¿Qué es la plantilla del formulario de registro de recepción de alimentos?
La seguridad alimentaria empieza en la puerta de recepción. Un registro de recepción de entregas (o registro de entrada de mercancías) recoge quién entregó qué, si los alimentos refrigerados y congelados llegaron suficientemente fríos, si el embalaje, las fechas y las etiquetas eran correctos y si la entrega coincidía con el pedido, antes de guardar la mercancía en los frigoríficos.
El formulario se adapta a la entrega. Marca Refrigerado o Congelado y te preguntará qué artículo comprobaste y cuál fue la lectura. Si algo se rechazó, faltaba o se sustituyó, te pedirá los artículos y las cantidades, los motivos, si el repartidor lo anotó, el abono que debes solicitar y si se ha contactado con el proveedor, además de fotos de etiquetas, temperaturas o daños.
Cada comprobación se guarda como PDF firmado en tu bóveda de FileIt: una prueba útil cuando reclamas un abono y un registro de cómo gestionas a tus proveedores.
- Ideal para
- Restaurantes, hoteles, cafeterías, colegios, residencias y comercios de alimentación
- Lo completa
- La persona que recibe la entrega
- Tiempo de cumplimentación
- 2–3 minutos por entrega
- Incluye
- Cuadrícula de comprobación de ocho puntos, lecturas de productos refrigerados y congelados, detalles de rechazos y abonos, fotos y firma
¿Quién usa un formulario de registro de recepción de alimentos?
- Comprobar la temperatura de una entrega de carne y rechazar una caja que llegó caliente
- Registrar una entrega incompleta para que contabilidad pueda reclamar un abono
- Detectar un proveedor cuyas entregas suelen llegar con fechas de consumo demasiado próximas
- Comprobar las etiquetas de alérgenos de una nueva línea de productos
- Registrar entregas de productos secos y bebidas, además de alimentos frescos
- Conservar registros de recepción de mercancías para una inspección de seguridad alimentaria
Preguntas de este formulario de registro de recepción de alimentos
27 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento, valoraciones.
1 Detalles de la entrega
- Cocina / establecimiento*
- Fecha de entrega*
- Hora de llegada*
- Proveedor*
- Número de factura / nota de entrega*
- Nombre del conductor
- Recibido por*
- ¿Qué se entregó?* Refrigerados · Congelados · Productos frescos · Carne y aves · Pescado y marisco · Lácteos y huevos · Panadería · Productos secos · Bebidas
2 Comprobaciones
- Comprobaciones de la entrega* Correcto · No conforme · No aplica
- Temperaturas en* °C · °F
- Producto refrigerado medido con sonda* solo se pregunta cuando corresponde
- Lectura de temperatura del producto refrigerado* solo se pregunta cuando corresponde
- Producto congelado medido con sonda* solo se pregunta cuando corresponde
- Lectura de temperatura del producto congelado* solo se pregunta cuando corresponde
- Calidad general de esta entrega
3 Rechazos y faltantes
- ¿Se rechazó algún producto, faltó alguna cantidad o se sustituyó algún producto?*
- Productos y cantidades* solo se pregunta cuando corresponde
- Motivos* solo se pregunta cuando corresponde Temperatura fuera de rango · Embalaje dañado o abierto · Caducado o con fecha próxima · Producto incorrecto o sustituido · Entrega incompleta · Mala calidad — aspecto u olor · Indicios de plagas
- ¿El conductor anotó el rechazo en la nota de entrega? solo se pregunta cuando corresponde
- Importe del abono que solicitar solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Se contactó con el proveedor? solo se pregunta cuando corresponde
- Fotos
4 Almacenamiento y firma
- Productos refrigerados y congelados almacenados antes de
- Total de la factura
- Notas
- Confirmación*
- Firma*
El formulario registro de recepción de alimentos, página por página
1 Datos de la entrega
Centro, fecha, hora de llegada, proveedor, número de factura o albarán, repartidor y persona que la recibió; después, una lista de comprobación de lo entregado: refrigerados, congelados, productos frescos, carne, pescado, lácteos, panadería, productos secos y bebidas.
2 Comprobaciones
Una cuadrícula de ocho filas con las opciones Correcto, Incorrecto o N/A: estado del vehículo, cadena de frío durante el transporte, embalaje, fechas de caducidad, etiquetas e información sobre alérgenos, plagas, separación entre productos crudos y listos para consumir, y coincidencia de la mercancía con el pedido. En las entregas refrigeradas y congeladas se pregunta qué artículo se comprobó y cuál fue su lectura. Una valoración opcional con estrellas puntúa la calidad general de la entrega.
3 Rechazos y faltantes
Una pregunta obligatoria de sí/no indica si se rechazó algo, faltaba algo o se sustituyó algún producto. Si respondes que sí, aparecen los artículos y las cantidades, los motivos, si el repartidor lo anotó, el abono que debes solicitar y si se contactó con el proveedor. Puedes adjuntar hasta seis fotos.
4 Almacenamiento y firma
La hora a la que se almacenaron los productos refrigerados y congelados, el total de la factura, notas, una confirmación y una firma.
Personaliza la plantilla
- Edita la lista de mercancías entregadas para adaptarla a lo que compras
- Cambia la moneda de los campos de abono y factura
- Añade cuentas a las notificaciones para que vean las solicitudes de abono de inmediato
- Haz obligatorias las fotos siempre que se rechace algo
- Completa previamente el proveedor mediante un menú desplegable con tus proveedores habituales
- Archiva los registros por proveedor para crear un historial para las revisiones de proveedores
Consejos para mejorar tu formulario registro de recepción de alimentos
- Comprueba entre los envases en lugar de pinchar los alimentos siempre que sea posible
- Comprueba todo antes de firmar el albarán: después es mucho más difícil reclamar
- Guarda primero los productos refrigerados y congelados y completa después el papeleo
- Anota la lectura, no escribas solo «OK»
- Fotografía las etiquetas y las temperaturas de todo lo que rechaces
- Revisa el registro con los proveedores que sigan fallando en la misma comprobación
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando se envía el registro, FileIt lo guarda como PDF firmado — con las fotos — en la carpeta de la bóveda que hayas elegido y envía un correo electrónico al propietario del formulario.
En la tabla de respuestas puedes filtrar por proveedor o por entregas con rechazos y exportar a CSV al revisar proveedores o conciliar abonos. El formulario no contacta con el proveedor: utiliza el registro para reclamar abonos y reposiciones.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Registro de recepción de alimentos: preguntas frecuentes
¿Este registro de recepción de entregas es gratuito?
Sí. Forma parte de la aplicación Forms en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito.
¿Qué temperatura debe tener una entrega refrigerada?
Utiliza los límites de tu plan de seguridad alimentaria y de la normativa local. El formulario registra la lectura, pero no establece el límite.
¿Puedo utilizarlo para entregas que no sean de alimentos?
Está diseñado para alimentos, pero puedes eliminar las preguntas sobre temperatura y utilizarlo para cualquier comprobación de recepción de mercancías.
¿Solicita el abono al proveedor?
No. Registra el abono que tienes previsto solicitar. Contacta con el proveedor mediante tu procedimiento habitual.
¿Puedo adjuntar una foto del albarán?
Sí: hasta seis fotos o archivos PDF por entrega.
¿Necesita el personal una cuenta?
No. Puede utilizar el enlace o un código QR en la puerta de recepción.