Sumber manusia & pekerjaan 2 penandatangan 2 halaman 9 ruang kosong untuk diisi

Pengesahan Kerahsiaan Siasatan Tempat Kerja

Minta saksi dan pihak terlibat merahsiakan siasatan — sambil menerangkan dengan jelas perkara yang masih boleh mereka lakukan dan bahawa tindakan balas tidak akan ditoleransi.

Gunakan templat ini — percuma Lihat perjanjian Penandatangan tidak memerlukan akaun
Pengesahan kerahsiaan siasatan
Ruang kosong dalam kurungan ialah perkara yang perlu anda isi. FileIt menambah ruang tandatangan dan tarikh untuk setiap penandatangan.
Pengesahan kerahsiaan siasatan — halaman 1 daripada 2
Halaman 1 daripada 2
Pengesahan kerahsiaan siasatan — halaman 2 daripada 2
Halaman 2 daripada 2
Gunakan templat ini Isi ruang kosong, namakan pihak yang menandatangani dan hantar — daripada FileIt eSignature.

Apakah pengesahan kerahsiaan siasatan?

Apabila majikan menyiasat aduan — gangguan, buli, kecurian atau pelanggaran keselamatan — orang yang ditemu bual biasanya diminta merahsiakannya. Jika dilakukan dengan betul, langkah ini melindungi bukti dan privasi semua pihak. Jika dilakukan dengan buruk, larangan menyeluruh untuk bersuara boleh menyebabkan orang enggan membuat laporan dan, di sesetengah tempat, dengan sendirinya melanggar undang-undang. Pengesahan ini direka untuk mencapai keseimbangan tersebut.

Ia merekodkan rujukan siasatan dan penerangan neutral, pihak yang mengambil bahagian serta kapasiti mereka — saksi, orang yang membangkitkan kebimbangan atau orang yang menjadi subjek aduan — tarikh temu bual dan mana-mana pendamping. Peserta bersetuju untuk tidak membincangkan temu bual atau bukti, tidak mempengaruhi saksi lain atau merakam mesyuarat tanpa persetujuan, serta bercakap benar. Dengan sama jelasnya, ia menyenaraikan perkara yang masih boleh mereka lakukan: mendapatkan nasihat undang-undang atau kesatuan, mendapatkan sokongan peribadi, membuat laporan kepada polis atau pengawal selia, membuat pendedahan pemberi maklumat yang dilindungi dan menggunakan apa-apa hak undang-undang untuk membincangkan gaji, keadaan kerja atau kelakuan yang menyalahi undang-undang. Ia menerangkan perlindungan daripada tindakan balas, cara maklumat akan digunakan dan tempoh kerahsiaan.

Sesuai untuk
Siasatan HR, tempat kerja dan salah laku
Ditandatangani oleh
Peserta dan penyiasat
Untuk
Saksi, orang yang membangkitkan kebimbangan atau orang yang menjadi subjek aduan
Panjang
2 halaman

Bila hendak menggunakan pengesahan kerahsiaan siasatan

  • Menemu bual saksi dalam aduan gangguan atau buli
  • Menyiasat kecurian, penipuan atau pelanggaran data yang disyaki
  • Merekodkan keterangan orang yang membangkitkan rungutan
  • Menemu bual orang yang menjadi subjek aduan, dengan pendamping mereka hadir
  • Penyiasat luar yang bekerja untuk majikan dan memerlukan borang yang seragam

Perkara yang anda isi

9 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: peserta, penyiasat.

1 Siasatan

  • Organisasi*
  • Rujukan siasatan
  • Perkara yang berkenaan

2 Peserta

  • Nama penuh peserta*
  • Menyertai sebagai* seorang saksi · orang yang membangkitkan kebimbangan · orang yang berkenaan dengan kebimbangan tersebut
  • Tarikh temu bual*
  • Ditemani oleh

3 Kenalan

  • Laporkan tindakan balas kepada*
  • Pertanyaan atau maklumat baharu hendaklah disampaikan kepada

4 Siapa yang menandatangani

  • Peserta tandatangan dan tarikh · Saksi, pengadu atau orang yang berkenaan dengan kebimbangan tersebut.
  • Penyiasat tandatangan dan tarikh, jawatan · Orang yang menjalankan temu bual atau siasatan.

Kandungan pengesahan kerahsiaan siasatan

  1. Mengapa kerahsiaan penting
  2. Perkara yang dipersetujui oleh Peserta
  3. Perkara yang masih boleh dilakukan oleh Peserta
  4. Perlindungan daripada tindakan balas
  5. Cara maklumat akan digunakan
  6. Tempoh kuat kuasa

Cara menggunakan pengesahan kerahsiaan siasatan, langkah demi langkah

1 Terangkan siasatan secara neutral

Tambahkan rujukan dan, jika sesuai, penerangan neutral yang ringkas seperti "kebimbangan yang dibangkitkan tentang kelakuan dalam pasukan penghantaran". Jangan namakan sesiapa atau membayangkan kesimpulan — biarkan kosong jika perkara itu juga sensitif.

2 Rekodkan pihak yang mengambil bahagian

Masukkan nama peserta, pilih peranan mereka dalam siasatan, tarikh temu bual dan sesiapa yang menemani mereka.

3 Nyatakan tempat untuk melaporkan tindakan balas

Namakan pihak yang patut dihubungi peserta jika mereka mengalami tindakan balas atau tekanan — secara lalai, penyiasat atau HR — dan, jika perlu, pihak yang boleh dihubungi untuk menyampaikan maklumat baharu.

4 Terangkan semasa temu bual

Terangkan pengesahan pada permulaan temu bual, kemudian hantarkannya untuk ditandatangani. Peserta menandatangani untuk mengesahkan bahawa mereka memahaminya; penyiasat menandatangani untuk mengesahkan bahawa mereka telah menerangkannya.

Petua sebelum menghantarnya

  • Terangkan dokumen ini secara bersemuka — jangan sekadar menghantarnya. Orang lebih terbuka apabila mereka memahami maksud kerahsiaan dan perkara yang tidak termasuk dalam kerahsiaan.
  • Jangan sekali-kali menggunakan kerahsiaan untuk menghalang seseorang daripada membuat laporan kepada pengawal selia atau polis, atau daripada menggunakan hak undang-undang untuk membincangkan keadaan kerja — templat ini melindungi perkara tersebut.
  • Jangan menjanjikan kerahsiaan sepenuhnya; templat ini menerangkan sebab perkara itu tidak boleh dijamin.
  • Maklumkan peserta apabila siasatan telah ditutup, jika sesuai.

Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit

  1. Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
  2. Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
  3. Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Gunakan templat pengesahan kerahsiaan siasatan — percuma

Soalan lazim tentang Pengesahan kerahsiaan siasatan

Bolehkah majikan mewajibkan saksi merahsiakan siasatan?

Secara umumnya, majikan boleh meminta kerahsiaan sepanjang siasatan, tetapi sejauh mana mereka boleh mewajibkannya bergantung pada undang-undang tempatan. Di sesetengah tempat, peraturan luas yang menghalang pekerja daripada membincangkan keadaan kerja atau membuat laporan kepada pihak berkuasa tidak dibenarkan. Templat ini menyenaraikan perkara yang masih boleh dilakukan peserta dan menyatakan bahawa ia terpakai hanya setakat yang dibenarkan oleh undang-undang.

Adakah peserta dilindungi daripada tindakan balas?

Templat ini menyatakan bahawa tindakan balas terhadap sesiapa yang membangkitkan kebimbangan dengan niat baik atau mengambil bahagian dalam siasatan tidak akan ditoleransi, menerangkan perkara yang dikira sebagai tindakan balas dan menamakan pihak yang patut menerima laporan. Penyertaan secara jujur dilindungi walaupun kebimbangan itu tidak disahkan.

Adakah perkara yang dikatakan peserta akan dikongsi?

Rekod disimpan secara sulit dan hanya dikongsi dengan orang yang memerlukannya. Demi keadilan, kandungan sesuatu keterangan mungkin perlu dikongsi dengan pihak lain yang terlibat, seperti seseorang yang menjawab dakwaan.

Adakah pengesahan yang ditandatangani secara elektronik sah?

Tandatangan elektronik secara umumnya sah untuk dokumen pekerjaan biasa di AS (Akta ESIGN (ESIGN Act) dan UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada. FileIt menyimpan jejak audit dan Sijil Penyelesaian (Certificate of Completion) bersama PDF yang telah ditandatangani.

Adakah templat ini percuma?

Ya. Templat ini boleh digunakan secara percuma dengan aplikasi eSignature dalam FileIt, dan peserta tidak memerlukan akaun FileIt untuk menandatangani.

Gunakan templat ini — percuma