Qu’est-ce qu’un attestation de prise de connaissance du code de conduite ?
Un code de conduite (code of conduct) définit le comportement attendu de chacun dans l’entreprise : agir honnêtement et avec respect, éviter les conflits d’intérêts et les pots-de-vin, et prendre soin des ressources de l’entreprise et des données d’autrui. Une attestation signée prouve que chaque employé l’a reçu et s’est engagé à le respecter.
Ce modèle consigne le titre, la version et la date du code, ainsi que la manière dont il a été remis, et indique s’il s’agit d’une attestation à l’embauche, d’une certification annuelle ou d’une attestation faisant suite à une mise à jour. Il résume les principaux engagements, indique à l’employé à qui s’adresser et confirme qu’il peut signaler ses préoccupations sans subir de représailles ni dénoncer un comportement illégal aux autorités. Pour les certifications annuelles, une section facultative permet d’indiquer soit que l’employé n’a rien à signaler, soit les faits qu’il a déclarés.
- Idéal pour
- Les nouvelles recrues, les certifications annuelles en matière d’éthique et les mises à jour du code
- Signé par
- L’employé et l’employeur, qui confirme que le code a été remis
- Certification annuelle
- Signalement facultatif des manquements ou conflits d’intérêts connus
- Longueur
- 1 à 2 pages
Quand utiliser un attestation de prise de connaissance du code de conduite
- Les documents d’intégration de chaque nouvel employé
- Une certification annuelle du code d’éthique pour les équipes financières ou réglementées
- La collecte d’une validation après la réécriture ou la mise à jour du code
- Prouver à un client, un investisseur ou un auditeur que le personnel a certifié le code
- Consigner un conflit d’intérêts déclaré lors d’une certification annuelle
Ce que vous remplissez
11 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : salarié, employeur.
1 Détails
- Nom de la Société*
- Nom complet du Salarié*
- Intitulé du poste
2 Le Code
- Titre du Code*
- Version
- Date du Code
- Mode de remise du Code* Par voie électronique, sur l'intranet de la Société · Par voie électronique, par e-mail · Sous forme imprimée · Joint au présent accusé de réception
- Le présent accusé de réception intervient* à mon arrivée dans la Société · dans le cadre d'une certification annuelle · à la suite d'une mise à jour du Code
3 Déclaration
- Éléments à déclarer (certification annuelle)* Sans objet · Je n'ai rien à déclarer · J'ai déclaré les éléments exposés ci-dessous
- Éléments déclarés
4 Contacts
- Pour toute question concernant le Code, s'adresser à*
5 Qui signe
- Salarié signature et date
- Employeur signature et date, fonction · Les ressources humaines, la conformité ou le responsable qui consigne l'accusé de réception.
Ce que couvre le attestation de prise de connaissance du code de conduite
- Mon engagement
- Questions et préoccupations
- Conséquences
Utiliser le attestation de prise de connaissance du code de conduite, étape par étape
1 Identifier le code
Saisissez le titre, la version et la date de votre code de conduite, ainsi que la manière dont l’employé l’a reçu.
2 Choisir le contexte
Choisissez l’embauche, la certification annuelle ou une mise à jour. La phrase d’introduction s’adapte en conséquence.
3 Consigner un éventuel signalement
Pour une certification annuelle, choisissez « rien à signaler » ou consignez les faits déclarés par l’employé. Sinon, laissez ce champ sur « non applicable ».
4 Envoyer à l’employé
Ajoutez l’employé comme premier signataire et indiquez-vous comme employeur. L’attestation signée est classée dans votre coffre-fort.
Conseils avant l’envoi
- Demandez les éventuels signalements avant d’envoyer une certification annuelle, afin que le document signé reflète la situation réelle.
- Gardez le code court et pratique : on respecte plus facilement ce que l’on peut retenir.
- Mentionnez vos procédures de signalement et de gestion des conflits d’intérêts dans le code.
- Faites renouveler la certification après toute modification importante du code.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Attestation de prise de connaissance du code de conduite : questions fréquentes
Quelle est la différence avec l’accusé de réception du manuel de l’employé ?
Le manuel couvre les politiques d’emploi du quotidien. Un code de conduite (code of conduct) porte sur l’éthique et le comportement — honnêteté, conflits d’intérêts, corruption, confidentialité et droit de s’exprimer. De nombreux employeurs utilisent les deux.
Puis-je l’utiliser pour une certification annuelle ?
Oui. Choisissez « une certification annuelle » et utilisez l’option de signalement pour indiquer si l’employé a connaissance d’un manquement ou d’un conflit d’intérêts non déclaré.
Le code devient-il partie intégrante du contrat de travail ?
Pas au moyen de cette attestation. Celle-ci précise que le code ne fait pas partie du contrat, sauf si le contrat lui-même le prévoit, mais l’employé reste tenu de le respecter.
Une attestation électronique suffit-elle ?
Pour les attestations de prise de connaissance de politiques professionnelles comme celle-ci, les signatures électroniques sont largement acceptées. FileIt conserve la piste d’audit indiquant quand chaque employé a signé.