Qu’est-ce qu’un convention de subvention ?
Une convention de subvention transforme une décision d’attribution en conditions claires et signées. Le bailleur de fonds — une fondation, une entreprise engagée, un organisme caritatif qui reverse des fonds ou un fonds communautaire — précise le montant accordé, l’utilisation autorisée des fonds, les informations à fournir et les conséquences d’une utilisation non conforme. Le bénéficiaire sait exactement quand il sera payé et ce à quoi il s’engage.
Ce modèle couvre le montant et la période de la subvention, l’objet auquel elle est limitée, le paiement en une fois ou en versements liés aux progrès, les utilisations qui ne peuvent pas être financées, un budget approuvé facultatif avec une marge de variation autorisée et les frais généraux, les étapes clés, les rapports d’avancement et le rapport final, la conservation et l’inspection des documents, la mention du bailleur ou son anonymat, la propriété des résultats avec une licence accordée au bailleur, le sort des fonds non utilisés, la suspension et le remboursement en cas de mauvaise utilisation, ainsi que la responsabilité du bénéficiaire concernant le projet.
- Idéal pour
- Subventions de fondations, d’entreprises, de fonds communautaires et d’organismes caritatifs à d’autres organismes caritatifs
- Signée par
- Le bailleur et le bénéficiaire — une personne autorisée pour chacun
- Paiement
- Un paiement unique ou des versements liés aux rapports et aux progrès
- Longueur
- Environ 3 pages, paraphées sur chaque page
Quand utiliser un convention de subvention
- Une fondation familiale qui finance le programme d’un organisme caritatif local
- Une entreprise qui attribue des subventions locales dans le cadre de son programme de dons
- Un organisme caritatif qui reverse des fonds à une organisation partenaire de plus petite taille
- Une subvention destinée à un projet précis, versée par tranches en fonction des rapports
- Un appel à petites subventions dans lequel chaque bénéficiaire signe les mêmes conditions
Ce que vous remplissez
24 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : financeur, bénéficiaire.
1 Les parties
- Date de l’accord*
- Financeur*
- Adresse du Financeur
- Organisation bénéficiaire*
- Adresse du Bénéficiaire
- Statut juridique du Bénéficiaire
2 Le projet
- Intitulé du projet*
- Objet de la subvention*
- Début de la période de subvention*
- Fin de la période de subvention*
- Jalons ou résultats
3 Les fonds
- Devise*
- Montant total de la subvention*
- Modalités de versement* en un seul versement · en plusieurs versements, comme indiqué ci-dessous
- Échéancier des versements
- Budget approuvé
- Pourcentage maximal que le Bénéficiaire peut déplacer entre les lignes budgétaires (%)
- Frais généraux autorisés (%)
4 Rapports
- Rapports d’avancement avant le rapport final* tous les trois mois · tous les six mois · une fois par an · aucun — rapport final uniquement
- Date limite du rapport final (jours après la période de subvention)*
- Conserver les documents pendant (années)*
5 Autres conditions
- Mentionner publiquement le Financeur ?* Oui, selon les modalités approuvées par le Financeur · Non — le Financeur préfère ne pas être nommé
- Fonds non dépensés à la fin* sont restitués au Financeur · peuvent être conservés pour les activités caritatives du Bénéficiaire avec l’accord écrit du Financeur
- Droit applicable*
6 Qui signe
- Financeur signature et date, fonction, initiales sur chaque page · La fondation, l’entreprise, l’organisme caritatif ou la personne qui attribue la subvention.
- Bénéficiaire signature et date, fonction, initiales sur chaque page · Personne autorisée à signer au nom de l’organisation qui reçoit la subvention.
Ce que couvre le convention de subvention
- La subvention
- Versement
- Utilisation de la Subvention
- Rapports et documents
- Mention et publicité
- Propriété des résultats
- Fonds non dépensés, remboursement et fin de la subvention
- Responsabilité
- Dispositions générales
Utiliser le convention de subvention, étape par étape
1 Décrivez le bénéficiaire et le projet
Saisissez le nom du bénéficiaire et, si vos règles l’exigent, son statut juridique, par exemple organisme caritatif enregistré ou organisation sans but lucratif exonérée d’impôt, avec son numéro. Décrivez précisément l’objet : la subvention ne peut être utilisée qu’à cette fin.
2 Fixez le montant et les modalités de paiement
Saisissez le montant total et choisissez un paiement unique ou des versements. Pour les versements, indiquez le calendrier — par exemple, une part à la signature et le solde à réception des rapports. Les versements ultérieurs dépendent du respect de la convention par le bénéficiaire.
3 Ajoutez le budget, les étapes clés et les rapports
Vous pouvez inclure le budget approuvé, le montant pouvant être transféré d’un poste budgétaire à l’autre et une enveloppe pour les frais généraux. Ajoutez les étapes clés ou les résultats attendus, choisissez la fréquence des rapports d’avancement et fixez la date limite du rapport final ainsi que la durée de conservation des documents.
4 Décidez de la mention et du sort des fonds non utilisés, puis signez
Choisissez si le bénéficiaire vous mentionnera publiquement ou préservera votre anonymat, et si les fonds non utilisés devront être restitués ou pourront être conservés avec votre accord. Les deux parties signent en ligne, puis la convention est classée dans votre coffre.
Conseils avant l’envoi
- Certains bailleurs peuvent réserver leurs subventions aux organisations présentant un statut juridique ou fiscal particulier. Vérifiez vos propres règles et confirmez le statut du bénéficiaire avant de procéder au paiement.
- Adaptez les obligations de rapport au montant de la subvention : une petite subvention nécessite rarement des rapports trimestriels.
- Si la législation qui vous est applicable interdit de financer des campagnes politiques ou des activités de lobbying, le modèle les exclut déjà. Demandez conseil si vous n’êtes pas certain de ce qui est concerné.
- Notez les dates limites des rapports au moment de la signature afin de repérer les retards et d’en assurer le suivi.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature, de date et d’initiales sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Convention de subvention : questions fréquentes
Le bailleur peut-il demander le remboursement de la subvention ?
Oui, dans des cas précis : si la subvention est utilisée à une autre fin, si la demande ou les rapports contiennent des informations substantiellement fausses, si les rapports ne sont pas transmis après un rappel, si le projet prend fin, si le bénéficiaire perd son statut ou devient insolvable, ou en cas de fraude ou de faute grave. Sauf en cas de fraude ou de faute grave, le bénéficiaire a d’abord la possibilité de remédier au problème.
Que deviennent les fonds qui ne sont pas dépensés ?
Vous choisissez : ils sont restitués au bailleur, ou le bénéficiaire peut les conserver pour ses objectifs caritatifs avec l’accord écrit du bailleur. Le bénéficiaire indique le montant non utilisé dans son rapport final.
À qui appartiennent les réalisations du bénéficiaire ?
Elles appartiennent au bénéficiaire. Celui-ci accorde au bailleur une licence gratuite, permanente et non exclusive lui permettant d’utiliser ses rapports et publications à ses propres fins caritatives, d’information et non commerciales.
Une convention de subvention peut-elle être signée électroniquement ?
Les signatures électroniques sont généralement valables pour ce type de convention aux États-Unis (loi sur les signatures électroniques dans le commerce national et international (ESIGN Act, Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) et loi uniforme sur les transactions électroniques (UETA, Uniform Electronic Transactions Act)), au Royaume-Uni, dans l’UE (règlement eIDAS) et au Canada. Vérifiez si vos propres règles de gouvernance exigent des signataires particuliers.