Quel est le modèle de formulaire feuille de comptage des collectes caritatives ?
Compter une offrande à l’église, une boîte de dons ou des seaux lors d’un événement est simple, mais il est important de procéder de la même façon à chaque fois. La plupart des trésoriers et administrateurs souhaitent que l’argent soit compté ensemble par deux personnes sans lien de parenté, que les totaux soient notés immédiatement et que les deux compteurs signent avant que l’argent soit déposé à la banque ou rangé en lieu sûr. Cela protège l’organisation — ainsi que les bénévoles qui effectuent le comptage.
Cette feuille enregistre la collecte (date, source, office ou événement, fonds et numéro de scellé, avec une question sur l’intégrité du scellé), le comptage lui-même (billets par valeur, pièces, chèques, enveloppes, enveloppes ouvrant droit à un avantage fiscal ou au Gift Aid (Gift Aid), ainsi que toute devise étrangère ou tout bon, avec un total général), puis la suite donnée : si les deux comptages concordent, où l’argent a été placé, la référence du dépôt et une photo du bordereau. Les deux compteurs confirment et signent.
Chaque feuille de comptage est enregistrée en PDF signé dans votre coffre-fort FileIt, ce qui fournit à votre trésorier un historique complet et daté à rapprocher des dépôts bancaires.
- Idéal pour
- Églises, associations, écoles et clubs comptant des collectes en espèces
- Rempli par
- Deux compteurs ensemble, sur un seul appareil
- Temps nécessaire
- Environ 5 minutes après le comptage
- Comprend
- Détail par valeur, pièces, chèques, total général, vérification du scellé, informations du dépôt et deux signatures
Qui utilise un formulaire feuille de comptage des collectes caritatives ?
- Une église comptant l’offrande du dimanche après chaque office
- Une boutique solidaire ou un café vidant chaque semaine ses boîtes de dons
- Un événement de collecte comptant les seaux de dons dans la rue
- Une école comptant les recettes d’une kermesse ou d’une vente de gâteaux
- Un trésorier rapprochant chaque mois les feuilles de comptage du relevé bancaire
Questions de ce formulaire feuille de comptage des collectes caritatives
33 questions sur 3 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Collecte
- Date de la collecte*
- Heure du début du comptage
- Collecte provenant de* Offrande ou plateau de collecte · Boîte à dons · Seau dans la rue ou lors d’un événement · Enveloppes de dons · Recettes de l’événement
- Culte, événement ou boîte*
- Fonds ou appel aux dons
- Numéro du sac ou du scellé
- Le sac, la boîte ou le scellé était-il intact lors de l’ouverture ?*
- Quel était le problème ?* affichée uniquement si applicable
2 Comptage
- Billets de 100
- Billets de 50
- Billets de 20
- Billets de 10
- Billets de 5
- Billets de 1
- Total des billets*
- Total des pièces*
- Nombre de chèques
- Total des chèques*
- Enveloppes de dons
- Dont enveloppes bénéficiant du régime fiscal / Gift Aid
- Des devises étrangères, des bons ou d’autres articles ?
- Lesquels et pour quel montant ?* affichée uniquement si applicable
- Total général*
3 Vérification
- Les décomptes des deux compteurs concordaient-ils ?*
- Décrivez la différence et indiquez comment elle a été résolue* affichée uniquement si applicable
- Qu’est-il advenu de l’argent ?* Déposé à la banque aujourd’hui · Conservé dans le coffre jusqu’au dépôt · Remis au trésorier · Déposé dans le coffre de nuit de la banque
- Numéro du bordereau ou de référence du dépôt affichée uniquement si applicable
- Photo du bordereau de dépôt ou de la feuille de comptage
- Confirmation des compteurs*
- Nom du compteur 1*
- Signature du compteur 1*
- Nom du compteur 2*
- Signature du compteur 2*
Le formulaire feuille de comptage des collectes caritatives, page par page
1 Collecte
Date et heure, origine de la collecte (plateau d’offrandes, boîte de dons, seau, enveloppes, recettes d’un événement ou Autre), office, événement ou boîte concerné, fonds ou campagne, ainsi que numéro de sac ou de scellé. Une question obligatoire par oui/non demande si le scellé était intact ; en cas de réponse négative, il faut indiquer ce qui n’allait pas.
2 Comptage
Six champs de demi-largeur enregistrent le nombre de billets de 100, 50, 20, 10, 5 et 1, suivis du total des billets, du total des pièces, du nombre et du total des chèques, du nombre d’enveloppes de dons et du montant des enveloppes ouvrant droit à un avantage fiscal ou au Gift Aid. Les devises étrangères, bons ou autres éléments peuvent être indiqués. Le total général est obligatoire, avec un rappel d’effectuer le comptage deux fois.
3 Vérification
Les comptages des deux compteurs concordent-ils ? En cas de réponse négative, il faut indiquer l’écart et la manière dont il a été résolu. Les compteurs indiquent ce qui est arrivé à l’argent — déposé aujourd’hui (avec une référence de dépôt), enfermé dans le coffre, remis au trésorier ou placé dans le coffre de nuit — et peuvent joindre une photo du bordereau de dépôt. Tous deux confirment avoir compté ensemble et gardé l’argent à vue, puis chacun indique son nom et appose sa signature.
Personnalisez le modèle
- Modifiez la devise et les valeurs pour les adapter à vos billets
- Renommez le champ Gift Aid selon le dispositif de dons ouvrant droit à un avantage fiscal de votre pays, ou supprimez-le
- Ajoutez une liste déroulante de vos fonds à la place du champ de texte libre
- Envoyez chaque feuille de comptage directement à votre trésorier en l’ajoutant à NotifyEmails
- Classez les feuilles de comptage dans un dossier par mois ou par fonds
Conseils pour un meilleur formulaire feuille de comptage des collectes caritatives
- Comptez toujours à deux, avec des personnes qui n’ont pas de lien de parenté et ne vivent pas ensemble
- Comptez dans une pièce privée, porte fermée, et ne laissez pas l’argent sans surveillance
- Remplissez le formulaire avant que l’argent ne quitte la pièce
- Considérez tout scellé brisé ou tout désaccord comme un élément à signaler, et non à régler discrètement
- Faites tourner les équipes de comptage d’une semaine à l’autre
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque feuille de comptage est enregistrée en PDF avec les deux signatures dans le dossier du coffre-fort que vous choisissez, et vous — ou votre trésorier — êtes averti par e-mail.
Filtrez le tableau Responses par date, fonds ou source, puis exportez-le au format CSV pour rapprocher les totaux des dépôts bancaires ou préparer des rapports de dons.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Feuille de comptage des collectes caritatives : questions fréquentes
Ce modèle de feuille de comptage des collectes est-il gratuit ?
Oui. Il s’agit de l’un des modèles prêts à l’emploi de l’application Forms, disponible dans chaque compte FileIt, y compris avec l’offre gratuite. Utilisez-le tel quel ou modifiez n’importe quelle question dans le concepteur.
Pourquoi faut-il deux signatures ?
Faire compter et signer deux personnes ensemble est un contrôle courant pour la gestion des espèces. Cela protège l’organisation et les compteurs si un total est un jour contesté.
Puis-je modifier les valeurs des billets ?
Oui. Les champs de valeur sont de simples champs numériques : vous pouvez les renommer ou les supprimer dans le concepteur.
Les totaux sont-ils calculés automatiquement ?
Non : après avoir compté deux fois, les compteurs saisissent eux-mêmes chaque total et le total général. Votre trésorier peut vérifier les chiffres lors du rapprochement.
Les deux compteurs peuvent-ils signer sur le même téléphone ?
Oui. Deux champs de signature se trouvent sur la dernière page ; les compteurs peuvent donc signer l’un après l’autre sur un seul appareil.
Que se passe-t-il si les comptages ne correspondent pas ?
Répondre non à « Les comptages des deux compteurs concordent-ils ? » demande d’indiquer l’écart et la manière dont il a été résolu, afin que cela soit consigné.