ما قالب نموذج التصديق الذاتي على الغياب بسبب المرض؟
الغياب القصير بسبب المرض شائع وعادةً ما يكون بسيطًا، لكنه يحتاج إلى تسجيل: الأيام التي غاب فيها الموظف، وكيفية الإبلاغ عن الغياب، وتأكيد الموظف نفسه على أنه كان مريضًا. غالبًا ما تضيع نماذج التصديق الذاتي الورقية بين مكتب المدير وقسم الرواتب. ينقل هذا النموذج العملية بأكملها إلى الإنترنت.
يُدخل الموظف أول يوم وآخر يوم للغياب، وتاريخ العودة وأيام العمل التي غابها، ويذكر كيفية إبلاغك، ويختار سببًا من قائمة قصيرة تتجنب التفاصيل الطبية عمدًا. لا تظهر أسئلة المتابعة إلا عند الحاجة: ما الذي منعه من الإبلاغ عن الغياب، وما إذا كان قد أُبلغ عن مرض مرتبط بالعمل باعتباره حادثة، أو ما التغييرات التي قد تساعده على العودة.
يُحفظ كل نموذج مكتمل بصيغة PDF في خزنة FileIt الخاصة بك، مع إرفاق أي مذكرة من الطبيب، بحيث تكون سجلات الغياب والرواتب في مكان واحد.
- مناسب لـ
- أصحاب العمل الذين يسجلون حالات الغياب القصيرة بسبب المرض لمتابعة الغياب والأجور
- يملؤه
- الموظف، عند عودته إلى العمل أو بعدها بوقت قصير
- الوقت اللازم لإكماله
- نحو 5 دقائق
- يتضمن
- قائمة أسباب تراعي الخصوصية، وأسئلة متابعة متعلقة بالعمل، وخيارًا لتحميل ملاحظة، وإقرارًا موقّعًا
من يستخدم نموذج التصديق الذاتي على الغياب بسبب المرض؟
- استبدال نموذج تصديق ذاتي ورقي يملؤه الموظفون في أول يوم عودة لهم
- تسجيل حالات غياب العاملين بنظام الورديات الذين نادرًا ما يجلسون إلى مكتب، من خلال الهاتف
- تزويد قسم الرواتب بسجل موقّع للتواريخ وأيام العمل التي غابها الموظف
- التنبيه إلى حالات الغياب التي قد تكون مرتبطة بالعمل حتى يتسنى التحقيق فيها
- التمهيد لمحادثة حول العودة إلى العمل عندما يحتاج الموظف إلى تغييرات أو يرغب في التحدث
أسئلة نموذج التصديق الذاتي على الغياب بسبب المرض هذا
23 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن التوقيع, رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 بياناتك
- اسمك*
- البريد الإلكتروني*
- رقم الموظف أو رقم الرواتب
- المسمى الوظيفي
- المدير المباشر*
2 الغياب
- أول يوم للغياب*
- آخر يوم للغياب*
- تاريخ عودتك إلى العمل أو التاريخ المتوقع لعودتك*
- عدد أيام العمل التي تغيبت عنها*
- كيف أبلغتنا بأنك كنت مريضًا؟* اتصلت هاتفيًا بمديري · راسلت مديري أو أرسلت إليه بريدًا إلكترونيًا · اتصلت بخط الإبلاغ عن الغياب · أبلغك شخص ما نيابةً عني · لم أتمكن من إبلاغك
- ما الذي حال دون إبلاغنا؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
3 السبب
- سبب الغياب* نزلة برد أو إنفلونزا أو فيروس · اضطراب في المعدة · صداع أو صداع نصفي · ألم في الظهر أو المفاصل أو العضلات · إصابة · توتر أو قلق أو مزاج متعكر · موعد طبي أو موعد لدى طبيب أسنان · أفضل مناقشة الأمر على انفراد · أخرى
- وصف موجز
- هل تسبب العمل في المرض أو الإصابة أو أدى إلى تفاقمها؟*
- هل تم الإبلاغ عنه باعتباره حادثًا في مكان العمل؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل راجعت طبيبًا أو أخصائيًا صحيًا آخر؟*
- مذكرة الطبيب أو مذكرة اللياقة للعمل، إن كانت لديك لا يُطرح إلا عند انطباقه
4 العودة إلى العمل
- ما مدى استعدادك للعودة إلى العمل؟* لائق تمامًا للعودة إلى العمل · لائق للعودة إلى العمل مع بعض التغييرات لفترة من الوقت · لست متأكدًا بعد
- ما التغييرات التي قد تساعدك؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل ترغب في إجراء محادثة خاصة مع مديرك أو قسم الموارد البشرية؟
- الإقرار*
- التوقيع*
- التاريخ*
نموذج التصديق الذاتي على الغياب بسبب المرض، صفحةً صفحةً
1 بياناتك
يُدخل الموظف اسمه، وبريده الإلكتروني، ورقم الموظف أو رقم الرواتب، والمسمى الوظيفي، والمدير المباشر.
2 الغياب
تحدد أربعة أسئلة التواريخ: أول يوم للغياب، وآخر يوم للغياب، وتاريخ العودة أو التاريخ المتوقع للعودة، وأيام العمل التي غابها، مع احتساب نصف اليوم بوصفه 0.5. ويتيح سؤال «كيف أبلغتنا بأنك كنت مريضًا؟» خيارات: مكالمة هاتفية، أو رسالة، أو خط الإبلاغ عن الغياب، أو أن يبلّغ شخص آخر نيابةً عنه، أو «لم أتمكن من إبلاغكم». وتفتح الإجابة الأخيرة سؤالًا إلزاميًا يطلب توضيح ما الذي منعه من ذلك.
3 السبب
تذكّر ملاحظة قصيرة الموظف بأن يقدّم القدر الذي يشعر بالارتياح لمشاركته فقط، وأن التشخيص غير مطلوب. وتشمل قائمة «سبب الغياب» الأسباب الشائعة، من الزكام أو الإنفلونزا أو فيروس إلى التوتر أو القلق أو انخفاض المعنويات، وتتضمن خيار «أفضل مناقشة الأمر على انفراد». ويأتي بعدها حقل اختياري لـ«وصف موجز».
إذا أجاب الموظف بـ«نعم» عن سؤال «هل تسبب العمل في المرض أو الإصابة أو جعلهما أسوأ؟»، يسأل النموذج عما إذا كان قد أُبلغ عن ذلك باعتباره حادثة في مكان العمل. وتؤدي الإجابة بـ«نعم» عن زيارة طبيب أو أخصائي صحي آخر إلى فتح خيار لتحميل مذكرة من الطبيب أو إشعار اللياقة للعمل (fit note).
4 العودة إلى العمل
يتيح سؤال «ما شعورك تجاه العودة؟» خيارات: لائق تمامًا، أو لائق مع بعض التغييرات لفترة من الوقت، أو غير متأكد بعد. ويؤدي اختيار التغييرات إلى سؤال عمّا قد يساعد، مثل تولي مهام أخف أو العودة التدريجية. ويمكن للموظف طلب محادثة خاصة مع مديره أو قسم الموارد البشرية، ثم تحديد الإقرار والتوقيع على النموذج وتأريخه.
خصّص القالب كما تريد
- مواءمة قائمة الأسباب مع الفئات المستخدمة حاليًا في تقارير الغياب لديك
- إضافة سؤال ليؤكد المدير التواريخ إذا كانت إجراءاتك تتطلب ذلك
- إرسال الردود إلى مجلد خاص بالموارد البشرية بدلًا من مجلد متاح للفريق بأكمله
- إضافة قسم الرواتب إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإشعارات حتى تُعدّل الأجور في الوقت المناسب
- تغيير صياغة الإقرار للإشارة إلى سياسة الغياب الخاصة بك
نصائح لتحسين نموذج التصديق الذاتي على الغياب بسبب المرض
- اجعل قائمة الأسباب عامة حتى لا يشعر أحد بأنه مضطر إلى مشاركة تفاصيل طبية
- اطلب من الموظفين ملء النموذج في أول يوم عودة لهم، بينما تكون التواريخ حاضرة في أذهانهم
- تابع كل إجابة بـ«نعم» عن السؤال المتعلق بالعمل، حتى عندما يبدو الأمر بسيطًا
- حدّد الأشخاص الذين يمكنهم فتح مجلد الخزنة الذي تُحفظ فيه هذه النماذج
- استخدم طلب المحادثة الخاصة كبادرة للمتابعة، لا كمجرد إجراء شكلي
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
عند إرسال الموظف للنموذج، تحفظ FileIt النموذج بصيغة PDF في مجلد الخزنة الذي اخترته، ويُسمّى الملف باسم الموظف والتاريخ، مع إرفاق أي ملاحظة محمّلة بالمستند. ويُرسل بريد إلكتروني إلى المالك فورًا، ويمكن للموظف الحصول على نسخة من ملف PDF عبر البريد الإلكتروني.
يعرض جدول «الردود» كل حالات الغياب في قائمة واحدة. افتح ملف PDF لمراجعته، أو ابحث بالاسم، أو صدّر البيانات إلى CSV لإجمالي أيام العمل التي غابها الموظفون حسب الفريق أو الشهر.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج التصديق الذاتي على الغياب بسبب المرض: الأسئلة الشائعة
هل نموذج التصديق الذاتي على الغياب بسبب المرض مجاني؟
نعم. إنه نموذج تمهيدي في تطبيق FileIt Forms، ويمكن تعديل كل سؤال فيه.
هل يطلب النموذج تشخيصًا؟
لا. فقائمة الأسباب عامة عمدًا، وتتضمن خيار «أفضل مناقشة الأمر على انفراد»، كما أن الوصف اختياري.
هل يحل هذا النموذج محل مذكرة الطبيب؟
إنه يسجل تأكيد الموظف نفسه. ويعتمد تحديد ما إذا كانت مذكرة الطبيب مطلوبة ومتى تُطلب على سياستك والقواعد المحلية، لذا تحقّق منهما وعدّل النموذج وفقًا لذلك.
هل يمكن للموظفين ملؤه على هواتفهم؟
نعم. يعمل النموذج على أي هاتف أو جهاز كمبيوتر، ويمكن رسم التوقيع بإصبع أو كتابته.
من يمكنه رؤية الإجابات؟
يُحفظ ملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، لذلك يتبع الوصول إليه صلاحيات ذلك المجلد. اختر مجلدًا لا يستطيع فتحه إلا الأشخاص الذين يديرون حالات الغياب.
هل يمكنني إيقاف إرسال النسخة عبر البريد الإلكتروني؟
نعم. عطّل خيار إرسال نسخة إلى المجيب في إعدادات النموذج إذا كنت تفضل عدم إرسالها عبر البريد الإلكتروني.