ما هو إقرار باستلام سياسة الإبلاغ عن المخالفات؟
لا تنجح سياسة الإبلاغ عن المخالفات أو التحدث عن المخالفات إلا إذا عرف الناس بوجودها ووثقوا بها. ويضمن توقيع كل موظف على إقرار بالاستلام أنه تسلّمها، ويوضح له قنوات الإبلاغ المتاحة، ويطمئنه إلى أن إثارة مخاوف حقيقية لن تكلّفه وظيفته.
يسرد هذا الإقرار أنواع التجاوزات التي تشملها السياسة — مثل الجرائم والاحتيال ومخالفات القانون ومخاطر الصحة والسلامة والأضرار البيئية والتستر — ويوضح عادةً كيف تختلف المظالم الشخصية. كما يحدد قنوات الإبلاغ الداخلية، وخطًا اختياريًا سريًا أو مجهولًا، ومسؤولًا مُسمّى عن الإبلاغ عن المخالفات. وينص على عدم الحاجة إلى تقديم إثبات، وعلى إمكانية لجوء الموظفين مباشرةً إلى جهة تنظيمية أو إلى جهات إنفاذ القانون من دون إذن، وعلى عدم التسامح مع الإجراءات الانتقامية. ويوافق الموظفون على التعاون في التحقيقات وألا يتخذوا أي إجراءات انتقامية على الإطلاق.
- مناسب لـ
- تطبيق سياسة الإبلاغ عن المخالفات أو التحدث عن المخالفات أو تحديثها
- يوقّعه
- الموظف، وصاحب العمل لتأكيد تسليم السياسة
- الإبلاغ الخارجي
- محفوظ صراحةً — لا حاجة إلى إذن
- الطول
- نحو صفحتين
متى تستخدم إقرار باستلام سياسة الإبلاغ عن المخالفات
- مستندات الموظف الجديد إلى جانب دليل الموظفين ومدونة السلوك
- جمع إقرارات الاستلام بعد إطلاق خط ساخن مستقل للأخلاقيات
- إعادة الحصول على إقرار بعد تحديث السياسة أو حدوث تغيير تنظيمي
- تقديم دليل للمدققين أو الممولين أو العملاء على إبلاغ الموظفين بكيفية إثارة المخاوف
- تذكير المديرين بواجبهم في عدم اتخاذ إجراءات انتقامية
ما ستملؤه
10 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: الموظف, صاحب العمل.
1 التفاصيل
- اسم الشركة*
- الاسم الكامل للموظف*
- المسمى الوظيفي
2 السياسة
- عنوان السياسة*
- الإصدار
- تاريخ السياسة
- كيفية تقديم السياسة* إلكترونياً، على شبكة الشركة الداخلية · إلكترونياً، عبر البريد الإلكتروني · في نسخة مطبوعة · مرفقة بهذا الإقرار
3 الإبلاغ
- قنوات الإبلاغ الداخلية*
- خط سري أو مجهول الهوية
- مسؤول الإبلاغ عن المخالفات (اختياري)
4 من يوقّع
- الموظف التوقيع والتاريخ
- صاحب العمل التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي · الموارد البشرية أو مسؤول الامتثال أو المدير الذي يسجل الإقرار.
ما يغطيه إقرار باستلام سياسة الإبلاغ عن المخالفات
- الغرض من السياسة
- كيفية إثارة القلق
- الحماية والسرية
- مسؤولياتي
استخدام إقرار باستلام سياسة الإبلاغ عن المخالفات خطوة بخطوة
1 تحديد السياسة
أدخل عنوان السياسة وإصدارها وتاريخها، وكيف تسلّمها الموظف.
2 تحديد قنوات الإبلاغ
عدّل القائمة الافتراضية للقنوات الداخلية، قناة واحدة في كل سطر، وأضف خطك السري أو المجهول ومسؤول الإبلاغ عن المخالفات إذا كان متاحًا.
3 إرسالها إلى كل موظف
أضف الموظف بوصفه الموقّع الأول، وأضف نفسك بوصفك صاحب العمل. أرسل ظرف توقيع واحدًا لكل موظف.
4 الاحتفاظ بالسجلات
تُحفظ إقرارات الاستلام الموقّعة في خزنتك مع سجلات التدقيق الخاصة بها، لتكون جاهزة لأي تدقيق أو مراجعة.
نصائح قبل الإرسال
- وفّر دائمًا قناة واحدة على الأقل تتجاوز مدير الموظف المباشر.
- تحقق مما إذا كان القانون في المكان الذي تعمل فيه يفرض قنوات أو جداول زمنية أو وسائل حماية محددة للإبلاغ.
- لا تصغ سياسة أو اتفاقية بطريقة تمنع أي شخص من الإبلاغ إلى جهة تنظيمية. فهذا الإقرار يحفظ هذا الحق صراحةً.
- درّب المديرين على كيفية تلقي المخاوف — فكثيرًا ما يكون رد الفعل الأول هو ما يحدد مدى ثقة الناس بالعملية.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن إقرار باستلام سياسة الإبلاغ عن المخالفات
هل هذا هو نفسه إقرار استلام سياسة مكافحة التحرش؟
لا. تُعالج مخاوف التحرش عادةً بموجب سياسة منفصلة وإجراءات التظلم. وتغطي سياسة الإبلاغ عن المخالفات تجاوزات مثل الاحتيال ومخالفات القانون والمخاطر التي تهدد الصحة أو السلامة أو البيئة.
هل يظل بإمكان الموظفين الإبلاغ إلى جهة تنظيمية؟
نعم. ينص الإقرار على ألا يمنع أي شيء الموظف من الإبلاغ إلى جهة تنظيمية أو جهة لإنفاذ القانون أو أي جهة أخرى يسمح بها القانون، وعلى عدم حاجته إلى إذن الشركة.
هل يجعل التوقيع السياسة جزءًا من عقد العمل؟
لا. ينص الإقرار على أن السياسة ليست جزءًا من العقد ما لم ينص العقد على ذلك.
كيف أجمع توقيعات فريق كامل؟
أرسل ظرف توقيع واحدًا لكل موظف من هذا القالب. ويُخزّن كل إقرار موقّع على حدة مع سجل التدقيق الخاص به.