Qu’est-ce qu’un certificat d’estoppel du locataire ?
Lorsqu’un bien commercial est vendu ou refinancé, l’acheteur ou le prêteur veut s’assurer que les baux correspondent bien aux déclarations du bailleur. Un certificat d’estoppel est la confirmation signée par le locataire des principaux éléments du bail. Comme l’acheteur ou le prêteur s’y fie, le locataire ne peut généralement pas ensuite invoquer des faits contraires à ceux qu’il a certifiés — raison pour laquelle il doit vérifier attentivement chaque ligne.
Ce modèle adresse le certificat au destinataire désigné et au bailleur. Le locataire énumère tous les documents qui composent le bail et confirme qu’il est en vigueur, puis certifie les dates de début et d’expiration, les options de renouvellement et les éventuels droits d’achat, d’agrandissement ou de résiliation anticipée ; le loyer de base, les loyers supplémentaires, la date jusqu’à laquelle le loyer est payé, tout loyer payé d’avance, le dépôt de garantie ainsi que toute lettre de crédit ou garantie ; si les travaux et contributions du bailleur sont terminés ou restent à effectuer ; tout manquement du bailleur, toute réclamation ou compensation du locataire ; ainsi que les éventuelles sous-locations ou cessions. Les déclarations sont faites à la connaissance du locataire après des vérifications raisonnables, et le certificat ne modifie pas le bail. Le bailleur contresigne pour accuser réception, sans accepter les réserves du locataire.
- Idéal pour
- Ventes et refinancements de bureaux, locaux commerciaux, biens industriels et biens à usage mixte
- Signé par
- Le signataire autorisé du locataire, le bailleur en accusant réception
- Utilisé par
- L’acheteur, le prêteur ou les deux — désignés dans le certificat
- Longueur
- 2 pages, paraphées sur chaque page
Quand utiliser un certificat d’estoppel du locataire
- Un bailleur vend un immeuble commercial et l’audit préalable de l’acheteur exige des certificats d’estoppel
- Le refinancement d’un bien pour lequel le nouveau prêteur a besoin de confirmations des locataires
- Un prêteur examine un prêt existant garanti par un bien occupé par plusieurs locataires
- Un locataire répond à la demande du bailleur prévue par une clause d’estoppel dans son bail
- Confirmer l’état locatif avant le transfert d’un portefeuille
Ce que vous remplissez
25 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : locataire, bailleur.
1 Les parties
- Date du certificat*
- Locataire (dénomination sociale)*
- Bailleur (dénomination sociale)*
- Bénéficiaire*
- Son rôle* un prêteur potentiel garanti par une sûreté sur l'Immeuble · un acheteur potentiel de l'Immeuble · un acheteur potentiel de l'Immeuble et son prêteur · un prêteur existant
2 Les locaux
- Adresse de l'immeuble*
- Locaux loués*
3 Le bail
- Le bail et tous ses avenants*
- Date de début (prise d'effet) du bail*
- Date d'expiration du bail*
- Options de renouvellement ou de prorogation*
- Droits d'acquérir, d'agrandir ou de résilier par anticipation*
4 Loyer et dépôt
- Devise*
- Loyer de base actuel*
- Le loyer de base est payé* par mois · par trimestre · par an
- Loyer et charges supplémentaires
- Loyer payé jusqu'au*
- Loyer payé avec plus d'un mois d'avance*
- Dépôt de garantie détenu
- Lettre de crédit ou garantie*
5 Manquements et réclamations
- Travaux du bailleur et provisions* Tous les travaux que le Bailleur devait réaliser pour le Locataire ont été achevés, et toutes les provisions pour travaux d'aménagement des locaux et autres sommes dues au Locataire ont été versées. · Les travaux ou sommes suivants dus par le Bailleur au Locataire restent à régler :
- Travaux ou sommes restant dus
- Manquements connus du bailleur*
- Litiges, compensations ou réclamations à l'encontre du bailleur*
- Sous-locations ou cessions*
6 Qui signe
- Locataire signature et date, fonction, initiales sur chaque page · Un dirigeant ou signataire autorisé de l'entreprise locataire. Il doit vérifier chaque déclaration par rapport au bail et à ses dossiers avant de signer.
- Bailleur signature et date, fonction, initiales sur chaque page · Le bailleur qui a demandé le certificat. Sa signature confirme qu'il l'a demandé et reçu.
Ce que couvre le certificat d’estoppel du locataire
- Le bail
- Durée et options
- Loyer et dépôt
- Travaux et provisions
- Manquements et réclamations
- Occupation
- Opposabilité et limites
- Accusé de réception du Bailleur
Utiliser le certificat d’estoppel du locataire, étape par étape
1 Indiquez le destinataire et les parties
Saisissez les dénominations légales du locataire et du bailleur, ainsi que les personnes qui s’appuieront sur le certificat — l’acheteur, le prêteur ou les deux — et leur qualité.
2 Énumérez les documents du bail et les dates
Énumérez le bail ainsi que chaque avenant, lettre annexe et prolongation. Ajoutez les dates de début et d’expiration, les options de renouvellement et les éventuels droits d’achat, d’agrandissement ou de résiliation anticipée. Inscrivez « Néant » lorsqu’il n’y en a aucun.
3 Confirmez le loyer, le dépôt et les éléments en suspens
Saisissez le loyer de base, les éventuels loyers supplémentaires, la date jusqu’à laquelle le loyer est payé, les loyers payés d’avance, le dépôt et toute lettre de crédit. Indiquez si les travaux et contributions du bailleur sont terminés ou énumérez ce qui reste à effectuer.
4 Consignez les manquements et envoyez le certificat au locataire
Saisissez les manquements connus du bailleur, les réclamations ou compensations, ainsi que les sous-locations — ou « Néant ». Envoyez le certificat au signataire autorisé du locataire pour vérification et signature, puis contresignez-le en tant que bailleur.
Conseils avant l’envoi
- Locataires : vérifiez chaque déclaration par rapport au bail et à vos documents — une fois utilisée par un tiers, vous pourriez être tenu de la respecter.
- Énumérez chaque avenant et lettre annexe. Un document omis pourrait ne pas s’imposer à l’acheteur ou au prêteur.
- Si vous estimez que le bailleur vous doit des travaux, de l’argent ou une réparation, indiquez-le dans les manquements ou réclamations au lieu de signer « Néant ».
- Vérifiez si le bail contient une clause d’estoppel — elle précise souvent dans quel délai le locataire doit répondre et ce que le certificat doit couvrir.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature, de date et d’initiales sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Certificat d’estoppel du locataire : questions fréquentes
Pourquoi l’appelle-t-on certificat d’estoppel ?
« Estoppel » désigne le principe juridique selon lequel une partie qui a fait une déclaration sur laquelle une autre partie s’est fondée ne peut pas ensuite la nier. Le certificat indique que le locataire ne peut pas ultérieurement opposer à une partie qui s’y est fiée des faits contraires à ceux qui y sont déclarés.
Ce document est-il destiné aux locataires résidentiels ?
Il est conçu pour les baux commerciaux, dans lesquels les certificats d’estoppel sont courants lors des ventes et des financements. Les locations résidentielles y ont rarement recours.
Le certificat modifie-t-il le bail ?
Non. Il précise qu’il énonce les faits à sa date, qu’il ne modifie pas le bail et qu’il ne crée pas de nouvelles obligations pour le locataire.
Un prêteur acceptera-t-il un certificat d’estoppel signé électroniquement ?
Beaucoup l’acceptent. Les signatures électroniques sont généralement valables aux États-Unis (loi ESIGN (ESIGN Act) et UETA), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (règlement eIDAS) et au Canada, mais un prêteur ou ses avocats peuvent demander leur propre formulaire — vérifiez d’abord ce dont ils ont besoin.