tuntutan & kemahiran
- Berapa kerapkah pekerjaan anda melibatkan…* Tidak pernah · Kadangkala · Kerap · Setiap hari
- Kemahiran, pengetahuan atau kelayakan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik*
- Sistem, alat atau peralatan utama yang anda gunakan
- Adakah pekerjaan ini berubah dengan ketara dalam tempoh setahun yang lalu?*
- Apakah yang telah berubah?* hanya ditanya jika berkenaan
- Huraian pekerjaan semasa anda, jika ada
- Adakah perkara lain yang dapat membantu seseorang memahami pekerjaan anda?
- Pengesahan*
Borang soal selidik analisis kerja, halaman demi halaman
1 Tentang diri anda & peranan anda
Pekerja memberikan nama, e-mel, jawatan semasa, jabatan atau pasukan, serta jawatan orang yang menjadi tempat mereka melapor. Dua soalan ringkas memberikan konteks tambahan: tempoh mereka memegang peranan tersebut dan corak kerja mereka, sama ada sepenuh masa, sambilan, syif atau bermusim atau mengikut penggal.
2 Tujuan & tugas utama
Halaman ini bermula dengan soalan Mengapa kerja anda wujud, dalam satu atau dua ayat? Teks bantuan menggalakkan orang ramai memikirkan perkara yang tidak akan dilakukan tanpa peranan tersebut.
Di bawah Tugas utama, mereka menyenaraikan sehingga tiga tugas, bermula dengan yang paling penting, setiap satunya disertakan angka Bahagian masa anda dalam peratus. Tugas 1 dan Tugas 2 wajib diisi. Bahagian masa untuk Tugas 3 hanya muncul selepas sesuatu ditulis di dalamnya, manakala kotak Tugas tetap lain menampung tugas-tugas selebihnya.
3 Tanggungjawab
Soalan Apakah keputusan yang boleh anda buat sendiri? wajib dijawab, dengan contoh seperti meluluskan perbelanjaan atau menetapkan keutamaan. Soalan susulan bertanya perkara yang perlu dirujuk kepada orang lain. Jawapan Ya kepada Adakah anda mengurus atau menyelia orang lain? membuka dua angka: pekerja yang melapor secara langsung dan orang yang diurus secara tidak langsung melalui orang lain.
Soalan belanjawan menawarkan tiga jawapan: tiada belanjawan, berbelanja dalam belanjawan orang lain atau memegang belanjawan. Hanya jawapan terakhir memerlukan anggaran belanjawan tahunan. Senarai semak merekodkan pihak yang sering berurusan dengan mereka, daripada rakan sekerja dan jabatan lain hingga pelanggan, pembekal, pengawal selia dan orang awam.
4 Tuntutan & kemahiran
Satu grid bertanya kekerapan kerja itu melibatkan tarikh akhir yang ketat, masalah tanpa jawapan yang ditetapkan, perjalanan, usaha fizikal, orang yang sukar atau marah, maklumat sulit dan kerja di luar waktu biasa, daripada Tidak pernah hingga Setiap hari. Pekerja kemudiannya menerangkan kemahiran, pengetahuan atau kelayakan yang diperlukan untuk melakukan kerja dengan baik, serta sistem atau alat utama yang digunakan.
Jika kerja tersebut berubah dengan ketara dalam tempoh setahun lalu, kotak wajib diisi akan bertanya perkara yang berubah. Mereka boleh melampirkan penerangan kerja semasa, menambah apa-apa maklumat lain yang membantu dan mengesahkan bahawa jawapan tersebut menerangkan kerja seperti yang dilakukan pada hari ini.
Ubah suai templat ini
- Tambah baris pada grid tuntutan yang penting dalam sektor anda, seperti kerja malam atau pendedahan kepada cuaca
- Tukar mata wang belanjawan agar sepadan dengan lokasi operasi anda
- Tambah tugas keempat atau kelima jika peranan anda biasanya luas
- Tambah halaman ringkas untuk komen pengurus supaya pengurus lini boleh mengesahkan atau menambah jawapan
- Simpan jawapan dalam folder mengikut jabatan atau projek
Petua untuk borang soal selidik analisis kerja yang lebih baik
- Terangkan dari awal bahawa soal selidik ini menerangkan kerja, bukan prestasi individu
- Minta mereka menerangkan keadaan kerja hari ini dan rekodkan perubahan yang dirancang secara berasingan
- Semak bahawa bahagian masa berjumlah kira-kira 100 peratus sebelum anda menggunakannya sebagai sandaran
- Hantar borang yang sama kepada semua orang dalam peranan yang serupa supaya jawapan boleh dibandingkan
- Berikan mereka beberapa hari kerana jawapan yang baik memerlukan sedikit pertimbangan
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap penghantaran difailkan sebagai PDF dalam folder peti besi yang anda pilih, dengan tajuk yang mengandungi nama pekerja dan tarikh, serta sebarang penerangan kerja yang dimuat naik dilampirkan pada dokumen tersebut. Pemilik menerima pemberitahuan e-mel dan anda boleh menambah rakan sekerja HR ke dalam senarai pemberitahuan.
Dalam jadual Respons, anda boleh membuka setiap PDF, mencari jawatan atau pasukan dan mengeksport semuanya ke CSV untuk membandingkan tugas, bahagian masa dan tuntutan antara peranan yang serupa.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Soal selidik analisis kerja: soalan lazim
Apakah soal selidik analisis kerja?
Ia ialah set soalan berstruktur yang bertanya kepada seseorang tentang perkara yang melibatkan kerja mereka: tujuan, tugas utama, tanggungjawab, tuntutan dan kemahiran yang diperlukan. Jawapan tersebut menyokong penerangan kerja, penilaian kerja dan perancangan pasukan.
Adakah templat ini percuma?
Ya. Ia ialah templat permulaan dalam aplikasi FileIt Forms dan anda boleh mengedit mana-mana soalan.
Patutkah pekerja atau pengurus mengisinya?
Ia ditulis untuk pekerja. Banyak organisasi kemudiannya berkongsi PDF tersebut dengan pengurus untuk disemak, atau anda boleh menambah halaman untuk komen pengurus.
Bolehkah saya menghantarnya kepada seluruh jabatan sekali gus?
Ya. Hantarkannya melalui e-mel kepada senarai orang, setiap seorang dengan pautan mereka sendiri, dan FileIt akan menunjukkan siapa yang telah membuka serta menghantarnya. Anda boleh menghantar peringatan dan menetapkan permintaan supaya luput.
Adakah borang ini akan menentukan gred kerja untuk kami?
Tidak. Borang ini mengumpulkan maklumat; cara anda menilai atau menentukan gred peranan bergantung pada proses anda sendiri.
Bagaimana jika kerja tersebut banyak berubah baru-baru ini?
Borang ini bertanya sama ada kerja tersebut berubah dengan ketara dalam tempoh setahun lalu dan, jika ya, perkara yang berubah, supaya perkembangan terkini direkodkan.