Qu’est-ce qu’un état de restitution du dépôt de garantie ?
À la fin d’une location, le bailleur doit généralement restituer le dépôt, déduction faite des retenues autorisées par la loi, avec une liste détaillée — souvent dans un délai fixé par la loi. Un état clair réduit les litiges et vous fournit une preuve de son envoi.
Ce modèle consigne le dépôt détenu et les intérêts éventuels, la référence du dispositif de protection du dépôt s’il y en a une, les retenues détaillées avec leur total, le montant restitué et son mode de paiement, ainsi que tout solde restant dû. Il précise ce que les retenues peuvent couvrir, propose de fournir des justificatifs sur demande et préserve le droit du locataire de contester. Le locataire signe pour accuser réception, ce qui ne vaut pas accord.
- Idéal pour
- Restituer un dépôt de garantie résidentiel à la fin de la location
- Signé par
- Émis par le bailleur ; accusé de réception par le locataire
- Comprend
- Retenues détaillées, total, montant et mode de remboursement, solde éventuel restant dû
- Longueur
- 1 à 2 pages
Quand utiliser un état de restitution du dépôt de garantie
- Restituer intégralement un dépôt sans aucune retenue
- Expliquer les retenues pour le nettoyage, les dommages ou les loyers impayés
- Proposer un partage dans le cadre d’un dispositif de protection du dépôt
- Consigner un solde restant dû lorsque les dommages dépassent le montant du dépôt
- Conserver un dossier organisé pour plusieurs logements locatifs
Ce que vous remplissez
16 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : bailleur, locataire.
1 La location
- Date du présent relevé*
- Bailleur ou agent gestionnaire*
- Nom(s) du locataire*
- Adresse du bien loué*
- Adresse de réexpédition du locataire
- Date de fin de la location / de restitution des clés*
2 Le dépôt de garantie
- Devise*
- Dépôt de garantie détenu*
- Intérêts sur le dépôt de garantie (facultatif)
- Référence du dispositif de protection du dépôt de garantie (facultatif)
3 Retenues
- Retenues détaillées
- Total des retenues
- Montant restitué*
- Montant restant dû par le locataire (facultatif)
- Mode de versement de la restitution*
- Éléments de preuve disponibles (facultatif)
4 Qui signe
- Bailleur signature et date · Le bailleur ou l'agent gestionnaire qui détenait le dépôt de garantie.
- Locataire signature et date · L'ancien locataire qui reçoit le relevé.
Ce que couvre le état de restitution du dépôt de garantie
- Dépôt de garantie
- Retenues
- Montant restitué
- Questions et litiges
- Accusé de réception du Locataire
Utiliser le état de restitution du dépôt de garantie, étape par étape
1 Saisissez les informations de la location
Ajoutez le bailleur, le locataire, le bien, la nouvelle adresse et la date de fin de la location.
2 Consignez le dépôt
Indiquez le montant détenu, les intérêts éventuellement dus et toute référence du dispositif de protection.
3 Détaillez les retenues
Inscrivez chaque retenue sur sa propre ligne avec son montant, puis indiquez le total, le montant restitué et son mode de paiement. Laissez les retenues vides en cas de remboursement intégral.
4 Envoyez-le à temps
Signez et envoyez. Le locataire accuse réception ; la piste d’audit enregistre la date et l’heure d’envoi.
Conseils avant l’envoi
- Les délais de restitution des dépôts sont fixés par le droit local et sont souvent courts : vérifiez le délai applicable et envoyez le document rapidement.
- Les retenues sont généralement limitées aux loyers impayés et aux dommages dépassant l’usure normale. Comparez-les avec l’état des lieux d’entrée.
- Conservez les photos, reçus et devis correspondant à chaque retenue ; l’état indique qu’ils peuvent être fournis sur demande.
- Si le dépôt est détenu dans le cadre d’un dispositif de protection, ses propres règles de remboursement et de contestation s’appliquent.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
État de restitution du dépôt de garantie : questions fréquentes
La signature du locataire signifie-t-elle qu’il accepte les retenues ?
Non. L’accusé de réception confirme uniquement la réception et précise qu’il ne renonce à aucun droit de contester les retenues.
Pour quoi puis-je effectuer une retenue ?
En général, pour les loyers impayés ou autres sommes dues au titre du bail, ainsi que pour le nettoyage ou les réparations nécessaires afin de remettre le bien dans son état initial, au-delà de l’usure normale — dans les limites prévues par le droit local.
Que se passe-t-il si les dommages dépassent le montant du dépôt ?
Indiquez le solde restant dû. L’état demande un paiement sous 30 jours ou la prise de contact afin de convenir d’un échéancier.
Un état de restitution du dépôt signé électroniquement est-il valable ?
Les signatures électroniques sont généralement acceptées pour les accords courants, comme un état de restitution du dépôt, aux États-Unis (loi ESIGN, Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, et UETA, Uniform Electronic Transactions Act), au Royaume-Uni, dans l’UE (eIDAS, règlement (UE) n° 910/2014 concernant l’identification électronique et les services de confiance) et au Canada, même si les règles locales peuvent prévoir des exigences supplémentaires. FileIt conserve une piste d’audit et un certificat d’achèvement (Certificate of Completion) avec le PDF signé.