什么是 举报政策确认书？
举报或发声政策只有在员工知道其存在并信任它时才会发挥作用。让每位员工签署确认书，可确保他们已收到政策，了解可使用的报告渠道，并让他们放心，提出真实关切不会导致失去工作。
本确认书列明政策涵盖的不当行为类型——犯罪、欺诈、违反法律、健康与安全危险、环境损害以及隐瞒行为——并说明个人申诉通常有何不同。它列出您的内部报告渠道、可选的保密或匿名热线，以及指定的举报负责人。确认书说明无需先提供证据，员工无需获得许可即可直接向监管机构或执法部门报告，并且绝不容忍报复行为。员工同意配合调查，并承诺绝不对他人实施报复。
- 适用场景
- 推行或更新举报或发声政策
- 签署人
- 员工，以及确认已提供政策的雇主
- 对外报告
- 明确保留该权利——无需获得许可
- 篇幅
- 约 2 页
何时使用举报政策确认书
- 与员工手册和行为准则一同用于新员工入职文件
- 启用独立道德热线后收集签署确认
- 政策更新或监管变化后重新确认
- 向审计师、资助方或客户证明员工已获告知如何提出关切
- 提醒管理人员负有不得报复的义务
填写内容
10 个空白项，然后填写每位签署人的姓名和邮箱：员工, 雇主。
1 详细信息
- 公司名称*
- 员工全名*
- 职位名称
2 政策
- 政策标题*
- 版本
- 政策日期
- 政策提供方式* 通过公司内网以电子方式提供 · 通过电子邮件以电子方式提供 · 以印刷件提供 · 附于本确认书
3 报告
- 内部报告渠道*
- 保密或匿名热线
- 举报专员（可选）
4 签署人
- 员工 签名和日期
- 雇主 签名和日期、职务 · 记录确认事项的人力资源、合规部门人员或经理。
举报政策确认书的内容
- 政策的目的
- 本人如何提出疑虑
- 保护与保密
- 本人的责任
逐步使用举报政策确认书
1 确认政策信息
填写政策标题、版本和日期，以及员工收到政策的方式。
2 设置报告渠道
编辑默认的内部报告渠道列表，每行填写一个；如有保密或匿名热线及举报负责人，也请添加。
3 发送给每位员工
将员工添加为第一位签署人，并将自己添加为雇主。每位员工发送一个签署包。
4 保存记录
已签署的确认书及其审计追踪记录会归档到您的文档库中，随时可供审计或审查。
发送前提示
- 至少提供一个无需经过员工直属经理的报告渠道。
- 确认您运营所在地的法律是否要求特定的报告渠道、时限或保护措施。
- 绝不要以任何方式措辞政策或协议，阻止任何人向监管机构报告。本确认书明确保留该权利。
- 培训管理人员如何接收关切事项——最初的反应往往决定员工是否信任这一流程。
几分钟内在线签署
- 填写空白项。姓名、日期和金额会直接填入协议——预览会准确显示位置。
- 指定签署人。属于自己的部分请勾选“这是我”。FileIt 会生成 PDF，将每个签名和日期框放在正确位置；发送前你还可以检查或移动它们。
- 发送。每位签署人都会收到安全链接，可在任何设备上签署——无需账户。签署后的 PDF（含审计轨迹和完成证书）会存入你的保管库，并通过邮件发送给所有人。
举报政策确认书：常见问题
这与反骚扰政策确认书相同吗？
不相同。骚扰问题通常依据单独的政策和申诉程序处理。举报政策涵盖欺诈、违反法律以及对健康、安全或环境造成的危险等不当行为。
员工仍然可以向监管机构报告吗？
可以。本确认书明确说明，任何内容都不会阻止员工向监管机构、执法部门或法律允许的其他机构报告，也不需要获得公司的许可。
签署后，政策会成为劳动合同的一部分吗？
不会。本确认书说明，除非合同另有规定，否则该政策不属于合同的一部分。
如何收集整个团队的签名？
使用此模板为每位员工发送一个签署包。每份已签署的确认书都会单独保存，并拥有自己的审计追踪记录。