¿Qué es la plantilla del formulario de autocertificación de baja por enfermedad?
Las bajas breves por enfermedad son habituales y normalmente sencillas, pero aun así hay que registrarlas: qué días faltó la persona, cómo comunicó la ausencia y su propia confirmación de que no se encontraba bien. Los formularios de autocertificación en papel se pierden entre la mesa del responsable y nóminas. Esta plantilla traslada todo el proceso a internet.
El empleado indica el primer y el último día de la baja, la fecha de reincorporación y los días laborables perdidos, explica cómo te avisó y elige un motivo de una lista breve que evita deliberadamente los detalles médicos. Las preguntas de seguimiento solo aparecen cuando son necesarias: qué le impidió comunicar la ausencia, si una enfermedad relacionada con el trabajo se ha notificado como incidente o qué cambios podrían facilitar su reincorporación.
Cada formulario completado se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, con cualquier justificante médico adjunto, para que los registros de ausencias y nóminas estén en un solo lugar.
- Ideal para
- Empleadores que registran bajas breves por enfermedad para controlar las ausencias y gestionar los pagos
- Lo completa
- El empleado, al reincorporarse o poco después
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 5 minutos
- Incluye
- Una lista de motivos respetuosa con la privacidad, seguimientos sobre cuestiones laborales, carga opcional de un justificante y una declaración firmada
¿Quién usa un formulario de autocertificación de baja por enfermedad?
- Sustituir un formulario de autocertificación en papel que los empleados completan el primer día de su reincorporación
- Registrar ausencias de trabajadores por turnos que rara vez se sientan ante un escritorio, desde el móvil
- Proporcionar a nóminas un registro firmado de las fechas y los días laborables perdidos
- Señalar las ausencias que podrían estar relacionadas con el trabajo para poder investigarlas
- Impulsar una conversación de reincorporación cuando alguien necesita cambios o quiere hablar
Preguntas de este formulario de autocertificación de baja por enfermedad
23 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Tus datos
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Número de empleado o de nómina
- Puesto de trabajo
- Jefe directo*
2 La ausencia
- Primer día de ausencia*
- Último día de ausencia*
- Fecha en la que volviste o esperas volver al trabajo*
- Días laborables de ausencia*
- ¿Cómo nos avisaste de que no te encontrabas bien?* Llamé a mi jefe · Envié un mensaje o un correo electrónico a mi jefe · Llamé a la línea de ausencias · Alguien nos avisó en mi nombre · No pude avisar
- ¿Qué te impidió avisarnos?* solo se pregunta cuando corresponde
3 Motivo
- Motivo de la ausencia* Resfriado, gripe o virus · Malestar estomacal · Dolor de cabeza o migraña · Dolor de espalda, articular o muscular · Lesión · Estrés, ansiedad o ánimo bajo · Cita médica o dental · Prefiero hablar de ello en privado · Otro
- Breve descripción
- ¿La enfermedad o lesión fue causada o empeoró por el trabajo?*
- ¿Se ha notificado como incidente laboral?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Visitaste a un médico u otro profesional de la salud?*
- Certificado médico o parte de aptitud laboral, si tienes uno solo se pregunta cuando corresponde
4 La vuelta al trabajo
- ¿Cómo te sientes respecto a volver al trabajo?* Totalmente apto para volver · Apto para volver con algunos cambios durante un tiempo · Todavía no estoy seguro
- ¿Qué cambios podrían ayudarte?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Te gustaría tener una conversación privada con tu jefe o con Recursos Humanos?
- Declaración*
- Firma*
- Fecha*
El formulario autocertificación de baja por enfermedad, página por página
1 Tus datos
El empleado introduce su nombre, correo electrónico, número de empleado o de nómina, puesto y responsable directo.
2 La ausencia
Cuatro preguntas establecen las fechas: primer día de ausencia, último día de ausencia, la fecha en que se reincorporó o espera reincorporarse y los días laborables perdidos, contando los medios días como 0.5. ¿Cómo nos avisaste de que no te encontrabas bien? ofrece las opciones de llamada telefónica, mensaje, línea de ausencias, otra persona en su nombre o No pude avisar. Esta última respuesta abre una pregunta obligatoria sobre qué se lo impidió.
3 Motivo
Una breve nota recuerda al empleado que solo debe proporcionar los detalles con los que se sienta cómodo y que no hace falta ningún diagnóstico. La lista de Motivo de la ausencia incluye causas habituales, desde resfriado, gripe o virus hasta estrés, ansiedad o estado de ánimo bajo, además de Prefiero hablarlo en privado. Después aparece una Descripción breve opcional.
Si responde Sí a ¿La enfermedad o lesión fue causada o agravada por el trabajo?, el formulario pregunta si se ha notificado como incidente laboral. Responder Sí a si ha acudido a un médico u otro profesional sanitario abre una opción para cargar un justificante médico (doctor's note) o un certificado de aptitud (fit note).
4 Reincorporación al trabajo
¿Cómo te sientes al reincorporarte? ofrece las opciones de estar totalmente en condiciones, estarlo con algunos cambios durante un tiempo o no estar seguro todavía. Elegir cambios pregunta qué podría ayudar, como tareas más ligeras o una reincorporación gradual. El empleado puede solicitar una conversación privada con su responsable o con Recursos Humanos, marcar la declaración y firmar y fechar el formulario.
Personaliza la plantilla
- Adapta la lista de motivos a las categorías que ya utilizas en tus informes de ausencias
- Añade una pregunta para que el responsable confirme las fechas si tu proceso lo necesita
- Envía las respuestas a una carpeta privada de Recursos Humanos en lugar de una carpeta para todo el equipo
- Añade a nóminas a los correos de notificación para ajustar los pagos sin demora
- Cambia el texto de la declaración para hacer referencia a tu propia política de ausencias
Consejos para mejorar tu formulario autocertificación de baja por enfermedad
- Mantén la lista de motivos general para que nadie sienta presión por compartir detalles médicos
- Pide a los empleados que lo completen el primer día de su reincorporación, mientras las fechas están recientes
- Haz seguimiento de cada respuesta Sí a la pregunta sobre la relación con el trabajo, aunque parezca algo menor
- Limita quién puede abrir la carpeta de la bóveda donde se guardan estos formularios
- Utiliza la solicitud de conversación privada como una señal para actuar, no como una mera formalidad
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando el empleado envía el formulario, FileIt lo guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que hayas elegido, con su nombre y la fecha en el título, y adjunta al documento cualquier justificante cargado. El propietario recibe un correo electrónico de inmediato y el empleado puede recibir una copia del PDF por correo electrónico.
La tabla de respuestas muestra todas las ausencias en una sola lista. Abre un PDF para revisarlo, busca por nombre o exporta los datos a CSV para calcular los días laborables perdidos por equipo o por mes.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Autocertificación de baja por enfermedad: preguntas frecuentes
¿Es gratuito este formulario de autocertificación de baja por enfermedad?
Sí. Es una plantilla inicial de la aplicación FileIt Forms y puedes editar todas las preguntas.
¿El formulario solicita un diagnóstico?
No. La lista de motivos es deliberadamente general, incluye Prefiero hablarlo en privado y la descripción es opcional.
¿Este formulario sustituye a un justificante médico?
Registra la propia confirmación del empleado. Si hace falta un justificante médico y cuándo depende de tu política y de la normativa local, así que consúltalas y adapta el formulario.
¿Los empleados pueden completarlo desde el móvil?
Sí. El formulario funciona en cualquier móvil u ordenador, y la firma se puede dibujar con el dedo o escribir.
¿Quién puede ver las respuestas?
El PDF se guarda en la carpeta de la bóveda que elijas, por lo que el acceso depende de esa carpeta. Elige una que solo puedan abrir las personas que gestionan las ausencias.
¿Puedo desactivar la copia enviada por correo electrónico?
Sí. Desactiva la opción de enviar una copia a quien responde en la configuración del formulario si prefieres no enviarla por correo electrónico.