نموذج اتفاقية خدمات مسك الدفاتر

ما هو اتفاقية خدمات مسك الدفاتر؟

تحدد اتفاقية خدمات مسك الدفاتر (Bookkeeping Services Agreement)، التي تُسمى غالبًا خطاب تكليف بمسك الدفاتر (bookkeeping engagement letter)، ما يفعله مُمسك الدفاتر كل شهر لصالح نشاط العميل التجاري وما يتعين على العميل فعله في المقابل. تنشأ معظم النزاعات بين ممسكي الدفاتر والعملاء من الأسباب نفسها: وصول السجلات متأخرًا، وتجاوز العمل نطاق الرسوم الشهرية، والارتباك بشأن ما إذا كانت الإقرارات الضريبية مشمولة، ومن يتحمل المسؤولية عندما يتبين أن الأرقام غير صحيحة. يعالج هذا النموذج كل ذلك بلغة واضحة.

يسرد النموذج الخدمات الشهرية المعتادة — تسجيل المعاملات وتصنيفها في برنامج المحاسبة الخاص بالعميل، وتسوية الحسابات التي تحددها، وإبقاء الذمم المدينة والدائنة محدثة، وإعداد بيان شهري للأرباح والخسائر وميزانية عمومية — مع مساحة لإضافة أي خدمات أخرى تقدمها. دعم كشوف الرواتب اختياري: صفه، فتظهر فقرة بشأن مسؤوليات صاحب العمل، أو اتركه فارغًا، وعندها تنص الاتفاقية على أن كشوف الرواتب غير مشمولة. ويغطي رسم اختياري لمرة واحدة تسوية الأشهر السابقة، كما توضح فقرة منفصلة أن مسك الدفاتر ليس تدقيقًا ولا يشمل الإقرارات الضريبية ما لم تدرجها.

متى تستخدم اتفاقية خدمات مسك الدفاتر

• بدء خدمات مسك الدفاتر الشهرية لعميل جديد من الشركات الصغيرة
• توثيق ترتيب قائم مع عميل تم الاتفاق عليه شفهياً
• تولي عميل تحتاج دفاتره إلى تسوية الأشهر السابقة قبل بدء العمل الشهري
• إضافة معالجة كشوف الرواتب إلى تكليف مسك الدفاتر
• مُمسك دفاتر افتراضي يعمل في حساب QuickBooks Online أو Xero الخاص بالعميل أو حساب مشابه

ما ستملؤه

20 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: مُمسك الدفاتر, العميل.

ما يغطيه اتفاقية خدمات مسك الدفاتر

1. الخدمات الشهرية
2. دعم كشوف الرواتب
3. ما لا تشمله الخدمات
4. مسؤوليات العميل
5. المواعيد
6. الوصول إلى الحسابات
7. الرسوم والدفع
8. السجلات والسرية
9. المسؤولية
10. مدة الاتفاقية وإنهاؤها
11. أحكام عامة

استخدام اتفاقية خدمات مسك الدفاتر خطوة بخطوة

1 صف العمل الشهري

اذكر برنامج المحاسبة والحسابات التي تسويها كل شهر، مثل "حسابين مصرفيين وبطاقة ائتمان واحدة". أضف أي خدمات إضافية تشملها، مثل إدخال الفواتير للموافقة عليها أو إرسال فواتير العملاء.

2 حدد ما إذا كانت كشوف الرواتب مشمولة

إذا كنت تدير كشوف الرواتب، فصف بالضبط ما تفعله — نظام كشوف الرواتب، وعدد مرات التشغيل، وعدد الموظفين، وما إذا كانت إقرارات ضرائب الرواتب مشمولة. وتضيف الاتفاقية أن العميل يوافق على كل عملية صرف رواتب ويظل مسؤولًا بصفته صاحب العمل. اترك هذا القسم فارغًا إذا لم تكن كشوف الرواتب جزءًا من التكليف.

3 حدد المواعيد والرسوم

اختر يوم الشهر الذي تستحق فيه سجلات العميل، واليوم الذي تسلّم فيه تقاريرك. أدخل الرسم الشهري، وحدًا اختياريًا لعدد المعاملات، ورسمًا اختياريًا وفترة اختيارية لتسوية الأشهر السابقة، وأجرك بالساعة للعمل الإضافي.

4 أرسلها للتوقيع

أضف اسم الموقّع عن العميل وبريده الإلكتروني. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن موضعي التوقيع، وحقول المسمى الوظيفي، ومربعات الأحرف الأولى في كل صفحة. يحصل كل منكما على النسخة الموقعة، وتُحفظ نسختك في خزنتك.

نصائح قبل الإرسال

• استخدم صلاحية للقراءة فقط أو صلاحية بمستوى المحاسب للوصول إلى الحسابات المصرفية حيثما يوفرها البنك. وتنص الاتفاقية على أنك لن تحوّل الأموال أو توافق على المدفوعات دون تفويض كتابي.
• يحمي حد المعاملات رسمك الشهري إذا ازداد حجم معاملات العميل. وتتيح لك الاتفاقية اقتراح رسم جديد بإشعار مدته 30 يومًا إذا جرى تجاوز الحد بانتظام.
• إذا كنت تُعد الإقرارات الضريبية أيضًا، فأدرج ذلك ضمن "الخدمات الأخرى المشمولة" — وإلا تنص الاتفاقية على أن الإقرارات الضريبية غير مشمولة.
• احتفظ بمستندات العميل المصدرية وأوراق العمل الخاصة بك منظمة حسب الشهر؛ إذ تتعهد الاتفاقية بتسليمها عند انتهاء التكليف.

الأسئلة الشائعة عن اتفاقية خدمات مسك الدفاتر

المزيد من قوالب الاتفاقيات

جميع قوالب المبيعات والخدمات · كل قوالب التوقيع الإلكتروني

هذا القالب نقطة بداية عامة، وليس استشارة قانونية. تختلف القوانين بين الدول والولايات — اطلب من محامٍ مراجعة الاتفاقية وفقًا لحالتك قبل الاعتماد عليها. آخر مراجعة للصفحة: 2026-09-29.