¿Qué es acuse de confidencialidad de una investigación?
Cuando un empleador investiga una denuncia —acoso, intimidación, robo o una infracción de seguridad—, normalmente pide a las personas entrevistadas que mantengan la información confidencial. Si se hace bien, esto protege las pruebas y la privacidad de todos. Si se hace mal, una prohibición general de hablar puede disuadir a las personas de denunciar y, en algunos lugares, incluso infringir la ley. Este acuse está diseñado para encontrar el equilibrio.
Registra la referencia de la investigación y una descripción neutral, quién participa y en qué calidad —testigo, la persona que planteó la preocupación o la persona a la que se refiere—, la fecha de la entrevista y cualquier acompañante. El participante acepta no hablar sobre la entrevista ni las pruebas, no influir en otros testigos ni grabar reuniones sin acuerdo, y actuar con honestidad. Con la misma claridad, enumera lo que aún puede hacer: solicitar asesoramiento jurídico o sindical, recibir apoyo personal, informar a la policía o a un organismo regulador, realizar una comunicación protegida de irregularidades (protected whistleblowing disclosure) y ejercer cualquier derecho legal a hablar sobre el salario, las condiciones de trabajo o conductas ilícitas. También establece la protección frente a represalias, cómo se utilizará la información y cuánto durará la confidencialidad.
- Ideal para
- Investigaciones de RR. HH., laborales y de conductas indebidas
- Firmado por
- El participante y la persona investigadora
- Para
- Testigos, la persona que planteó la preocupación o la persona a la que se refiere
- Extensión
- 2 páginas
Cuándo usar un acuse de confidencialidad de una investigación
- Entrevistar a testigos en una denuncia de acoso o intimidación
- Investigar un posible robo, fraude o filtración de datos
- Recoger el testimonio de la persona que planteó una queja
- Entrevistar a la persona a la que se refiere una denuncia, con su acompañante presente
- Investigadores externos que trabajan para un empleador y necesitan un formulario uniforme
Lo que debes completar
9 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: participante, investigador.
1 La investigación
- Organización*
- Referencia de la investigación
- Objeto
2 El participante
- Nombre completo del participante*
- Participa en calidad de* testigo · persona que planteó la preocupación · persona a quien se refiere la preocupación
- Fecha de la entrevista*
- Acompañado por
3 Contactos
- Comunica las represalias a*
- Envía las preguntas o la nueva información a
4 Quién firma
- Participante firma y fecha · El testigo, denunciante o la persona a quien se refiere la preocupación.
- Investigador firma y fecha, cargo · La persona que lleva a cabo la entrevista o la investigación.
Qué incluye el acuse de confidencialidad de una investigación
- Por qué es importante la confidencialidad
- A qué se compromete el Participante
- Lo que el Participante aún puede hacer
- Protección frente a represalias
- Cómo se utilizará la información
- Duración
Cómo usar el acuse de confidencialidad de una investigación, paso a paso
1 Describe la investigación de forma neutral
Añade una referencia y, si procede, una breve descripción neutral, como «una preocupación planteada sobre la conducta del equipo de expediciones». No nombres a nadie ni sugieras una conclusión; déjalo vacío si incluso eso es delicado.
2 Registra quién participa
Introduce el nombre del participante, selecciona su función en la investigación, indica la fecha de la entrevista y anota quién lo acompañó.
3 Indica dónde denunciar las represalias
Nombra a quién debe acudir el participante si sufre represalias o presiones —por defecto, la persona investigadora o RR. HH.— y, si quieres, a quién contactar para aportar nueva información.
4 Repásalo durante la entrevista
Explica el acuse al comienzo de la entrevista y envíalo para que se firme. El participante firma para confirmar que lo ha entendido; la persona investigadora firma para confirmar que lo ha explicado.
Consejos antes de enviarlo
- Explica el documento en persona; no te limites a enviarlo. Las personas se muestran más abiertas cuando entienden qué significa la confidencialidad y qué no significa.
- Nunca utilices la confidencialidad para impedir que alguien informe a un organismo regulador o a la policía, ni para impedirle ejercer sus derechos legales a hablar sobre las condiciones de trabajo; la plantilla protege estas acciones.
- No prometas un anonimato completo; la plantilla explica por qué no se puede garantizar.
- Informa a los participantes cuando se haya cerrado la investigación, si procede.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma y fecha en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Acuse de confidencialidad de una investigación
¿Puede un empleador exigir a los testigos que mantengan confidencial una investigación?
Por lo general, los empleadores pueden pedir confidencialidad durante una investigación, pero hasta qué punto pueden exigirla depende de la legislación local. En algunos lugares, no se permiten normas generales que impidan a los empleados hablar sobre las condiciones de trabajo o informar a las autoridades. La plantilla enumera lo que el participante aún puede hacer e indica que se aplica únicamente en la medida permitida por la ley.
¿Está el participante protegido frente a represalias?
La plantilla establece que no se tolerarán represalias contra ninguna persona que plantee una preocupación de buena fe o participe en una investigación, explica qué se considera una represalia e indica a quién denunciarla. La participación honesta está protegida aunque la preocupación no se confirme.
¿Se compartirá lo que diga el participante?
Los registros se mantienen confidenciales y solo se comparten con las personas que necesitan acceder a ellos. Por motivos de equidad, puede ser necesario compartir el contenido de una declaración con otras personas implicadas, como alguien que responda a una acusación.
¿Es válido un acuse firmado electrónicamente?
Por lo general, las firmas electrónicas son válidas para documentos laborales ordinarios en EE. UU. (Ley ESIGN, ESIGN Act, y UETA), el Reino Unido, la UE (Reglamento eIDAS, eIDAS) y Canadá. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización (Certificate of Completion) junto con el PDF firmado.
¿Es gratuita esta plantilla?
Sí. Puedes utilizarla gratis con la aplicación eSignature de FileIt, y los participantes no necesitan una cuenta de FileIt para firmar.