什么是 调查保密确认书？
当雇主调查投诉——例如骚扰、霸凌、盗窃或安全违规——通常会要求接受访谈的人员对调查保密。妥善处理时，这能保护证据和每个人的隐私；处理不当时，笼统的禁言要求可能让人不愿举报，在某些地方甚至可能违法。本确认书旨在取得平衡。
本确认书记录调查编号和中立的情况描述，说明参与者及其身份——证人、提出疑虑的人或被指涉及该事项的人——以及访谈日期和陪同人员。参与者同意不讨论访谈或证据，不影响其他证人，不在未经同意的情况下录音或记录会议，并如实说明情况。同时，确认书也清楚列出他们仍可采取的行动：寻求法律或工会建议、获得个人支持、向警方或监管机构举报、作出受法律保护的举报披露，以及行使依法讨论薪酬、工作条件或违法行为的权利。确认书还说明反报复保护、信息的使用方式以及保密期限。
- 适用于
- 人力资源、职场及不当行为调查
- 签署人
- 参与者和调查人员
- 适用对象
- 证人、提出疑虑的人或被指涉及该事项的人
- 篇幅
- 2页
何时使用调查保密确认书
- 访谈骚扰或霸凌投诉中的证人
- 调查涉嫌盗窃、欺诈或数据泄露的事件
- 记录提出申诉的人的陈述
- 在陪同人员在场的情况下访谈被投诉人
- 为雇主工作的外部调查人员需要使用统一表格
填写内容
9 个空白项，然后填写每位签署人的姓名和邮箱：参与人, 调查员。
1 调查
- 组织*
- 调查编号
- 调查事项
2 参与人
- 参与人全名*
- 参与身份* 证人 · 提出疑虑的人 · 疑虑所涉及的人
- 访谈日期*
- 陪同人
3 联系方式
- 向以下对象报告报复行为*
- 问题或新信息发送至
4 签署人
- 参与人 签名和日期 · 证人、投诉人或与该事项有关的人。
- 调查员 签名和日期、职务 · 负责进行访谈或调查的人。
调查保密确认书的内容
- 保密的重要性
- 参与人的承诺
- 参与人仍可采取的行动
- 防止报复
- 信息的使用方式
- 有效期限
逐步使用调查保密确认书
1 以中立方式描述调查
填写调查编号；如适用，添加简短、中立的描述，例如“有人对配送团队的行为提出疑虑”。不要写出任何人的姓名，也不要暗示调查结论——如果连这样的描述都可能涉及敏感信息，就将此栏留空。
2 记录参与者信息
填写参与者姓名，选择其在调查中的角色、访谈日期，以及陪同参与者的任何人员。
3 说明向谁报告报复行为
写明参与者如果遭遇报复或施压应向谁求助——默认对象为调查人员或人力资源部门——并可选择填写新信息的联系人。
4 在访谈时逐项说明
在访谈开始时解释本确认书，然后发送供签署。参与者签名确认其已理解内容；调查人员签名确认其已作出说明。
发送前提示
- 亲自解释这份文件，不要只是发送给对方。了解保密意味着什么、不意味着什么后，人们会更愿意坦诚沟通。
- 绝不要利用保密要求阻止任何人向监管机构或警方举报，也不要阻止其行使依法讨论工作条件的权利——本模板对此作出了保护。
- 不要承诺完全匿名；本模板解释了为什么无法保证完全匿名。
- 在适当情况下，告知参与者调查已经结束。
几分钟内在线签署
- 填写空白项。姓名、日期和金额会直接填入协议——预览会准确显示位置。
- 指定签署人。属于自己的部分请勾选“这是我”。FileIt 会生成 PDF，将每个签名和日期框放在正确位置；发送前你还可以检查或移动它们。
- 发送。每位签署人都会收到安全链接，可在任何设备上签署——无需账户。签署后的 PDF（含审计轨迹和完成证书）会存入你的保管库，并通过邮件发送给所有人。
调查保密确认书：常见问题
雇主可以要求证人对调查保密吗？
一般而言，雇主可以要求相关人员在调查期间保密，但能在多大程度上强制执行取决于当地法律。在某些地方，禁止员工讨论工作条件，或禁止其向主管机关举报的宽泛规定并不被允许。本模板列出参与者仍可采取的行动，并说明保密要求仅在法律允许的范围内适用。
参与者受到反报复保护吗？
本模板说明，绝不容忍针对善意提出疑虑或参与调查的任何人的报复行为；同时解释哪些行为属于报复，并写明应向谁报告。即使所提出的疑虑最终未获支持，诚实参与仍受到保护。
参与者所说的内容会被分享吗？
记录会予以保密，仅与确有需要知悉的人员分享。为确保公平，陈述的实质内容可能需要与其他相关人员分享，例如需要回应指控的人。
电子签署的确认书有效吗？
对于普通雇佣文件，在美国（ESIGN Act《电子签名法》和UETA《统一电子交易法》）、英国、欧盟（eIDAS《电子身份识别、认证和信任服务条例》）和加拿大，电子签名通常有效。FileIt会保留审计轨迹以及包含已签署PDF的完成证书。
这个模板免费吗？
是的。使用FileIt中的FileIt eSign应用即可免费使用，参与者无需拥有FileIt账户也能签署。