¿Qué es la plantilla del formulario de hoja de recuento de colectas benéficas?
Contar una ofrenda de la iglesia, una caja de donativos o los cubos de un evento es sencillo, pero es importante hacerlo siempre de la misma manera. La mayoría de tesoreros y responsables quieren que dos personas sin relación entre sí cuenten juntas el dinero, que los totales se anoten de inmediato y que ambas firmen antes de ingresar el efectivo en el banco o guardarlo bajo llave. Esto protege a la organización y a las personas voluntarias que realizan el recuento.
Esta hoja de recuento registra la colecta (fecha, origen, servicio o evento, fondo y número de precinto, además de una pregunta sobre si el precinto estaba intacto), el recuento en sí (billetes por denominación, monedas, cheques, sobres, sobres con desgravación fiscal o ayuda fiscal a las donaciones (Gift Aid), y cualquier moneda extranjera o vale, con un total general), y lo que ocurrió después: si ambos recuentos coincidieron, dónde se dejó el dinero, la referencia del depósito y una foto del comprobante. Ambas personas confirman y firman.
Cada hoja de recuento se guarda como PDF firmado en tu bóveda de FileIt, lo que proporciona a tu tesorero un registro completo y fechado para conciliarlo con los depósitos bancarios.
- Ideal para
- Iglesias, organizaciones benéficas, escuelas y clubes que cuentan colectas en efectivo
- Quién lo completa
- Dos personas juntas, en un solo dispositivo
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 5 minutos después del recuento
- Incluye
- Desglose por denominación, monedas, cheques, total general, comprobación del precinto, datos del depósito y dos firmas
¿Quién usa un formulario de hoja de recuento de colectas benéficas?
- Una iglesia que cuenta la ofrenda del domingo después de cada servicio
- Una tienda benéfica o cafetería que vacía semanalmente sus cajas de donativos
- Un evento de recaudación que cuenta los cubos de una colecta en la calle
- Una escuela que cuenta los ingresos de una feria o venta de repostería
- Un tesorero que concilia cada mes las hojas de recuento con el extracto bancario
Preguntas de este formulario de hoja de recuento de colectas benéficas
33 preguntas en 3 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Recaudación
- Fecha de la recaudación*
- Hora de inicio del recuento
- Origen de la recaudación* Ofrenda o bandeja de recaudación · Caja de donativos · Bote de la calle o de un evento · Sobres de donativos · Ingresos del evento
- Servicio, evento o caja*
- Fondo o campaña
- Número de bolsa o precinto
- ¿Estaban intactos la bolsa, la caja o el precinto al abrirlos?*
- ¿Qué problema había?* solo se pregunta cuando corresponde
2 Recuento
- Billetes de 100
- Billetes de 50
- Billetes de 20
- Billetes de 10
- Billetes de 5
- Billetes de 1
- Total de billetes*
- Total de monedas*
- Número de cheques
- Total de cheques*
- Sobres de donativos
- De ellos, en sobres con ventajas fiscales / Gift Aid
- ¿Hay moneda extranjera, vales u otros artículos?
- ¿Qué y cuánto?* solo se pregunta cuando corresponde
- Total general*
3 Verificación
- ¿Coincidieron los recuentos de ambas personas?*
- Describe la diferencia y cómo se resolvió* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Qué ocurrió con el dinero?* Ingresado hoy en el banco · Guardado bajo llave en la caja fuerte hasta ingresarlo · Entregado a la tesorería · Introducido en la caja nocturna del banco
- Número de justificante de depósito o de referencia solo se pregunta cuando corresponde
- Foto del justificante de depósito o de la hoja de recuento
- Confirmación de quienes hicieron el recuento*
- Nombre de quien hizo el recuento 1*
- Firma de quien hizo el recuento 1*
- Nombre de quien hizo el recuento 2*
- Firma de quien hizo el recuento 2*
El formulario hoja de recuento de colectas benéficas, página por página
1 Colecta
Fecha y hora, de dónde procedía la colecta (bandeja de ofrendas, caja de donativos, cubo, sobres, ingresos del evento u Otro), qué servicio, evento o caja correspondía, el fondo o campaña y un número de bolsa o precinto. Una pregunta obligatoria de sí/no indica si el precinto estaba intacto; si la respuesta es no, pide explicar qué ocurría.
2 Recuento
Seis campos de media anchura registran el número de billetes de 100, 50, 20, 10, 5 y 1, seguidos del total de billetes, el total de monedas, el número y el total de cheques, el número de sobres de donación y el importe de los sobres con desgravación fiscal o ayuda fiscal a las donaciones (Gift Aid). Se pueden anotar monedas extranjeras, vales u otros artículos. El total general es obligatorio, con un recordatorio para contar dos veces.
3 Verificación
¿Coincidieron los recuentos de ambas personas? Si la respuesta es no, se solicita indicar la diferencia y cómo se resolvió. Las personas que cuentan registran qué ocurrió con el dinero: depositado hoy (con una referencia del depósito), guardado en la caja fuerte, entregado al tesorero o depositado en la caja fuerte nocturna; también pueden adjuntar una foto del comprobante de depósito. Ambas confirman que contaron juntas y mantuvieron el dinero a la vista; después, cada una indica su nombre y firma.
Personaliza la plantilla
- Cambia la moneda y las denominaciones por las de tus propios billetes
- Cambia el nombre del campo de Gift Aid por el del sistema de donaciones con desgravación fiscal de tu país, o elimínalo
- Añade un menú desplegable con tus fondos en lugar del campo de texto libre
- Envía cada hoja de recuento directamente a tu tesorero añadiéndolo a NotifyEmails
- Archiva las hojas de recuento en una carpeta por mes o por fondo
Consejos para mejorar tu formulario hoja de recuento de colectas benéficas
- Cuenta siempre con dos personas que no sean familiares ni vivan juntas
- Cuenta en una sala privada con la puerta cerrada y no dejes el efectivo sin supervisión
- Completa el formulario antes de sacar el dinero de la sala
- Considera cualquier precinto roto o desacuerdo como algo que debe comunicarse, no solucionarse discretamente
- Alterna los equipos de recuento de una semana a otra
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada hoja de recuento se guarda como PDF con ambas firmas en la carpeta de la bóveda que elijas, y tú o tu tesorero recibiréis una notificación por correo electrónico.
Filtra la tabla Responses por fecha, fondo u origen y expórtala a CSV para conciliar los totales con los depósitos bancarios o preparar informes de donaciones.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Hoja de recuento de colectas benéficas: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de hoja de recuento de colectas?
Sí. Es una de las plantillas listas para usar de la aplicación Forms en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito. Úsala tal cual o cambia cualquier pregunta en el diseñador.
¿Por qué hacen falta dos firmas?
Que dos personas cuenten y firmen juntas es un control habitual para gestionar efectivo. Protege a la organización y a quienes cuentan si alguna vez se cuestiona un total.
¿Puedo cambiar las denominaciones de los billetes?
Sí. Los campos de denominación son campos numéricos normales: puedes cambiarles el nombre o eliminarlos en el diseñador.
¿Suma los totales por mí?
No: después de contar dos veces, las personas que cuentan introducen por sí mismas cada total y el total general. Tu tesorero puede comprobar las cifras al hacer la conciliación.
¿Pueden firmar ambas personas en el mismo teléfono?
Sí. Hay dos campos de firma en la última página, por lo que pueden firmar una después de la otra en un solo dispositivo.
¿Qué ocurre si los recuentos no coinciden?
Al responder no a «¿Coincidieron los recuentos de ambas personas?», se solicita indicar la diferencia y cómo se resolvió, para que quede registrado.