Modèle d’avertissement écrit à un salarié

Qu’est-ce qu’un avertissement écrit à un salarié ?

Un avertissement écrit constitue une étape formelle de la plupart des procédures disciplinaires. Il indique clairement au salarié que son comportement, ses performances ou son assiduité ne sont pas à la hauteur des attentes, ce qu’il doit faire différemment et ce qui pourrait se passer si rien ne change. Tout aussi important, il crée une trace datée prouvant que le salarié en a été informé — ce qui compte si le problème se reproduit.

Ce modèle couvre les premiers et derniers avertissements écrits concernant le comportement, les performances, l’assiduité et la ponctualité. Il consigne les faits et leurs dates, la règle ou la norme qui n’a pas été respectée, l’entretien disciplinaire et les explications du salarié, les avertissements antérieurs éventuels, les changements requis et l’accompagnement proposé, la durée de validité de l’avertissement et le droit de faire appel. Le paragraphe consacré aux conséquences varie selon le niveau choisi : un premier avertissement mentionne la possibilité d’un dernier avertissement, tandis qu’un dernier avertissement précise que toute nouvelle mesure peut aller jusqu’au licenciement. Le salarié signe pour confirmer la réception — le document précise clairement que la signature ne vaut pas accord — et un espace est prévu pour ses propres commentaires.

Quand utiliser un avertissement écrit à un salarié

• Retards répétés ou absence non autorisée après un échange informel
• Violation d’une politique de l’entreprise, par exemple des règles de sécurité ou d’utilisation acceptable des outils informatiques
• Performances qui ne se sont pas améliorées après un plan d’amélioration des performances
• Dernier avertissement après un premier avertissement concernant le même type de problème
• Toute mesure disciplinaire que vous devez consigner et faire reconnaître de manière cohérente

Ce que vous remplissez

17 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : employeur, salarié.

Ce que couvre le avertissement écrit à un salarié

1. Motif du présent avertissement
2. Ce qui doit changer
3. Conséquences
4. Durée de validité de l’avertissement
5. Droit de recours
6. Commentaires du salarié

Utiliser le avertissement écrit à un salarié, étape par étape

1 Choisissez le niveau et le type de problème

Choisissez un premier ou un dernier avertissement écrit, ainsi que le comportement, les performances ou l’assiduité. Utilisez l’étape prévue par votre politique disciplinaire.

2 Consignez les faits

Décrivez ce qui s’est passé en indiquant les dates, la règle ou la norme enfreinte et la date de l’entretien disciplinaire. Résumez équitablement les explications du salarié, s’il en a donné, et indiquez les avertissements antérieurs éventuels.

3 Indiquez ce qui doit changer

Précisez l’amélioration attendue et l’accompagnement que vous fournirez, puis fixez une date de suivi si vous le souhaitez. Choisissez ensuite la durée de validité de l’avertissement, la personne chargée d’examiner les recours et le nombre de jours dont dispose le salarié pour faire appel.

4 Envoyez-le après l’entretien

Ajoutez-vous en tant qu’employeur et ajoutez le salarié comme deuxième signataire. Si vous souhaitez que le salarié saisisse des commentaires, placez une zone de texte par-dessus les lignes prévues à cet effet dans l’éditeur avant l’envoi.

Conseils avant l’envoi

• Organisez d’abord un entretien et laissez le salarié répondre avant de décider d’un avertissement. De nombreuses procédures — et, dans certains endroits, la loi — l’exigent.
• Tenez-vous-en aux faits que vous pouvez étayer. Omettez les opinions et tout élément qui n’a pas été soulevé lors de l’entretien.
• Appliquez la même durée de validité et le même délai de recours que ceux prévus dans votre politique disciplinaire écrite.
• Dans l’idéal, le recours devrait être examiné par une personne qui n’a pas participé à la décision.
• Si le salarié refuse de signer, notez la date à laquelle l’avertissement a été remis et les personnes présentes. Le document précise que la signature constitue uniquement un accusé de réception, et non un accord.

Avertissement écrit à un salarié : questions fréquentes

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