¿Qué es acuse de recibo de la política de denuncias?
Una política de denuncias o comunicación de irregularidades (whistleblowing o speak-up policy) solo funciona si las personas saben que existe y confían en ella. Hacer que cada empleado firme un acuse de recibo garantiza que la ha recibido, destaca los canales que puede utilizar y le asegura que plantear una preocupación legítima no le costará el empleo.
Este acuse enumera los tipos de conductas indebidas que cubre la política —delitos, fraude, incumplimientos legales, riesgos para la salud y la seguridad, daños medioambientales y encubrimientos— y explica en qué suelen diferir las quejas personales. Establece tus canales internos de comunicación, una línea confidencial o anónima opcional y una persona responsable de las denuncias. Indica que no se necesita ninguna prueba, que los empleados pueden acudir directamente a un organismo regulador (regulator) o a las autoridades policiales (law enforcement) sin permiso, y que no se toleran las represalias. Los empleados aceptan colaborar en las investigaciones y no tomar represalias en ningún caso.
- Ideal para
- Implantar o actualizar una política de denuncias o comunicación de irregularidades
- Firmado por
- El empleado y el empleador, para confirmar que se facilitó la política
- Comunicación externa
- Expresamente preservada: no se necesita permiso
- Extensión
- Unas 2 páginas
Cuándo usar un acuse de recibo de la política de denuncias
- Documentación de nuevas incorporaciones junto con el manual y el código de conducta
- Recopilar la firma tras poner en marcha una línea ética independiente
- Volver a obtener el acuse tras actualizar la política o producirse un cambio normativo
- Aportar a auditores, financiadores o clientes pruebas de que se informó al personal sobre cómo plantear preocupaciones
- Recordar a los responsables su obligación de no tomar represalias
Lo que debes completar
10 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: empleado, empleador.
1 Detalles
- Nombre de la empresa*
- Nombre completo del empleado*
- Puesto de trabajo
2 La Política
- Título de la Política*
- Versión
- Fecha de la Política
- Cómo se proporcionó la Política* Electrónicamente, en la intranet de la empresa · Electrónicamente, por correo electrónico · En formato impreso · Adjunta a esta constancia
3 Comunicación de inquietudes
- Canales internos de comunicación*
- Línea confidencial o anónima
- Persona responsable del canal de denuncias (opcional)
4 Quién firma
- Empleado firma y fecha
- Empleador firma y fecha, cargo · Recursos humanos, cumplimiento normativo o la persona responsable que registra la constancia.
Qué incluye el acuse de recibo de la política de denuncias
- Finalidad de la Política
- Cómo puedo comunicar una preocupación
- Protección y confidencialidad
- Mis responsabilidades
Cómo usar el acuse de recibo de la política de denuncias, paso a paso
1 Identifica la política
Introduce el título, la versión y la fecha de la política, así como la forma en que la recibió el empleado.
2 Define los canales de comunicación
Edita la lista predeterminada de canales internos, uno por línea, y añade tu línea confidencial o anónima y la persona responsable de las denuncias, si las tienes.
3 Envíala a cada empleado
Añade al empleado como primer firmante y a ti como empleador. Envía un sobre por empleado.
4 Conserva los registros
Los acuses firmados se archivan en tu bóveda junto con sus registros de auditoría, listos para una auditoría o revisión.
Consejos antes de enviarlo
- Ofrece siempre al menos un canal que no pase por el responsable directo del empleado.
- Comprueba si la legislación del lugar donde operas exige canales de comunicación, plazos o protecciones concretos.
- No redactes nunca una política o un acuerdo de forma que impida a alguien informar a un organismo regulador. Este acuse preserva expresamente ese derecho.
- Forma a los responsables sobre cómo recibir una preocupación: la primera reacción suele determinar si las personas confían en el proceso.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma y fecha en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Acuse de recibo de la política de denuncias
¿Es lo mismo que un acuse de recibo de una política contra el acoso?
No. Las preocupaciones relacionadas con el acoso suelen gestionarse mediante una política independiente y el procedimiento de reclamaciones. Una política de denuncias cubre conductas indebidas como el fraude, los incumplimientos legales y los riesgos para la salud, la seguridad o el medio ambiente.
¿Los empleados pueden seguir informando a un organismo regulador?
Sí. El acuse indica que nada impide al empleado informar a un organismo regulador, a las autoridades policiales o a otra entidad permitida por la ley, y que no necesita el permiso de la empresa.
¿La firma convierte la política en parte del contrato de trabajo?
No. El acuse indica que la política no forma parte del contrato, salvo que el contrato así lo establezca.
¿Cómo recopilo las firmas de todo un equipo?
Envía un sobre por empleado desde esta plantilla. Cada acuse firmado se almacena por separado con su propio registro de auditoría.