Quel est le modèle de formulaire recommandation de promotion ?
Les promotions décidées au détour d’une conversation dans un couloir sont difficiles à justifier par la suite, auprès de la personne promue comme de celle qui ne l’a pas été. Une recommandation écrite oblige le manager à préciser ce qui change, pourquoi le salarié est prêt et ce que cela coûte, avant toute validation.
Ce modèle demande les informations dont les approbateurs et les RH ont besoin. Il couvre le poste actuel du salarié et son ancienneté dans celui-ci, le titre, le niveau, la date d’entrée en vigueur et le salaire proposés, ainsi que le caractère budgété ou non de l’augmentation. Le niveau de préparation est évalué dans six domaines et étayé par des éléments concrets. Le formulaire demande également si le poste actuel doit être pourvu et qui est l’approbateur de second niveau.
Chaque recommandation est enregistrée au format PDF signé dans votre coffre FileIt. Les RH disposent ainsi d’un dossier cohérent pour chaque campagne de promotion et peuvent plus facilement vérifier que les décisions reposent sur les mêmes critères dans toutes les équipes.
- Idéal pour
- Les organisations qui souhaitent proposer et valider les promotions de manière cohérente et documentée
- Rempli par
- Le manager hiérarchique du salarié
- Durée de remplissage
- Environ 15 à 20 minutes
- Comprend
- Des questions sur la rémunération et le budget, une grille de préparation, des champs dédiés aux justificatifs et les informations de l’approbateur avec une signature
Qui utilise un formulaire recommandation de promotion ?
- Une entreprise organisant une campagne de promotion deux fois par an, avec des recommandations de chaque manager
- Un manager qui défend la promotion d’un collaborateur performant à un poste senior vacant
- La promotion d’un contributeur individuel vers son premier poste de management d’équipe
- Une équipe RH qui compare les dossiers de promotion entre les services selon les mêmes critères
- Une petite entreprise qui formalise la manière dont les changements de rémunération et de titre sont proposés et validés
- Conserver une trace des raisons de chaque promotion pour les futures analyses d’équité salariale
Questions de ce formulaire recommandation de promotion
31 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement, évaluations.
1 Salarié
- Votre nom (manager recommandant)*
- Adresse e-mail professionnelle*
- Votre intitulé de poste
- Salarié recommandé*
- Identifiant du salarié
- Service* Opérations · Ventes · Marketing · Finance · Ingénierie · Support client · Ressources humaines · Autre
- Date de début dans l'organisation
- Intitulé actuel du poste*
- Durée dans le poste actuel (mois)*
2 Évolution proposée
- Intitulé de poste proposé*
- Classe ou niveau proposé
- Type d'évolution* Promotion vers un poste plus élevé · Évolution au sein de la même famille de métiers · Passage à un nouveau poste ou à un poste vacant · Premier poste de management
- Combien de collaborateurs lui seront directement rattachés ?* affichée uniquement si applicable
- Faudra-t-il pourvoir son poste actuel ?
- Comment le poste actuel sera-t-il couvert ? affichée uniquement si applicable
- Date de prise d'effet proposée*
- Salaire de base actuel
- Salaire de base proposé*
- L'augmentation est-elle prévue au budget ?* Oui, prévue au budget · Non, approbation nécessaire · Je ne sais pas
3 Aptitude et éléments probants
- Évaluation de performance la plus récente* Exceptionnelle · Dépasse les attentes · Répond aux attentes · Pas encore évaluée
- Dans quelle mesure la personne est-elle prête pour le nouveau poste ?* Prête maintenant · Presque prête · Développement nécessaire
- Éléments probants de l'aptitude*
- Pourquoi l'entreprise a-t-elle besoin que ce poste soit pourvu à ce niveau ?*
- Axes de développement et soutien que vous leur apporterez
- Documents justificatifs
4 Approbation
- En avez-vous discuté avec le salarié ?*
- Approbateur de deuxième niveau (votre manager ou responsable de service)*
- Adresse e-mail de l'approbateur
- Partenaire RH
- Déclaration*
- Signature du manager recommandant*
Le formulaire recommandation de promotion, page par page
1 Salarié
Le manager à l’origine de la recommandation indique son nom, son adresse e-mail et son intitulé de poste, puis le nom du salarié, son identifiant salarié, son service, sa date d’arrivée, son intitulé de poste actuel et la durée en mois dans son poste actuel.
2 Changement proposé
Le manager saisit l’intitulé et le niveau du poste proposés, puis choisit le Type de changement : une promotion, une progression dans la même famille de métiers, un passage vers un poste nouveau ou vacant, ou un premier poste de management d’équipe. Ce dernier choix demande le nombre de collaborateurs en lien hiérarchique direct. Une question sur le remplacement précise comment le poste actuel sera couvert. La page se termine par la date d’entrée en vigueur proposée, le salaire de base actuel et proposé, ainsi que l’indication que l’augmentation entre ou non dans le budget.
3 Préparation et justificatifs
Le manager indique la dernière évaluation de performance. Une grille de préparation évalue les compétences techniques, l’élargissement du périmètre, le leadership, la communication, le discernement et les valeurs selon trois niveaux : Prêt maintenant, Presque prêt ou Développement nécessaire. Deux champs obligatoires demandent les éléments attestant la préparation et l’argumentaire justifiant le poste à ce niveau. Les axes de développement et les documents justificatifs, comme les évaluations ou la nouvelle fiche de poste, sont facultatifs.
4 Validation
Le manager indique s’il a discuté de la recommandation avec le salarié. Il renseigne le nom de l’approbateur de second niveau, avec une adresse e-mail facultative, ainsi que celui du partenaire RH. Il accepte ensuite une déclaration précisant que la recommandation est soumise à validation et ne change rien tant qu’elle n’a pas été confirmée par écrit, puis il signe.
Personnalisez le modèle
- Remplacez les lignes sur la préparation par votre propre référentiel de compétences ou vos attentes par niveau de carrière
- Modifiez la devise du salaire ou supprimez les champs de salaire si les RH fixent la rémunération après validation
- Ajoutez l’adresse de l’équipe RH aux notifications afin que chaque recommandation lui parvienne immédiatement
- Définissez une date de clôture correspondant à la fin de la période de dépôt des recommandations de votre campagne de promotion
- Ajoutez un lien obligatoire vers la réunion de calibration ou la revue des talents où le dossier a été examiné
- Classez les recommandations approuvées dans le dossier coffre de chaque salarié, avec les modifications apportées à son contrat
Conseils pour un meilleur formulaire recommandation de promotion
- Commencez par démontrer que la personne exerce déjà les responsabilités du poste supérieur, plutôt que de vous limiter à son ancienneté dans son poste actuel
- Vérifiez le budget avant l’envoi. Une augmentation non budgétée nécessitera un échange distinct
- Anticipez le remplacement, car une promotion qui laisse un poste vacant non couvert crée de nouveaux problèmes
- Veillez à ne pas susciter d’attentes avant la validation, et convenez avec les RH du moment et de la manière d’en informer le salarié
- Appliquez les mêmes critères de préparation à toutes les personnes que vous évaluez, pas seulement à celle que vous recommandez
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsque le manager envoie le formulaire, FileIt enregistre la recommandation signée au format PDF dans votre coffre et envoie un e-mail au propriétaire du formulaire, généralement les RH. Le manager reçoit une copie pour ses propres dossiers.
Les RH examinent généralement les recommandations dans le tableau des réponses, où elles peuvent comparer côte à côte les salaires proposés, les niveaux de préparation et le statut budgétaire avant la calibration. Le PDF est ensuite transmis aux approbateurs désignés et, une fois la recommandation confirmée, peut être classé avec les dossiers du salarié.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Recommandation de promotion : questions fréquentes
Ce modèle de recommandation de promotion est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de FileIt pour tous les comptes, y compris l’offre gratuite, et vous pouvez modifier chaque question.
Les managers doivent-ils avoir un compte FileIt pour envoyer une recommandation ?
Non. Vous partagez le formulaire sous forme de lien, et les managers peuvent le remplir et l’envoyer sans compte.
L’envoi du formulaire entraîne-t-il la promotion du salarié ?
Non. Le formulaire enregistre la recommandation et précise clairement que rien ne change tant qu’elle n’est pas approuvée et confirmée par écrit. La validation a lieu en dehors du formulaire.
L’approbateur peut-il également signer le formulaire ?
Le modèle indique l’approbateur de second niveau et le partenaire RH. Si vous avez besoin de leurs signatures sur le même document, ajoutez d’autres champs de signature dans le concepteur.
Puis-je modifier la devise du salaire ?
Oui. Chaque champ de salaire dispose d’un paramètre de devise que vous pouvez modifier dans le concepteur.
Pouvons-nous joindre des évaluations ou des retours comme justificatifs ?
Oui. Un champ de téléchargement facultatif permet d’ajouter jusqu’à cinq documents justificatifs.
Pouvons-nous comparer les recommandations dans toute l’entreprise ?
Oui. Toutes les soumissions apparaissent dans le tableau des réponses, où vous pouvez les filtrer et les exporter.