¿Qué es la plantilla del formulario de cuestionario de análisis del puesto?
Las descripciones de puestos se quedan desactualizadas. Un puesto anunciado hace tres años incorpora nuevas tareas, pierde otras y termina sin parecerse en nada a lo que figura en los documentos. Antes de reescribir descripciones, valorar puestos o rediseñar un equipo, conviene preguntar a quienes los desempeñan qué hacen realmente.
Este cuestionario ofrece a cada empleado la misma estructura para hacerlo. Empieza con la finalidad del puesto en una o dos frases y continúa con hasta tres tareas principales y el porcentaje de tiempo que ocupa cada una, las decisiones que puede tomar por su cuenta, las personas y el presupuesto de los que es responsable, la frecuencia con la que afronta plazos ajustados, viajes o conversaciones difíciles, y las habilidades que realmente necesita.
Cada cuestionario completado se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, con la descripción actual del puesto adjunta si el empleado la tiene, para que Recursos Humanos o el responsable puedan revisarlos uno al lado del otro.
- Ideal para
- Equipos de Recursos Humanos que redactan descripciones de puestos, valoran puestos o planifican una reestructuración
- Lo completa
- El empleado que desempeña el puesto, normalmente con una revisión posterior de su responsable
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 20–30 minutos
- Incluye
- Tareas con porcentajes de tiempo, preguntas de seguimiento sobre personas y presupuesto, una tabla de exigencias y la carga de una descripción del puesto
¿Quién usa un formulario de cuestionario de análisis del puesto?
- Actualizar las descripciones de puestos obsoletas de un departamento
- Recopilar información coherente antes de una valoración o clasificación de puestos
- Entender cómo ha crecido un puesto antes de decidir si debe reclasificarse
- Definir quién hace qué antes de fusionar o reestructurar equipos
- Redactar una oferta de empleo para cubrir una vacante basándose en lo que realmente hacía la persona que se marcha
Preguntas de este formulario de cuestionario de análisis del puesto
31 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento, valoraciones.
1 Sobre ti y tu puesto
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Puesto actual*
- Departamento o equipo
- Puesto de la persona a la que reportas
- ¿Cuánto tiempo llevas en este puesto?* Menos de 6 meses · 6–12 meses · 1–3 años · Más de 3 años
- Modalidad de trabajo* Jornada completa · Media jornada · Turnos · Por temporada o durante el periodo lectivo
2 Finalidad y funciones principales
- En una o dos frases, ¿por qué existe tu puesto?*
- Función 1*
- Proporción de tu tiempo dedicada a la función 1 (%)*
- Función 2*
- Proporción de tu tiempo dedicada a la función 2 (%)*
- Función 3
- Proporción de tu tiempo dedicada a la función 3 (%) solo se pregunta cuando corresponde
- Otras funciones habituales
3 Responsabilidad
- ¿Qué decisiones puedes tomar por tu cuenta?*
- ¿Qué asuntos tienes que consultar con otra persona?
- ¿Gestionas o supervisas a otras personas?*
- ¿Cuántas personas dependen directamente de ti?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Y cuántas indirectamente, a través de otras personas? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Eres responsable de un presupuesto?* No · Gasto dentro de un presupuesto gestionado por otra persona · Gestiono un presupuesto
- Presupuesto anual aproximado que gestionas solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Con quién tratas habitualmente? Compañeros de mi equipo · Otros departamentos · Dirección · Clientes · Proveedores · Organismos reguladores o entidades públicas · Público en general
4 Exigencias y habilidades
- ¿Con qué frecuencia implica tu puesto…* Nunca · A veces · A menudo · A diario
- Habilidades, conocimientos o titulaciones necesarios para desempeñar bien el puesto*
- Principales sistemas, herramientas o equipos que utilizas
- ¿Ha cambiado el puesto de forma significativa en el último año?*
- ¿Qué ha cambiado?* solo se pregunta cuando corresponde
- Tu descripción actual del puesto, si tienes una
- ¿Hay algo más que ayude a entender tu puesto?
- Confirmación*
El formulario cuestionario de análisis del puesto, página por página
1 Sobre ti y tu puesto
El empleado indica su nombre, correo electrónico, puesto actual, departamento o equipo, y el puesto de la persona a la que reporta. Dos preguntas breves aportan contexto: cuánto tiempo lleva en el puesto y cuál es su jornada, ya sea completa, parcial, por turnos o de temporada o durante el curso.
2 Finalidad y tareas principales
La página empieza con ¿Por qué existe tu puesto? en una o dos frases. El texto de ayuda orienta a pensar en aquello que no se haría sin ese puesto.
En Tareas principales se pueden indicar hasta tres tareas, empezando por la más importante, y el Porcentaje de tu tiempo que ocupa cada una. Las tareas 1 y 2 son obligatorias. El porcentaje de tiempo de la tarea 3 solo aparece cuando se escribe algo en ella, y el cuadro Otras tareas habituales recoge el resto.
3 Responsabilidad
La pregunta ¿Qué decisiones puedes tomar por tu cuenta? es obligatoria e incluye ejemplos como aprobar gastos o establecer prioridades. Una pregunta de seguimiento pide indicar qué asuntos deben consultar con otra persona. Responder Sí a ¿Gestionas o supervisas a otras personas? abre dos campos: personas que dependen directamente y personas gestionadas indirectamente a través de otras.
Una pregunta sobre el presupuesto ofrece tres respuestas: no gestionar ninguno, gastar dentro del presupuesto de otra persona o gestionar un presupuesto. Solo la última pide indicar el presupuesto anual aproximado. Una lista de comprobación registra con quién tratan habitualmente, desde compañeros y otros departamentos hasta clientes, proveedores, organismos reguladores y el público.
4 Exigencias y habilidades
Una tabla pregunta con qué frecuencia el puesto implica plazos ajustados, problemas sin una respuesta definida, viajes, esfuerzo físico, tratar con personas difíciles o disgustadas, información confidencial y trabajo fuera del horario habitual, desde Nunca hasta A diario. Después, el empleado describe las habilidades, los conocimientos o las cualificaciones necesarios para desempeñar bien el puesto, así como los principales sistemas o herramientas que utiliza.
Si el puesto ha cambiado notablemente durante el último año, un campo obligatorio pide indicar qué ha cambiado. También puede adjuntar la descripción actual del puesto, añadir cualquier otra información útil y confirmar que las respuestas describen el puesto tal como lo desempeña hoy.
Personaliza la plantilla
- Añade filas a la tabla de exigencias que sean importantes en tu sector, como el trabajo nocturno o la exposición a las condiciones meteorológicas
- Cambia la moneda del presupuesto para adaptarla al lugar donde trabajas
- Añade una cuarta o quinta tarea si tus puestos suelen abarcar muchas funciones
- Añade una página breve de comentarios del responsable para que pueda confirmar o completar las respuestas
- Guarda las respuestas en una carpeta por departamento o por proyecto
Consejos para mejorar tu formulario cuestionario de análisis del puesto
- Explica desde el principio que se describe el puesto, no el rendimiento de la persona
- Pide que describan el puesto tal como es hoy y registra por separado los cambios previstos
- Comprueba que los porcentajes de tiempo sumen aproximadamente el 100 % antes de basarte en ellos
- Envía el mismo formulario a todas las personas con puestos similares para poder comparar las respuestas
- Dales unos días, ya que las buenas respuestas requieren cierta reflexión
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada respuesta se archiva como PDF en la carpeta de la bóveda que hayas elegido, con el nombre del empleado y la fecha en el título, y con la descripción del puesto que haya adjuntado incorporada al documento. El propietario recibe una notificación por correo electrónico y puedes añadir a compañeros de Recursos Humanos a la lista de notificaciones.
En la tabla de respuestas puedes abrir cada PDF, buscar un puesto o equipo y exportarlo todo a CSV para comparar tareas, porcentajes de tiempo y exigencias entre puestos similares.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Cuestionario de análisis del puesto: preguntas frecuentes
¿Qué es un cuestionario de análisis del puesto?
Es un conjunto estructurado de preguntas que pide a alguien que explique en qué consiste su puesto: su finalidad, tareas principales, responsabilidades, exigencias y habilidades necesarias. Las respuestas sirven para redactar descripciones de puestos, valorarlos y planificar equipos.
¿Esta plantilla es gratuita?
Sí. Es una plantilla inicial de la aplicación FileIt Forms y puedes editar cualquier pregunta.
¿Debe rellenarlo el empleado o el responsable?
Está redactado para el empleado. Muchas organizaciones comparten después el PDF con el responsable para que lo revise, o puedes añadir una página para sus comentarios.
¿Puedo enviarlo a todo un departamento a la vez?
Sí. Envíalo por correo electrónico a una lista de personas, cada una con su propio enlace, y FileIt te muestra quién lo ha abierto y enviado. Puedes enviar recordatorios y configurar una fecha de caducidad para las solicitudes.
¿Esto valorará el puesto por nosotros?
No. El formulario recopila información; la forma de evaluar o clasificar los puestos depende de tu propio proceso.
¿Qué ocurre si el puesto ha cambiado mucho recientemente?
El formulario pregunta si el puesto ha cambiado notablemente durante el último año y, en ese caso, qué ha cambiado, para recoger su evolución reciente.