ما هو إقرار الموظف باستلام مدونة السلوك؟
توضح مدونة السلوك (Code of Conduct) كيفية تصرف الجميع في الشركة: بنزاهة واحترام، ومن دون تضارب مصالح أو رشاوى، مع الحرص على موارد الشركة وبيانات الآخرين. ويُظهر الإقرار الموقّع أن كل موظف تلقاها والتزم بها.
يسجل هذا القالب عنوان المدونة وإصدارها وتاريخها وكيفية تقديمها، وما إذا كان الإقرار عند الانضمام أو شهادة سنوية أو بعد تحديثها. كما يلخص الالتزامات الأساسية، ويخبر الموظف بمن يطرح عليه الأسئلة، ويؤكد أنه يستطيع إثارة المخاوف دون انتقام والإبلاغ عن السلوك غير القانوني إلى السلطات. وبالنسبة إلى الشهادات السنوية، يسجل قسم إفصاح اختياري إما أن الموظف ليس لديه ما يبلّغ عنه أو الأمور التي أفصح عنها.
- الأنسب لـ
- الموظفين الجدد، والشهادات السنوية للأخلاقيات، وتحديثات المدونة
- يوقّعه
- الموظف، وصاحب العمل لتأكيد تقديم المدونة
- الشهادة السنوية
- إفصاح اختياري عن المخالفات أو التعارضات المعروفة
- الطول
- من صفحة إلى صفحتين
متى تستخدم إقرار الموظف باستلام مدونة السلوك
- أوراق انضمام كل موظف جديد إلى العمل
- شهادة سنوية بمدونة الأخلاقيات (code of ethics) لفرق الشؤون المالية أو الفرق الخاضعة للتنظيم
- جمع الإقرار بعد إعادة صياغة المدونة أو تحديثها
- إثبات أن الموظفين أقروا بالمدونة أمام عميل أو مستثمر أو مدقق
- تسجيل تضارب مصالح مُفصح عنه أثناء شهادة سنوية
ما ستملؤه
11 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: الموظف, صاحب العمل.
1 التفاصيل
- اسم الشركة*
- الاسم الكامل للموظف*
- المسمى الوظيفي
2 المدونة
- عنوان المدونة*
- الإصدار
- تاريخ المدونة
- كيفية تقديم المدونة* إلكترونياً، عبر شبكة الشركة الداخلية · إلكترونياً، عبر البريد الإلكتروني · في نسخة مطبوعة · مرفقة بهذا الإقرار
- هذا الإقرار هو* عند الانضمام إلى الشركة · اعتماد سنوي · بعد تحديث المدونة
3 الإفصاح
- المسائل الواجب الإفصاح عنها (الاعتماد السنوي)* لا ينطبق · ليس لدي ما أفصح عنه · أفصحت عن المسائل المبينة أدناه
- المسائل المُفصح عنها
4 جهات الاتصال
- تُوجَّه الأسئلة المتعلقة بالمدونة إلى*
5 من يوقّع
- الموظف التوقيع والتاريخ
- صاحب العمل التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي · الموارد البشرية أو مسؤول الامتثال أو المدير الذي يسجل الإقرار.
ما يغطيه إقرار الموظف باستلام مدونة السلوك
- التزامي
- الأسئلة والمخاوف
- العواقب
استخدام إقرار الموظف باستلام مدونة السلوك خطوة بخطوة
1 حدّد المدونة
أدخل عنوان مدونة السلوك (Code of Conduct) وإصدارها وتاريخها، وكيف تلقاها الموظف.
2 اختر المناسبة
اختر عند الانضمام أو الشهادة السنوية أو بعد تحديثها. وتتغير الجملة الافتتاحية بما يتوافق مع اختيارك.
3 سجّل أي إفصاح
بالنسبة إلى الشهادة السنوية، اختر «لا شيء للإفصاح عنه» أو سجّل الأمور التي أفصح عنها الموظف. وفي غير ذلك، اتركها على «لا ينطبق».
4 أرسلها إلى الموظف
أضف الموظف كموقّع أول، وأضف نفسك بصفتك صاحب العمل. ويُحفظ الإقرار الموقّع في خزنتك.
نصائح قبل الإرسال
- اسأل عن الإفصاحات قبل إرسال الشهادة السنوية، حتى يعكس المستند الموقّع الإجابة الفعلية.
- اجعل المدونة نفسها قصيرة وعملية — فالناس يلتزمون بما يستطيعون تذكره.
- أشر في المدونة إلى إجراءات الإبلاغ عن المخالفات (whistleblowing) وإجراءات تضارب المصالح (conflict of interest).
- أعد اعتماد المدونة بعد أي تغيير جوهري فيها.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن إقرار الموظف باستلام مدونة السلوك
ما الفرق بين هذا الإقرار وإقرار استلام كتيب الموظف؟
يغطي الكتيب سياسات العمل اليومية. أما مدونة السلوك (Code of Conduct) فتركز على الأخلاقيات والسلوك — النزاهة وتضارب المصالح والرشوة والسرية والتحدث عن المخاوف. ويستخدم كثير من أصحاب العمل كليهما.
هل يمكنني استخدامه لشهادة سنوية؟
نعم. اختر «شهادة سنوية» واستخدم خيار الإفصاح لتسجيل ما إذا كان الموظف يعلم بوجود أي مخالفة أو تضارب غير مُفصح عنه.
هل تصبح المدونة جزءًا من عقد العمل؟
ليس بموجب هذا الإقرار. فهو ينص على أن المدونة ليست جزءًا من العقد، ما لم ينص العقد نفسه على ذلك، لكن يظل متوقعًا من الموظف الالتزام بها.
هل يكفي الإقرار الإلكتروني؟
بالنسبة إلى إقرارات سياسات العمل مثل هذا الإقرار، تُقبل التوقيعات الإلكترونية على نطاق واسع. ويحتفظ FileIt بسجل التدقيق الذي يوضح وقت توقيع كل موظف.