Apakah pengesahan penerimaan polisi pemberi maklumat?
Polisi pemberi maklumat atau speak-up hanya berkesan jika orang ramai tahu kewujudannya dan mempercayainya. Dengan meminta setiap pekerja menandatangani pengesahan penerimaan, anda memastikan mereka telah menerimanya, menjelaskan saluran yang boleh digunakan dan meyakinkan mereka bahawa membangkitkan kebimbangan yang tulen tidak akan menyebabkan mereka kehilangan pekerjaan.
Pengesahan ini menyenaraikan jenis salah laku yang diliputi oleh polisi — jenayah, penipuan, pelanggaran undang-undang, bahaya terhadap kesihatan dan keselamatan, kerosakan alam sekitar serta usaha menutup kesalahan — dan menerangkan perbezaan kebiasaannya dengan rungutan peribadi. Ia menetapkan saluran pelaporan dalaman anda, talian sulit atau tanpa nama sebagai pilihan, serta pegawai pemberi maklumat yang dinamakan. Ia menyatakan bahawa bukti tidak diperlukan, bahawa pekerja boleh terus melaporkan kepada pengawal selia atau penguat kuasa undang-undang tanpa kebenaran, dan bahawa tindakan balas tidak akan ditoleransi. Pekerja bersetuju untuk bekerjasama dalam siasatan dan tidak melakukan tindakan balas terhadap sesiapa.
- Sesuai untuk
- Melaksanakan atau mengemas kini polisi pemberi maklumat atau speak-up
- Ditandatangani oleh
- Pekerja, dan majikan untuk mengesahkan bahawa polisi telah diberikan
- Pelaporan luaran
- Dinyatakan dengan jelas sebagai hak yang dikekalkan — tiada kebenaran diperlukan
- Panjang
- Kira-kira 2 halaman
Bila hendak menggunakan pengesahan penerimaan polisi pemberi maklumat
- Dokumen pekerja baharu bersama buku panduan dan kod tatakelakuan
- Mengumpulkan pengesahan selepas melancarkan talian hotline etika bebas
- Pengesahan semula selepas kemas kini polisi atau perubahan peraturan
- Bukti untuk juruaudit, pemberi dana atau pelanggan bahawa kakitangan telah dimaklumkan tentang cara membangkitkan kebimbangan
- Mengingatkan pengurus tentang kewajipan mereka untuk tidak melakukan tindakan balas
Perkara yang anda isi
10 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: pekerja, majikan.
1 Butiran
- Nama syarikat*
- Nama penuh pekerja*
- Jawatan
2 Polisi
- Tajuk polisi*
- Versi
- Tarikh polisi
- Cara polisi diberikan* Secara elektronik, melalui intranet syarikat · Secara elektronik, melalui e-mel · Sebagai salinan bercetak · Dilampirkan pada pengesahan penerimaan ini
3 Pelaporan
- Saluran pelaporan dalaman*
- Saluran sulit atau tanpa nama
- Pegawai Pemberi Maklumat (pilihan)
4 Siapa yang menandatangani
- Pekerja tandatangan dan tarikh
- Majikan tandatangan dan tarikh, jawatan · HR, pematuhan atau pengurus yang merekodkan pengesahan penerimaan.
Kandungan pengesahan penerimaan polisi pemberi maklumat
- Tujuan Polisi
- Cara saya boleh mengemukakan kebimbangan
- Perlindungan dan kerahsiaan
- Tanggungjawab saya
Cara menggunakan pengesahan penerimaan polisi pemberi maklumat, langkah demi langkah
1 Kenal pasti polisi
Masukkan tajuk, versi dan tarikh polisi, serta cara pekerja menerimanya.
2 Tetapkan saluran pelaporan
Edit senarai lalai saluran dalaman, satu saluran bagi setiap baris, dan tambahkan talian sulit atau tanpa nama serta pegawai pemberi maklumat anda jika ada.
3 Hantar kepada setiap pekerja
Tambahkan pekerja sebagai penandatangan pertama dan diri anda sebagai majikan. Hantar satu sampul kepada setiap pekerja.
4 Simpan rekod
Pengesahan yang telah ditandatangani difailkan dalam peti besi anda bersama jejak auditnya, sedia untuk audit atau semakan.
Petua sebelum menghantarnya
- Sentiasa sediakan sekurang-kurangnya satu saluran yang tidak melalui pengurus pekerja itu sendiri.
- Semak sama ada undang-undang di tempat anda beroperasi memerlukan saluran pelaporan, tempoh masa atau perlindungan tertentu.
- Jangan sekali-kali menggubal polisi atau perjanjian dengan cara yang menghalang seseorang daripada melaporkan kepada pengawal selia. Pengesahan ini mengekalkan hak tersebut dengan jelas.
- Latih pengurus tentang cara menerima kebimbangan — reaksi pertama sering menentukan sama ada orang mempercayai proses tersebut.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Pengesahan penerimaan polisi pemberi maklumat
Adakah ini sama dengan pengesahan polisi antipenganiayaan?
Tidak. Kebimbangan tentang penganiayaan biasanya dikendalikan di bawah polisi berasingan dan prosedur rungutan. Polisi pemberi maklumat meliputi salah laku seperti penipuan, pelanggaran undang-undang serta bahaya terhadap kesihatan, keselamatan atau alam sekitar.
Adakah pekerja masih boleh melaporkan kepada pengawal selia?
Ya. Pengesahan ini menyatakan bahawa tiada apa-apa yang menghalang pekerja daripada melaporkan kepada pengawal selia, penguat kuasa undang-undang atau badan lain yang dibenarkan oleh undang-undang, dan mereka tidak memerlukan kebenaran syarikat.
Adakah tandatangan menjadikan polisi sebahagian daripada kontrak pekerjaan?
Tidak. Pengesahan ini menyatakan bahawa polisi tersebut bukan sebahagian daripada kontrak melainkan kontrak menyatakannya sedemikian.
Bagaimanakah saya mengumpulkan tandatangan daripada seluruh pasukan?
Hantar satu sampul kepada setiap pekerja daripada templat ini. Setiap pengesahan yang ditandatangani disimpan secara berasingan bersama jejak auditnya sendiri.