¿Qué es confirmación de recepción del código de conducta?
Un código de conducta establece cómo se espera que se comporte todo el mundo en la empresa: con honestidad y respeto, sin conflictos ni sobornos, y cuidando los recursos de la empresa y los datos de otras personas. Una confirmación firmada demuestra que cada empleado lo ha recibido y se ha comprometido a cumplirlo.
Esta plantilla registra el título, la versión y la fecha del código, cómo se proporcionó y si la confirmación se realiza al incorporarse, como certificación anual o tras una actualización. Resume los compromisos clave, indica al empleado a quién puede preguntar y confirma que puede plantear inquietudes sin sufrir represalias y denunciar conductas ilegales ante las autoridades. En las certificaciones anuales, una sección opcional de declaración registra que el empleado no tiene nada que declarar o los asuntos que ha comunicado.
- Ideal para
- Nuevas incorporaciones, certificaciones éticas anuales y actualizaciones del código
- Firmado por
- El empleado y el empleador, para confirmar que se proporcionó el código
- Certificación anual
- Declaración opcional de incumplimientos o conflictos conocidos
- Extensión
- De 1 a 2 páginas
Cuándo usar un confirmación de recepción del código de conducta
- Documentación de incorporación para cada nuevo empleado
- Certificación anual del código ético para equipos financieros o regulados
- Recopilar la confirmación tras reescribir o actualizar el código
- Demostrar a un cliente, inversor o auditor que el personal ha certificado el código
- Registrar un conflicto de intereses declarado durante una certificación anual
Lo que debes completar
11 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: empleado, empleador.
1 Detalles
- Nombre de la empresa*
- Nombre completo del empleado*
- Puesto de trabajo
2 El Código
- Título del Código*
- Versión
- Fecha del Código
- Cómo se proporcionó el Código* Por vía electrónica, en la intranet de la empresa · Por vía electrónica, por correo electrónico · En una copia impresa · Adjunto a esta confirmación
- Esta confirmación se realiza* al incorporarme a la Compañía · como certificación anual · tras una actualización del Código
3 Declaración
- Asuntos que declarar (certificación anual)* No aplicable · No tengo nada que declarar · He declarado los asuntos que se indican a continuación
- Asuntos declarados
4 Contactos
- Las preguntas sobre el Código se dirigen a*
5 Quién firma
- Empleado firma y fecha
- Empleador firma y fecha, cargo · RR. HH., cumplimiento normativo o la persona responsable que registra la confirmación.
Qué incluye el confirmación de recepción del código de conducta
- Mi compromiso
- Preguntas e inquietudes
- Consecuencias
Cómo usar el confirmación de recepción del código de conducta, paso a paso
1 Identifica el código
Introduce el título, la versión y la fecha de tu código de conducta, y cómo lo recibió el empleado.
2 Elige el momento
Selecciona al incorporarse, certificación anual o tras una actualización. La frase inicial cambiará para adaptarse.
3 Registra cualquier declaración
En una certificación anual, selecciona «nada que declarar» o registra los asuntos que el empleado haya comunicado. En los demás casos, déjalo como no aplicable.
4 Envíalo al empleado
Añade al empleado como primer firmante y a ti como empleador. La confirmación firmada se archivará en tu bóveda.
Consejos antes de enviarlo
- Pregunta por las declaraciones antes de enviar una certificación anual, para que el documento firmado refleje la respuesta real.
- Mantén el código breve y práctico: las personas cumplen lo que pueden recordar.
- Incluye en el código una referencia a tus procedimientos de denuncia y de conflictos de intereses.
- Vuelve a certificarlo después de cualquier cambio importante en el código.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma y fecha en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Confirmación de recepción del código de conducta
¿En qué se diferencia de la confirmación de recepción del manual del empleado?
El manual cubre las políticas laborales del día a día. Un código de conducta se centra en la ética y el comportamiento: honestidad, conflictos, sobornos, confidencialidad y la posibilidad de expresar inquietudes. Muchos empleadores utilizan ambos.
¿Puedo usarlo para una certificación anual?
Sí. Selecciona «una certificación anual» y utiliza la opción de declaración para registrar si el empleado conoce algún incumplimiento o conflicto no declarado.
¿El código pasa a formar parte del contrato de trabajo?
No por medio de esta confirmación. En ella se indica que el código no forma parte del contrato, salvo que el propio contrato lo establezca, pero el empleado sigue teniendo que cumplirlo.
¿Es suficiente una confirmación electrónica?
Para confirmaciones de políticas laborales como esta, las firmas electrónicas están ampliamente aceptadas. FileIt conserva el registro de auditoría con la fecha y la hora en que firmó cada empleado.