Apakah perjanjian perkhidmatan simpan kira?
Perjanjian perkhidmatan simpan kira (sering dipanggil surat pelantikan simpan kira (bookkeeping engagement letter)) menetapkan perkara yang dilakukan oleh penjaga buku setiap bulan untuk perniagaan pelanggan serta perkara yang perlu dilakukan oleh pelanggan sebagai balasan. Kebanyakan pertikaian antara penjaga buku dan pelanggan berpunca daripada perkara yang sama: rekod diterima lewat, kerja melangkaui fi bulanan, kekeliruan tentang sama ada penyata cukai termasuk, dan pihak yang bertanggungjawab apabila angka didapati tidak betul. Templat ini menangani setiap perkara tersebut dalam bahasa yang mudah difahami.
Templat ini menyenaraikan perkhidmatan bulanan standard — merekod dan mengkategorikan transaksi dalam perisian perakaunan pelanggan, menyelaraskan akaun yang anda nyatakan, memastikan akaun belum terima dan akaun belum bayar sentiasa dikemas kini, serta menyediakan penyata untung rugi dan kunci kira-kira bulanan — dengan ruang untuk menambah apa-apa perkhidmatan lain yang anda tawarkan. Sokongan gaji adalah pilihan: nyatakan butirannya dan klausa tentang tanggungjawab majikan akan muncul, atau biarkan kosong dan perjanjian akan menyatakan bahawa gaji tidak termasuk. Fi catch-up sekali sahaja pilihan meliputi pengemaskinian bulan-bulan terdahulu, manakala klausa berasingan menjelaskan bahawa simpan kira bukan audit dan tidak termasuk penyata cukai melainkan anda menyenaraikannya.
- Sesuai untuk
- Penjaga buku bebas dan firma simpan kira yang menerima pelanggan perniagaan kecil
- Ditandatangani oleh
- Penjaga buku dan perniagaan pelanggan, masing-masing dengan jawatan kerja
- Struktur fi
- Fi bulanan, had transaksi dan fi catch-up pilihan, kadar sejam untuk kerja tambahan
- Panjang
- Kira-kira 3 halaman, dengan parap pada setiap halaman
Bila hendak menggunakan perjanjian perkhidmatan simpan kira
- Memulakan simpan kira bulanan untuk pelanggan perniagaan kecil yang baharu
- Mendokumentasikan aturan sedia ada dengan pelanggan yang sebelum ini hanya dipersetujui secara lisan
- Menerima pelanggan yang akaunnya perlu dikemas kini sebelum kerja bulanan bermula
- Menambahkan pemprosesan gaji kepada pelantikan simpan kira
- Penjaga buku maya yang bekerja dalam akaun QuickBooks Online, Xero atau akaun seumpamanya milik pelanggan
Perkara yang anda isi
20 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: pemegang buku, klien.
1 Pihak-pihak
- Pemegang Buku (perniagaan atau nama anda)*
- Alamat Pemegang Buku
- Perniagaan Klien*
- Alamat Klien
2 Perkhidmatan
- Tarikh mula*
- Perisian perakaunan*
- Akaun yang perlu dipadankan setiap bulan*
- Perkhidmatan lain yang termasuk
- Sokongan penggajian
3 Masa
- Klien menghantar rekod bulan tersebut selewat-lewatnya pada (hari bulan berikutnya)*
- Laporan bulanan diserahkan selewat-lewatnya pada (hari bulan berikutnya)*
4 Fi
- Mata wang*
- Fi bulanan*
- Transaksi yang diliputi setiap bulan
- Fi sekali sahaja untuk pengemaskinian atau pembersihan rekod
- Pengemaskinian meliputi
- Kadar sejam untuk kerja tambahan*
- Invois perlu dibayar dalam tempoh (hari)*
5 Terma-terma lain
- Notis untuk menamatkan perjanjian (hari)*
- Undang-undang yang mentadbir*
6 Siapa yang menandatangani
- Pemegang Buku tandatangan dan tarikh, jawatan, parap pada setiap halaman · Anda atau orang yang menandatangani bagi pihak amalan penyimpanan kira-kira anda.
- Klien tandatangan dan tarikh, jawatan, parap pada setiap halaman · Pemilik perniagaan atau pegawai atau pengurus yang boleh menandatangani bagi pihak perniagaan Klien.
Kandungan perjanjian perkhidmatan simpan kira
- Perkhidmatan bulanan
- Sokongan penggajian
- Perkara yang tidak termasuk
- Tanggungjawab Klien
- Masa
- Akses kepada akaun
- Fi dan pembayaran
- Rekod dan kerahsiaan
- Liabiliti
- Tempoh dan penamatan perjanjian
- Am
Cara menggunakan perjanjian perkhidmatan simpan kira, langkah demi langkah
1 Terangkan kerja bulanan
Nyatakan perisian perakaunan dan akaun yang anda selaraskan setiap bulan, contohnya "2 akaun bank dan 1 kad kredit". Tambahkan apa-apa kerja tambahan yang anda sertakan, seperti memasukkan bil untuk kelulusan atau menghantar invois pelanggan.
2 Tentukan urusan gaji
Jika anda menguruskan gaji, terangkan dengan tepat perkara yang anda lakukan — sistem gaji, kekerapan, bilangan pekerja dan sama ada pemfailan cukai gaji termasuk. Perjanjian menambah bahawa pelanggan meluluskan setiap proses pembayaran gaji dan kekal bertanggungjawab sebagai majikan. Biarkan kosong jika gaji bukan sebahagian daripada pelantikan.
3 Tetapkan masa dan fi
Pilih hari dalam bulan apabila rekod pelanggan perlu diterima dan hari laporan anda diserahkan. Masukkan fi bulanan, had transaksi pilihan, fi catch-up dan tempoh pilihan, serta kadar sejam anda untuk kerja tambahan.
4 Hantar untuk ditandatangani
Tambahkan nama penandatangan dan e-mel pelanggan. FileIt membina PDF dengan kedua-dua ruang tandatangan, baris jawatan dan kotak parap pada setiap halaman. Anda berdua menerima salinan yang telah ditandatangani, dan salinan anda difailkan dalam peti besi anda.
Petua sebelum menghantarnya
- Gunakan akses baca sahaja atau akses peringkat akauntan kepada akaun bank apabila bank menawarkannya. Perjanjian menyatakan bahawa anda tidak akan memindahkan wang atau meluluskan pembayaran tanpa kuasa bertulis.
- Had transaksi melindungi fi bulanan anda jika jumlah transaksi pelanggan meningkat. Perjanjian membolehkan anda mencadangkan fi baharu dengan notis 30 hari jika had tersebut kerap dilampaui.
- Jika anda turut menyediakan penyata cukai, senaraikannya di bahagian "Perkhidmatan lain yang termasuk" — jika tidak, perjanjian menyatakan bahawa penyata cukai tidak termasuk.
- Simpan dokumen sumber pelanggan dan kertas kerja anda dengan teratur mengikut bulan; perjanjian menjanjikan bahawa dokumen tersebut akan diserahkan apabila pelantikan berakhir.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan, tarikh dan parap pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Perjanjian perkhidmatan simpan kira
Adakah perjanjian simpan kira sama dengan surat pelantikan?
Kedua-duanya menjalankan fungsi yang sama. Akauntan dan penjaga buku sering memanggilnya surat pelantikan (engagement letter); templat ini ditulis sebagai perjanjian dua hala yang ditandatangani oleh penjaga buku dan pelanggan.
Adakah penjaga buku memfailkan penyata cukai di bawah perjanjian ini?
Hanya jika anda menyenaraikan kerja tersebut di bahagian "Perkhidmatan lain yang termasuk" atau dalam perihalan gaji. Jika tidak, seksyen 3 menyatakan bahawa penyata cukai, penyata cukai jualan, perancangan cukai serta nasihat undang-undang atau kewangan tidak termasuk.
Siapa yang bertanggungjawab jika akaun tidak betul?
Penjaga buku membetulkan kesilapannya sendiri tanpa caj dan bekerja dengan kemahiran serta kecermatan yang munasabah. Pelanggan kekal bertanggungjawab terhadap ketepatan rekod yang diberikannya serta keputusan dan pematuhan cukainya sendiri. Liabiliti dihadkan kepada fi yang dibayar dalam 12 bulan terdahulu, kecuali jika undang-undang tidak membenarkan had tersebut.
Adakah perjanjian simpan kira yang ditandatangani secara elektronik sah?
Di kebanyakan negara, termasuk AS (Akta ESIGN (ESIGN Act) dan UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada, tandatangan elektronik secara amnya sah untuk kontrak komersial biasa seperti ini. FileIt menyimpan jejak audit dan Sijil Penyelesaian (Certificate of Completion) bersama PDF yang ditandatangani sebagai bukti pihak yang menandatangani dan masanya.
Adakah templat ini percuma?
Ya. Templat ini boleh digunakan secara percuma dengan aplikasi eSignature dalam FileIt. Penandatangan tidak memerlukan akaun FileIt.