ما هو إيصال تسليم المفاتيح؟
تضيع المفاتيح، وتُعار أجهزة الدخول، وبعد أشهر لا يتذكر أحد عدد المفاتيح التي سُلّمت. يحسم إيصال تسليم المفاتيح الأمر: قائمة موقّعة ومؤرخة بكل مفتاح وجهاز دخول وجهاز تحكم عن بُعد وبطاقة دخول انتقلت من شخص إلى آخر. يستخدمه المؤجرون عند انتقال المستأجر إلى العقار أو مغادرته، ومديرو العقارات عندما يحتاج مقاول إلى الدخول، والوكلاء عند انتقال إدارة العقار.
يعمل هذا النموذج المؤلف من صفحة واحدة في كلا الاتجاهين — يوقّع الشخص الذي يسلّم بصفته «سُلّم بواسطة»، ويوقّع الشخص الذي يستلم بصفته «استُلِم بواسطة»، سواء كان المؤجر يسلّم المفاتيح إلى مستأجر جديد أو كان المستأجر يعيدها. يسجّل النموذج التاريخ والوقت الاختياري، ودور كل شخص، وسبب التسليم، والعقار، وقائمة مفصلة بالمفاتيح والأجهزة مع العدد الإجمالي، وكيفية اختبارها. ويوافق المستلم على إبقائها آمنة، وعدم نسخها أو إعارتها، والإبلاغ عن فقدانها فوراً. ويمكنك تحديد تاريخ للإرجاع عند التعامل مع مقاول أو منح صلاحية دخول مؤقتة، وتسجيل أي تكلفة للاستبدال. ويوضح النموذج أن الإيصال يسجل عملية التسليم فقط — ولا يصف حالة العقار أو أي مبلغ تأمين.
- مناسب لـ
- الانتقال إلى العقار أو مغادرته، ودخول المقاولين، وتغيير الوكيل أو المدير
- يوقّعه
- الشخص الذي يسلّم والشخص الذي يستلم
- يعمل في كلا الاتجاهين
- سلّم المفاتيح إلى شخص ما أو سجّل المفاتيح التي أُعيدت إليك
- الطول
- صفحة واحدة
متى تستخدم إيصال تسليم المفاتيح
- تسليم المستأجر الجديد مفاتيحه ومفتاح صندوق البريد وجهاز دخول المبنى في يوم الانتقال
- استلام المفاتيح من المستأجر عند انتهاء الإيجار
- إعارة المفاتيح إلى مقاول أو عامل تنظيف أو خبير معاينة مع تحديد تاريخ للإرجاع
- تسليم مفاتيح عقار من وكيل تأجير أو مدير إلى وكيل أو مدير آخر
- إصدار مفاتيح وأجهزة دخول بديلة أو إضافية أثناء مدة الإيجار
ما ستملؤه
14 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: تم التسليم بواسطة, تم الاستلام بواسطة.
1 التسليم
- تاريخ التسليم*
- الوقت (اختياري)
- تم التسليم بواسطة (الاسم أو الشركة)*
- صفة الشخص الذي يسلّم* المالك · وكيل التأجير · مدير العقار · المستأجر · المقاول · مدير المبنى · أخرى
- تم الاستلام بواسطة (الاسم أو الشركة)*
- صفة الشخص الذي يستلم* المستأجر · المقاول · المالك · وكيل التأجير · مدير العقار · مدير المبنى · أخرى
- عنوان العقار*
- سبب التسليم* بدء الإيجار · انتهاء الإيجار · السماح بدخول المقاول لتنفيذ الأعمال · السماح بالدخول مؤقتاً · استبدال مفاتيح أو إضافة مفاتيح · تغيير مدير العقار أو الوكيل
2 المفاتيح
- المفاتيح وأجهزة الدخول التي تم تسليمها*
- العدد الإجمالي للعناصر*
- الحالة والاختبار (اختياري)
3 حفظها وإعادتها
- يجب إعادة المفاتيح بحلول
- التكلفة في حال فقدان أحد العناصر (اختياري)
- ملاحظات أخرى (اختياري)
4 من يوقّع
- تم التسليم بواسطة التوقيع والتاريخ · الشخص الذي يسلّم المفاتيح — مثل المالك أو الوكيل عند بدء الإشغال، أو المستأجر الذي يعيد المفاتيح عند انتهاء الإشغال.
- تم الاستلام بواسطة التوقيع والتاريخ · الشخص الذي يستلم المفاتيح — مثل مستأجر جديد أو مقاول أو المالك الذي يستعيد المفاتيح.
ما يغطيه إيصال تسليم المفاتيح
- العناصر التي تم تسليمها
- حفظ المفاتيح بأمان
استخدام إيصال تسليم المفاتيح خطوة بخطوة
1 حدّد من يسلّم ومن يستلم
أدخل اسمي الطرفين ودوريهما — مؤجر، وكيل، مدير عقار، مستأجر، مقاول أو مدير مبنى — وسبب التسليم. إذا كنت تسترد المفاتيح، فالمستأجر هو الشخص الذي يسلّمها.
2 أدرج كل عنصر
اكتب عنصراً واحداً في كل سطر مع تفاصيل كافية للتعرّف إليه لاحقاً: الباب الذي يفتحه وأي رقم للبطاقة أو جهاز الدخول. أدخل العدد الإجمالي للعناصر، واذكر أنه تم اختبار المفاتيح إذا كنت قد تحققت منها.
3 حدّد شروط الإرجاع والاستبدال
بالنسبة إلى مقاول أو صلاحية دخول مؤقتة، أضف تاريخاً يجب الإرجاع بحلوله. أما في حالة الإيجار، فاتركه فارغاً — تُعاد المفاتيح عند انتهاء الإيجار. أضف تكلفة الاستبدال فقط إذا كان عقد الإيجار والعقد والقانون يسمحون بذلك.
4 وقّع عند التسليم
يمكن للطرفين التوقيع على الهاتف أو الجهاز اللوحي في المكان. يُحفظ الإيصال في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الطرفين، فلا يحدث خلاف لاحقاً حول ما تم تسليمه.
نصائح قبل الإرسال
- أحصِ العناصر بحضور الشخص الآخر وتأكد من أن الإجمالي يطابق القائمة.
- لا تكتب عنوان العقار على بطاقة المفتاح — استخدم رمزاً أو رقماً بدلاً من ذلك.
- استخدم الإيصال إلى جانب تقرير حالة العقار عند الانتقال إليه أو مغادرته؛ فهو يسجل المفاتيح لا الحالة.
- إذا فُقد مفتاح رئيسي أو جهاز دخول للمبنى، فغيّره أو عطّله فوراً للحفاظ على أمن العقار.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن إيصال تسليم المفاتيح
هل يمكنني استخدام هذا الإيصال عندما يعيد المستأجر المفاتيح؟
نعم. يوقّع المستأجر بصفته الشخص الذي يسلّم، ويوقّع المؤجر أو الوكيل بصفته الشخص الذي يستلم. اختر «نهاية الإيجار» سبباً للتسليم، وسيضيف الإيصال تأكيد المستأجر أنه أعاد كل مفتاح وجهاز كان بحوزته، بما في ذلك أي نسخ.
هل يعني التوقيع على استلام المفاتيح قبول مغادرة المستأجر؟
لا. يوضح الإيصال أنه يسجل تسليم العناصر المدرجة فقط، ولا يؤكد حالة العقار أو يغيّر أي عقد إيجار أو يسوّي مبلغ التأمين.
هل يمكنني فرض رسوم على المفاتيح المفقودة؟
فقط بالقدر الذي يسمح به عقد الإيجار والعقد والقانون. ويمكنك تسجيل تكلفة الاستبدال في الإيصال حتى تكون متفقاً عليها مسبقاً.
هل الإيصال الموقّع إلكترونياً صالح؟
تكون التوقيعات الإلكترونية صالحة عموماً للمستندات العادية مثل هذا الإيصال في الولايات المتحدة (قانون التوقيعات الإلكترونية في التجارة العالمية والوطنية ESIGN Act وقانون المعاملات الإلكترونية الموحد UETA)، والمملكة المتحدة، والاتحاد الأوروبي (لائحة eIDAS)، وكندا. ويسجل سجل التدقيق في FileIt وقت توقيع كل شخص.