Qu’est-ce qu’un accord de prime à l’embauche ?
Un accord de prime à l’embauche consigne le versement unique effectué par un employeur pour attirer un nouvel employé — afin de compenser une prime à laquelle il renonce, de convaincre un candidat dans un marché tendu ou simplement de finaliser une offre. La lettre d’offre mentionne généralement la prime ; le présent accord précise exactement son fonctionnement.
Le modèle indique le montant brut et précise si la prime est versée avec le premier salaire, à une date définie ou en plusieurs versements. Il subordonne le paiement au fait que l’employé soit toujours en poste et n’ait pas donné sa démission. Il confirme que la prime ne fait pas partie du salaire de base. Si l’employé démissionne ou est licencié pour faute grave pendant le nombre de mois que vous choisissez, il rembourse la prime — en totalité ou au prorata, selon votre décision — sans remboursement en cas de licenciement économique, d’autre licenciement, de décès ou d’invalidité. Les retenues sur le solde de tout compte ne sont effectuées que lorsque la loi l’autorise, et l’accord précise que certains pays limitent les clauses de remboursement des primes.
- Idéal pour
- Les nouveaux employés auxquels une prime d’embauche, de signature ou de recrutement est proposée
- Signataires
- L’employeur (avec son intitulé de poste) et le nouvel employé
- Moment du versement
- Premier salaire, date définie ou versements échelonnés
- Remboursement
- Vous définissez la période et choisissez un remboursement total ou au prorata
- Longueur
- Environ 2 pages, paraphées sur chaque page
Quand utiliser un accord de prime à l’embauche
- Finaliser une offre avec un candidat qui dispose d’offres concurrentes
- Compenser un nouvel employé pour une prime annuelle à laquelle il renonce en quittant son poste actuel
- Verser une prime de recrutement en deux fois pour inciter l’employé à rester
- Confirmer la prime promise dans une lettre d’offre, avec des modalités de remboursement claires
- Recruter pour des postes difficiles à pourvoir, comme des infirmiers, des ingénieurs ou des ouvriers qualifiés
Ce que vous remplissez
15 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : employeur, salarié.
1 Les parties
- Date de la convention*
- Employeur (raison sociale)*
- Adresse de l'employeur
- Nom complet du salarié*
- Intitulé du poste
- Date de début de l'emploi*
2 La prime
- Devise*
- Prime à la signature (brute)*
- Date de versement* avec le premier versement de salaire régulier du Salarié suivant la Date de début · à la date indiquée ci-dessous · en plusieurs versements, comme indiqué ci-dessous
- Date de versement ou échéancier des versements
- Lettre d'offre datée du
3 Remboursement
- Le remboursement s'applique si le salarié quitte son emploi dans les (mois suivant la date de début)*
- Montant à rembourser* la Prime versée, diminuée d'un montant égal pour chaque mois complet d'emploi accompli après la Date de début, de sorte qu'aucun montant ne soit remboursable à l'expiration de la période de remboursement · le montant intégral de la Prime versée
- Remboursement exigible dans les (jours suivant le départ)*
4 Les parties
- Droit applicable*
5 Qui signe
- Employeur signature et date, fonction, initiales sur chaque page · Personne autorisée à approuver la prime, comme un membre des RH ou le responsable du recrutement.
- Salarié signature et date, initiales sur chaque page · Nouveau salarié qui reçoit la prime.
Ce que couvre le accord de prime à l’embauche
- La prime
- Date de versement de la prime
- Nature de la prime
- Remboursement en cas de cessation anticipée de l'emploi
- Modalités du remboursement
- Absence d'incidence sur l'emploi
- Dispositions générales
Utiliser le accord de prime à l’embauche, étape par étape
1 Saisissez la prime
Ajoutez le nom de l’employé, son intitulé de poste, sa date de début, la devise et le montant brut de la prime. Si la prime a été promise dans une lettre d’offre, ajoutez la date de cette lettre afin de relier les deux documents.
2 Choisissez la date de versement
Choisissez le premier versement de salaire habituel, une date définie ou des versements échelonnés. Pour une date définie ou des versements échelonnés, décrivez le calendrier — par exemple, la moitié au premier jour de paie et l’autre moitié après 90 jours.
3 Définissez les modalités de remboursement
Choisissez le nombre de mois suivant la date de début pendant lesquels le remboursement s’applique, précisez si l’employé rembourse la totalité de la prime ou une part au prorata, ainsi que le nombre de jours dont il dispose pour rembourser après son départ.
4 Envoyez-le avant la date de début
Ajoutez le nom et l’adresse e-mail du nouvel employé, puis envoyez l’accord. Les deux parties paraphent chaque page et signent. L’accord signé est classé dans votre coffre-fort avec la lettre d’offre.
Conseils avant l’envoi
- Faites signer l’accord avant l’arrivée de l’employé — et idéalement avant qu’il ne démissionne de son poste actuel — afin que les modalités de remboursement soient clairement convenues à l’avance.
- Un versement échelonné peut remplir le rôle d’une clause de remboursement sans demander à quiconque de restituer de l’argent.
- Un remboursement au prorata est plus facile à justifier qu’un remboursement intégral lorsque la période touche à sa fin.
- Informez l’employé que la prime est généralement imposée comme un salaire et que le montant reçu sera donc inférieur au montant brut.
- Gardez une période de remboursement courte et proportionnée au montant de la prime.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature, de date et d’initiales sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Accord de prime à l’embauche : questions fréquentes
Dois-je rembourser une prime à l’embauche si je quitte l’entreprise ?
Uniquement si vous avez accepté de la rembourser. Selon ce modèle, le remboursement s’applique si l’employé démissionne ou est licencié pour faute grave pendant la période définie dans l’accord. Il ne s’applique pas si l’employeur met fin à l’emploi pour d’autres raisons, ni en cas de décès ou d’invalidité de longue durée. Le droit local peut limiter davantage le remboursement.
Le remboursement porte-t-il sur le montant brut ou net ?
L’accord précise que seule la partie effectivement versée peut être recouvrée et que la question de savoir si le remboursement est brut ou net de l’impôt initialement retenu dépend des règles fiscales applicables. Le service de paie peut confirmer le fonctionnement applicable lorsque l’employé est imposable.
L’employeur peut-il prélever le remboursement sur mon dernier salaire ?
Le modèle autorise une retenue uniquement lorsque la loi le permet et, lorsque la loi l’exige, avec l’accord écrit séparé de l’employé au moment du prélèvement. De nombreux pays limitent les retenues sur le solde de tout compte.
Un accord de prime signé électroniquement est-il juridiquement valable ?
Les signatures électroniques sont généralement valables pour les accords de travail courants comme celui-ci aux États-Unis (loi ESIGN — ESIGN Act — et UETA — Uniform Electronic Transactions Act), au Royaume-Uni, dans l’UE (eIDAS) et au Canada. FileIt ajoute une piste d’audit et un certificat d’achèvement au PDF signé.
Le modèle est-il gratuit ?
Oui. Il est gratuit avec l’application eSignature de FileIt, et l’employé signe sans créer de compte.