Quel est le modèle de formulaire registre de réception des livraisons alimentaires ?
La sécurité alimentaire commence dès la réception. Un registre de réception des livraisons (ou registre d’entrée des marchandises) indique qui a livré quoi, si les aliments réfrigérés et surgelés sont arrivés à une température suffisamment basse, si les emballages, les dates et les étiquettes étaient conformes, et si la livraison correspondait à la commande — avant que les marchandises ne soient placées dans vos réfrigérateurs.
Le formulaire s’adapte à la livraison. Cochez Réfrigéré ou Surgelé et il vous demande quel article vous avez sondé et quelle température vous avez relevée. Si un article a été refusé, s’il en manque ou s’il a été remplacé, il vous demande les articles et les quantités concernés, les raisons, si le chauffeur l’a indiqué, l’avoir à demander et si le fournisseur a été contacté, avec des photos des étiquettes, des températures ou des dommages.
Chaque contrôle est enregistré au format PDF signé dans votre coffre-fort FileIt — une preuve utile lorsque vous réclamez un avoir, ainsi qu’un historique de votre gestion des fournisseurs.
- Idéal pour
- Restaurants, hôtels, cafés, écoles, maisons de retraite et commerces alimentaires
- Rempli par
- La personne qui réceptionne la livraison
- Temps nécessaire
- 2 à 3 minutes par livraison
- Comprend
- Grille de contrôle en huit points, relevés des températures des produits réfrigérés et surgelés, détails des refus et des avoirs, photos, signature
Qui utilise un formulaire registre de réception des livraisons alimentaires ?
- Sonder une livraison de viande et refuser une caisse arrivée à température ambiante
- Enregistrer une livraison incomplète afin que la comptabilité puisse réclamer un avoir
- Repérer un fournisseur dont les livraisons arrivent souvent avec une date limite de consommation trop proche
- Vérifier les étiquettes relatives aux allergènes d’une nouvelle gamme de produits
- Enregistrer les livraisons de produits secs et de boissons, ainsi que celles de produits frais
- Conserver les registres d’entrée des marchandises pour une inspection de sécurité alimentaire
Questions de ce formulaire registre de réception des livraisons alimentaires
27 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement, évaluations.
1 Détails de la livraison
- Cuisine / site*
- Date de livraison*
- Heure d’arrivée*
- Fournisseur*
- Numéro de facture / bon de livraison*
- Nom du chauffeur
- Réceptionné par*
- Qu’avez-vous reçu ?* Réfrigérés · Surgelés · Produits frais · Viande et volaille · Poisson et fruits de mer · Produits laitiers et œufs · Boulangerie · Produits secs · Boissons
2 Contrôles
- Contrôles de la livraison* Conforme · Non conforme · S/O
- Températures en* °C · °F
- Article réfrigéré contrôlé à la sonde* affichée uniquement si applicable
- Température relevée du produit réfrigéré* affichée uniquement si applicable
- Article surgelé contrôlé à la sonde* affichée uniquement si applicable
- Température relevée du produit surgelé* affichée uniquement si applicable
- Qualité globale de cette livraison
3 Refus et manquants
- Des articles ont-ils été refusés, livrés en quantité insuffisante ou remplacés ?*
- Articles et quantités* affichée uniquement si applicable
- Motifs* affichée uniquement si applicable Température hors limites · Emballage endommagé ou ouvert · Date dépassée ou date limite proche · Article incorrect ou remplacement · Quantité livrée insuffisante · Qualité médiocre — aspect ou odeur · Signes de nuisibles
- Le refus a-t-il été noté sur le bon de livraison par le chauffeur ? affichée uniquement si applicable
- Avoir à demander affichée uniquement si applicable
- Fournisseur contacté ? affichée uniquement si applicable
- Photos
4 Rangement et validation
- Produits réfrigérés et surgelés rangés avant
- Total de la facture
- Notes
- Confirmation*
- Signature*
Le formulaire registre de réception des livraisons alimentaires, page par page
1 Détails de la livraison
Site, date, heure d’arrivée, fournisseur, numéro de facture ou de bon de livraison, chauffeur et personne ayant réceptionné la livraison, puis une liste de contrôle des produits livrés — réfrigérés, surgelés, fruits et légumes, viande, poisson, produits laitiers, boulangerie, produits secs, boissons.
2 Contrôles
Une grille de huit lignes à marquer Conforme, Non conforme ou S/O : état du véhicule, chaîne du froid pendant le transport, emballage, dates limites de consommation, étiquettes et informations sur les allergènes, nuisibles, séparation des produits crus et prêts à consommer, et correspondance des marchandises avec la commande. Pour les livraisons réfrigérées et surgelées, indiquez l’article sondé et la température relevée. Une évaluation facultative par étoiles note la qualité globale de la livraison.
3 Refus et manquants
Une question obligatoire Oui/Non demande si un article a été refusé, s’il en manquait ou s’il a été remplacé. La réponse Oui affiche les articles et les quantités, les raisons, si le chauffeur l’a indiqué, l’avoir à demander et si le fournisseur a été contacté. Jusqu’à six photos peuvent être jointes.
4 Rangement et validation
Le moment où les produits réfrigérés et surgelés ont été placés en stockage, le montant total de la facture, des notes, une confirmation et une signature.
Personnalisez le modèle
- Modifiez la liste des marchandises livrées pour l’adapter à vos achats
- Changez la devise dans les champs relatifs à l’avoir et à la facture
- Ajoutez la comptabilité aux notifications afin qu’elle voie immédiatement les demandes d’avoir
- Rendez les photos obligatoires chaque fois qu’un article est refusé
- Préremplissez le fournisseur sous forme de liste déroulante avec vos fournisseurs habituels
- Classez les registres par fournisseur afin de constituer un historique pour les évaluations des fournisseurs
Conseils pour un meilleur formulaire registre de réception des livraisons alimentaires
- Sondez entre les emballages plutôt que de percer les aliments lorsque c’est possible
- Vérifiez la livraison avant de signer le bon de livraison — il est beaucoup plus difficile de faire une réclamation ensuite
- Mettez d’abord les produits réfrigérés et surgelés en stockage, puis faites la saisie
- Notez la température relevée, pas seulement « OK »
- Photographiez les étiquettes et les températures de tout article que vous refusez
- Examinez le registre avec les fournisseurs qui échouent régulièrement au même contrôle
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsque le registre est envoyé, FileIt l’enregistre au format PDF signé — avec les photos — dans le dossier du coffre-fort que vous avez choisi, et envoie un e-mail au propriétaire du formulaire.
Dans le tableau des réponses, vous pouvez filtrer par fournisseur ou par livraison comportant des refus, et exporter les données au format CSV lors de l’évaluation des fournisseurs ou du rapprochement des avoirs. Le formulaire ne contacte pas le fournisseur ; utilisez le registre pour réclamer les avoirs et les remplacements.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Registre de réception des livraisons alimentaires : questions fréquentes
Ce registre de réception des livraisons est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie de l’application Forms, incluse dans tous les comptes FileIt, y compris l’offre gratuite.
Quelle température doit avoir une livraison réfrigérée ?
Utilisez les limites prévues dans votre plan de sécurité alimentaire et par la réglementation locale. Le formulaire enregistre la température relevée ; il ne définit pas la limite.
Puis-je l’utiliser pour des livraisons non alimentaires ?
Il est conçu pour les produits alimentaires, mais vous pouvez supprimer les questions sur les températures et l’utiliser pour tout contrôle d’entrée des marchandises.
Le formulaire demande-t-il l’avoir au fournisseur ?
Non. Il enregistre l’avoir que vous prévoyez de demander. Contactez le fournisseur selon votre procédure habituelle.
Puis-je joindre une photo du bon de livraison ?
Oui — jusqu’à six photos ou fichiers PDF par livraison.
Le personnel doit-il avoir un compte ?
Non. Il peut utiliser le lien ou un code QR à l’entrée de réception.