Qu’est-ce qu’un convention de services de tenue comptable ?
Une convention de services de tenue comptable, souvent appelée lettre de mission (bookkeeping engagement letter), précise ce qu'un aide-comptable fait chaque mois pour une entreprise cliente et ce que le client doit faire en retour. La plupart des litiges entre aides-comptables et clients proviennent des mêmes situations : documents transmis en retard, travail dépassant progressivement les honoraires mensuels, incertitude quant à l'inclusion des déclarations fiscales et désaccord sur la responsabilité lorsque les chiffres s'avèrent inexacts. Ce modèle traite chacune de ces questions dans un langage clair.
Il répertorie les services mensuels habituels — enregistrement et catégorisation des opérations dans le logiciel comptable du client, rapprochement des comptes que vous indiquez, mise à jour des créances clients et des dettes fournisseurs, ainsi qu'un compte de résultat et un bilan mensuels — avec la possibilité d'ajouter tout autre service proposé. L'assistance à la paie est facultative : décrivez-la et une clause sur les responsabilités de l'employeur s'affichera, ou laissez ce champ vide et la convention indiquera que la paie n'est pas comprise. Des honoraires ponctuels facultatifs de mise à jour couvrent la régularisation des mois antérieurs, et une clause distincte précise que la tenue comptable ne constitue pas un audit et n'inclut pas les déclarations fiscales, sauf si vous les indiquez.
- Idéal pour
- Les aides-comptables indépendants et les cabinets de tenue comptable qui prennent en charge des petites entreprises clientes
- Signataires
- L'aide-comptable et l'entreprise cliente, chacun avec son intitulé de poste
- Structure des honoraires
- Honoraires mensuels, plafond facultatif d'opérations et honoraires de mise à jour, taux horaire pour les travaux supplémentaires
- Longueur
- Environ 3 pages, paraphées sur chaque page
Quand utiliser un convention de services de tenue comptable
- Commencer la tenue comptable mensuelle d'une nouvelle petite entreprise cliente
- Mettre par écrit un accord verbal existant avec un client
- Prendre en charge un client dont la comptabilité doit être mise à jour avant le début du travail mensuel
- Ajouter le traitement de la paie à une mission de tenue comptable
- Un aide-comptable à distance travaillant dans le compte QuickBooks Online, Xero ou similaire d'un client
Ce que vous remplissez
20 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : teneur de livres, client.
1 Les parties
- Teneur de livres (nom ou entreprise)*
- Adresse du teneur de livres
- Entreprise du Client*
- Adresse du Client
2 Les services
- Date de début*
- Logiciel de comptabilité*
- Comptes à rapprocher chaque mois*
- Autres services inclus
- Assistance relative à la paie
3 Délais
- Le Client envoie les documents du mois au plus tard le (jour du mois suivant)*
- Les rapports mensuels sont remis au plus tard le (jour du mois suivant)*
4 Honoraires
- Devise*
- Honoraires mensuels*
- Opérations couvertes chaque mois
- Honoraires ponctuels de mise à jour ou de régularisation
- La mise à jour couvre la période suivante
- Taux horaire pour les travaux supplémentaires*
- Les factures sont payables dans un délai de (jours)*
5 Autres conditions
- Préavis de résiliation de l’accord (jours)*
- Droit applicable*
6 Qui signe
- Teneur de livres signature et date, fonction, initiales sur chaque page · Vous-même ou la personne qui signe au nom de votre cabinet de tenue de livres.
- Client signature et date, fonction, initiales sur chaque page · Le propriétaire de l’entreprise, ou un dirigeant ou gestionnaire habilité à signer au nom de l’entreprise du Client.
Ce que couvre le convention de services de tenue comptable
- Services mensuels
- Assistance relative à la paie
- Éléments non inclus
- Responsabilités du Client
- Délais
- Accès aux comptes
- Honoraires et paiement
- Documents et confidentialité
- Responsabilité
- Durée et résiliation de la Convention
- Dispositions générales
Utiliser le convention de services de tenue comptable, étape par étape
1 Décrivez le travail mensuel
Indiquez le logiciel comptable et les comptes que vous rapprochez chaque mois, par exemple « 2 comptes bancaires et 1 carte de crédit ». Ajoutez les services supplémentaires compris, comme la saisie des factures fournisseurs à approuver ou l'envoi des factures clients.
2 Décidez de la gestion de la paie
Si vous gérez la paie, décrivez précisément ce que vous faites — le système de paie, la fréquence, le nombre de salariés et l'inclusion ou non des déclarations de charges sociales. La convention précise que le client approuve chaque traitement de paie et reste responsable en tant qu'employeur. Laissez ce champ vide si la paie ne fait pas partie de la mission.
3 Fixez les délais et les honoraires
Choisissez le jour du mois où les documents du client doivent être transmis et celui où vos rapports sont remis. Saisissez les honoraires mensuels, un plafond facultatif d'opérations, des honoraires et une période de mise à jour facultatifs, ainsi que votre taux horaire pour les travaux supplémentaires.
4 Envoyez la convention à signer
Ajoutez le nom et l'adresse e-mail du signataire du client. FileIt crée le PDF avec les deux blocs de signature, les lignes d'intitulé de poste et les cases de paraphe sur chaque page. Vous recevez tous deux la copie signée, et la vôtre est classée dans votre coffre-fort.
Conseils avant l’envoi
- Utilisez un accès en lecture seule ou un accès de niveau comptable aux comptes bancaires lorsque la banque le propose. La convention précise que vous ne déplacerez pas de fonds et n'approuverez pas de paiements sans autorisation écrite.
- Un plafond d'opérations protège vos honoraires mensuels si le volume du client augmente. La convention vous permet de proposer de nouveaux honoraires avec un préavis de 30 jours si le plafond est régulièrement dépassé.
- Si vous préparez également des déclarations fiscales, indiquez-le dans « Autres services compris » — sinon la convention précise que les déclarations fiscales ne sont pas incluses.
- Conservez les pièces justificatives du client et vos documents de travail organisés par mois ; la convention vous engage à les remettre à la fin de la mission.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature, de date et d’initiales sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Convention de services de tenue comptable : questions fréquentes
Une convention de tenue comptable est-elle la même chose qu'une lettre de mission ?
Elles remplissent le même objectif. Les experts-comptables et les aides-comptables parlent souvent de lettre de mission (engagement letter) ; ce modèle est rédigé comme une convention bilatérale signée par l'aide-comptable et le client.
L'aide-comptable dépose-t-il les déclarations fiscales dans le cadre de cette convention ?
Uniquement si vous indiquez ce travail dans « Autres services compris » ou dans la description de la paie. Sinon, la section 3 précise que les déclarations fiscales, les déclarations de taxes sur les ventes, la planification fiscale ainsi que les conseils juridiques ou financiers ne sont pas inclus.
Qui est responsable si la comptabilité est erronée ?
L'aide-comptable corrige gratuitement ses propres erreurs et agit avec une compétence et une diligence raisonnables. Le client reste responsable de l'exactitude des documents qu'il fournit, ainsi que de ses propres décisions et du respect de ses obligations fiscales. La responsabilité est plafonnée aux honoraires payés au cours des 12 mois précédents, sauf lorsque la loi n'autorise pas un tel plafond.
Une convention de tenue comptable signée électroniquement est-elle valable ?
Dans la plupart des pays, notamment aux États-Unis (loi ESIGN (ESIGN Act) et UETA), au Royaume-Uni, dans l'UE (eIDAS) et au Canada, une signature électronique est généralement valable pour un contrat commercial ordinaire comme celui-ci. FileIt conserve une piste d'audit et un Certificat d'achèvement (Certificate of Completion) avec le PDF signé, afin de prouver qui a signé et à quel moment.
Ce modèle est-il gratuit ?
Oui. Vous pouvez utiliser gratuitement ce modèle avec l'application de signature électronique FileIt eSign. Les signataires n'ont pas besoin d'un compte FileIt.