Qu’est-ce qu’un lettre de prolongation de la période d’essai ?
Il arrive que la fin d’une période d’essai approche et que la réponse honnête soit « pas encore » : le nouvel employé montre du potentiel, mais certains points ne permettent pas encore de valider son expérience. Prolonger la période d’essai lui donne plus de temps — et vous fournit une base claire et convenue pour prendre la décision finale. La lettre doit être précise, encourageante et sans ambiguïté sur la suite.
Cette lettre indique les dates de fin initiale et nouvelle de la période d’essai, la réunion au cours de laquelle vous en avez discuté, les raisons précises de la prolongation et ce que l’employé doit démontrer à la nouvelle date. Elle précise le soutien et les points de suivi que vous fournirez, explique les deux issues possibles à la fin (confirmation dans le poste ou fin de la relation de travail avec préavis conformément au contrat) et indique que vous ne prévoyez pas de nouvelle prolongation. Elle confirme que les conditions de la période d’essai — y compris le délai de préavis applicable — restent en vigueur jusqu’à la nouvelle date. L’employé contresigne pour confirmer son accord avec la prolongation.
- Idéal pour
- Les nouveaux employés qui ont besoin de plus de temps pour atteindre les exigences du poste
- Signée par
- L’employeur, puis l’employé, qui accepte la prolongation
- Format
- Une lettre adressée à l’employé, avec une confirmation de sa part
- Longueur
- Environ 2 pages
Quand utiliser un lettre de prolongation de la période d’essai
- Un nouvel employé est proche du niveau requis, mais a besoin de plus de temps pour certaines tâches essentielles
- La période d’essai a été interrompue par une maladie ou un congé, et le temps d’évaluation n’a pas été suffisant
- Le poste a changé pendant la période d’essai et l’employé a besoin de temps pour s’adapter à la nouvelle organisation
- Un responsable souhaite mettre en place un plan documenté et constructif avant de prendre une décision finale
Ce que vous remplissez
13 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : employeur, salarié.
1 La lettre
- Date de la lettre*
- Nom de l’entreprise*
- Adresse de l’entreprise
- Nom complet du salarié*
- Intitulé du poste*
2 La prolongation
- La période d’essai devait prendre fin*
- La période d’essai prend désormais fin*
- Date à laquelle vous en avez discuté
3 Motifs et objectifs
- Motif de la prolongation de la période d’essai*
- Ce que le salarié doit démontrer*
- Soutien fourni par l’entreprise
- Comment les progrès seront évalués
4 Conditions
- Préavis pendant la période d’essai
5 Qui signe
- Employeur signature et date, fonction · Le responsable ou membre des RH qui signe la lettre
- Salarié signature et date · Signe pour accepter la prolongation
Ce que couvre le lettre de prolongation de la période d’essai
- Prolongation de votre période d’essai
- Motifs de la prolongation
- Ce que nous devons constater
- Soutien et suivi
- Prochaines étapes
- Vos conditions d’emploi
- Confirmation du salarié
Utiliser le lettre de prolongation de la période d’essai, étape par étape
1 Vérifiez d’abord le contrat
De nombreux contrats précisent si la période d’essai peut être prolongée et, le cas échéant, pour combien de temps ; la législation locale peut aussi plafonner sa durée totale. Choisissez une nouvelle date de fin qui respecte ces deux contraintes. La signature de l’employé consigne son accord.
2 Expliquez les raisons
Soyez précis et factuel — donnez des exemples de critères non atteints, plutôt que des impressions générales. Si vous en avez déjà discuté lors d’une réunion, indiquez-en la date.
3 Définissez les objectifs et le soutien
Indiquez ce que l’employé doit démontrer à la nouvelle date, le soutien que vous lui apporterez et la manière dont vous suivrez ses progrès, par exemple lors d’entretiens individuels toutes les deux semaines.
4 Envoyez le document pour obtenir les deux signatures
Signez en tant qu’employeur et ajoutez l’employé comme signataire. Il signe la section « Confirmation de l’employé » à la fin. La lettre signée est classée dans votre coffre-fort.
Conseils avant l’envoi
- Informez l’employé en personne avant l’envoi de la lettre ; personne ne devrait apprendre une prolongation en découvrant un message dans sa boîte de réception.
- Envoyez-la avant la date de fin initiale de la période d’essai. Une fois cette date passée, le contrat peut considérer la période d’essai comme terminée, et une prolongation peut ne plus être possible.
- Veillez à ce que la prolongation reste proportionnée. Quelques semaines à quelques mois sont généralement suffisants, selon le poste.
- Organisez les points de suivi promis et prenez de brèves notes ; elles étayeront la décision que vous prendrez, quelle qu’elle soit.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Lettre de prolongation de la période d’essai : questions fréquentes
Un employeur peut-il prolonger une période d’essai ?
En général, oui, si le contrat de travail l’autorise ou si l’employé y consent. Certains endroits limitent la durée totale possible d’une période d’essai. Cette lettre demande à l’employé de signer son accord ; vous devez donc vérifier le contrat et la législation locale avant de vous y fier.
Que se passe-t-il à la fin de la période d’essai prolongée ?
La lettre prévoit deux issues : si les objectifs sont atteints, vous confirmez que l’employé a réussi sa période d’essai ; sinon, la relation de travail peut prendre fin avec le préavis prévu au contrat, conformément à vos procédures et à la loi. Elle indique également qu’une nouvelle prolongation est peu probable.
Le délai de préavis change-t-il pendant la prolongation ?
Non. Les conditions de la période d’essai, y compris le délai de préavis applicable, restent en vigueur jusqu’à la nouvelle date de fin ou jusqu’à ce que vous confirmiez que l’employé a réussi sa période d’essai. Vous pouvez préciser le délai de préavis dans la lettre.
Une lettre signée électroniquement est-elle valable ?
En général, oui. Les signatures électroniques sont largement acceptées pour les lettres relatives à l’emploi aux États-Unis (loi ESIGN (ESIGN Act) et loi uniforme sur les transactions électroniques (UETA)), au Royaume-Uni, dans l’UE (règlement sur l’identification électronique et les services de confiance (eIDAS)) et au Canada. FileIt enregistre la date et l’heure de la signature de chaque personne.