Qu’est-ce qu’un reçu de remise de clés ?
Les clés se perdent, les badges sont prêtés et, quelques mois plus tard, plus personne ne se souvient du nombre remis. Un reçu de remise de clés règle le problème : une liste datée et signée de chaque clé, badge, télécommande et carte d’accès passée d’une personne à une autre. Les propriétaires l’utilisent à l’entrée et à la sortie du logement, les gestionnaires immobiliers lorsqu’un prestataire a besoin d’un accès, et les mandataires lorsqu’un bien change de gestionnaire.
Ce modèle d’une page fonctionne dans les deux sens : la personne qui remet signe comme « Remis par » et celle qui reçoit comme « Reçu par », qu’il s’agisse d’un propriétaire remettant les clés à un nouveau locataire ou d’un locataire les rendant. Il consigne la date et l’heure facultative, le rôle de chaque personne, le motif de la remise, le bien concerné, la liste détaillée des clés et appareils avec le nombre total, ainsi que la manière dont ils ont été testés. Le destinataire s’engage à les conserver en sécurité, à ne pas les copier ni les prêter, et à signaler rapidement toute perte. Vous pouvez définir une date de retour pour un prestataire ou un accès temporaire et indiquer un coût de remplacement. Le reçu précise clairement qu’il consigne uniquement la remise — et non l’état du bien ni un quelconque dépôt de garantie.
- Idéal pour
- Entrées et sorties des lieux, accès de prestataires et changements de mandataire ou de gestionnaire
- Signé par
- La personne qui remet et celle qui reçoit
- Fonctionne dans les deux sens
- Remettre des clés à quelqu’un ou consigner les clés qui vous sont rendues
- Longueur
- 1 page
Quand utiliser un reçu de remise de clés
- Remettre à un nouveau locataire ses clés, la clé de la boîte aux lettres et le badge de l’immeuble le jour de son entrée dans les lieux
- Récupérer les clés d’un locataire à la fin de la location
- Prêter des clés à un prestataire, une personne chargée du ménage ou un expert avec une date de retour
- Transmettre les clés d’un bien d’un agent de location ou gestionnaire à un autre
- Remettre des clés et badges de remplacement ou supplémentaires en cours de location
Ce que vous remplissez
14 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : remis par, reçu par.
1 La remise
- Date de remise*
- Heure (facultatif)
- Remis par (nom ou société)*
- Qualité de la personne qui remet* propriétaire · agent immobilier · gestionnaire immobilier · locataire · prestataire · gestionnaire de l’immeuble · autre
- Reçu par (nom ou société)*
- Qualité de la personne qui reçoit* locataire · prestataire · propriétaire · agent immobilier · gestionnaire immobilier · gestionnaire de l’immeuble · autre
- Adresse du bien*
- Motif de la remise* le début d’une location · la fin d’une location · l’accès pour des travaux effectués par un prestataire · un accès temporaire · le remplacement ou l’ajout de clés · un changement de gestionnaire immobilier ou d’agent
2 Les clés
- Clés et dispositifs remis*
- Nombre total d’éléments*
- État et vérification (facultatif)
3 Conservation et restitution
- Les clés doivent être restituées au plus tard le
- Coût en cas de perte d’un élément (facultatif)
- Autres remarques (facultatif)
4 Qui signe
- Remis par signature et date · La personne qui remet les clés — par exemple le propriétaire ou l’agent lors de l’entrée dans les lieux, ou le locataire qui restitue les clés lors de la sortie.
- Reçu par signature et date · La personne qui reçoit les clés — par exemple un nouveau locataire, un prestataire ou le propriétaire qui récupère les clés.
Ce que couvre le reçu de remise de clés
- Éléments remis
- Conservation des clés en lieu sûr
Utiliser le reçu de remise de clés, étape par étape
1 Choisissez qui remet et qui reçoit
Saisissez les deux noms et leurs rôles — propriétaire, mandataire, gestionnaire immobilier, locataire, prestataire ou gestionnaire d’immeuble — ainsi que le motif de la remise. Si vous récupérez les clés, c’est le locataire qui les remet.
2 Répertoriez chaque élément
Inscrivez un élément par ligne, avec suffisamment de détails pour l’identifier ultérieurement : la porte qu’il ouvre et tout numéro inscrit sur l’étiquette ou le badge. Saisissez le nombre total d’éléments et indiquez que les clés ont été testées si vous les avez vérifiées.
3 Définissez les conditions de retour et de remplacement
Pour un prestataire ou un accès temporaire, ajoutez une date limite de retour. Pour une location, laissez ce champ vide : les clés sont rendues à la fin de la location. Ajoutez un coût de remplacement uniquement si le bail, le contrat et la loi l’autorisent.
4 Signez lors de la remise
Les deux personnes peuvent signer sur place avec un téléphone ou une tablette. Le reçu est classé dans votre coffre et envoyé par e-mail aux deux parties, afin d’éviter toute contestation ultérieure sur ce qui a été remis.
Conseils avant l’envoi
- Comptez les éléments avec l’autre personne présente et vérifiez que le total correspond à la liste.
- N’inscrivez jamais l’adresse du bien sur une étiquette de clé : utilisez plutôt un code ou un numéro.
- Utilisez le reçu avec un état des lieux d’entrée ou de sortie ; il consigne les clés, pas l’état du bien.
- Si une clé passe-partout ou un badge d’immeuble est perdu, remplacez-le ou désactivez-le rapidement pour préserver la sécurité du bien.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Reçu de remise de clés : questions fréquentes
Puis-je utiliser ce document lorsqu’un locataire rend les clés ?
Oui. Le locataire signe comme la personne qui remet et le propriétaire ou mandataire comme la personne qui reçoit. Sélectionnez « la fin de la location » comme motif ; le reçu ajoute la confirmation du locataire qu’il a rendu chaque clé et appareil qu’il détenait, y compris les éventuelles copies.
Le fait de signer pour les clés signifie-t-il que la sortie des lieux est acceptée ?
Non. Le reçu précise qu’il consigne uniquement la remise des éléments listés et ne confirme pas l’état du bien, ne modifie aucun bail et ne règle pas le dépôt de garantie.
Puis-je facturer les clés perdues ?
Uniquement dans les limites autorisées par le bail, le contrat et la loi. Vous pouvez indiquer le coût de remplacement sur le reçu afin qu’il soit convenu à l’avance.
Un reçu signé électroniquement est-il valable ?
Les signatures électroniques sont généralement valables pour les documents courants de ce type aux États-Unis (loi ESIGN (ESIGN Act) et UETA (Uniform Electronic Transactions Act)), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (règlement eIDAS (eIDAS)) et au Canada. La piste d’audit de FileIt enregistre la date et l’heure de la signature de chaque personne.