ما هو إقرار زائر بالحفاظ على السرية؟
عندما يزور مورّد أو مدقّق أو مرشّح أو عميل أو متعاقد مختبرك أو أرضية مصنعك أو مكتبك، فقد يرى أكثر بكثير مما قصدت — نموذجًا أوليًا على طاولة، أو ملاحظات على سبورة، أو اسم عميل على منصة تحميل. إقرار الزائر بالحفاظ على السرية (ويُسمّى غالبًا اتفاقية عدم إفصاح للزائر (visitor NDA)) هو الاتفاقية القصيرة التي يوقّعها عند الاستقبال: إذ يتعهد بالحفاظ على سرية ما يراه والالتزام بقواعد موقعك أثناء وجوده فيه.
يسجّل هذا النموذج الموقع والمضيف والغرض من الزيارة وتواريخها، ثم يعرّف المعلومات السرية تعريفًا واسعًا — بما في ذلك العمليات والمعدات والنماذج الأولية والشاشات والسبورات وأسماء العملاء والمورّدين والأسعار ومعلومات الموظفين وترتيبات الأمن — مع الاستثناءات المعتادة للمعلومات المتاحة للعامة أو المعروفة مسبقًا. ويتعهد الزائر باستخدام المعلومات لأغراض الزيارة فقط، وعدم إخراج المواد، والإبلاغ عن أي إفصاح عرضي. وتختار قواعد الموقع: المرافقة طوال الوقت أو في المناطق المقيّدة فقط؛ حظر التصوير، أو السماح به بإذن المضيف، أو السماح به في الاستقبال فقط؛ وحمل الهواتف أو تركها في الاستقبال (على أن تُستخدم الكاميرات فقط وفق ما تسمح به قاعدة التصوير). كما يغطي النموذج معدات السلامة المطلوبة، وحظر توصيل الأجهزة بشبكتك، ومدة سريان الالتزامات، وحماية المبلّغين عن المخالفات، والقانون واجب التطبيق.
- الأنسب لـ
- المصانع والمختبرات ومراكز البحث والتطوير ومراكز البيانات والاستوديوهات والمكاتب التي تُنجز أعمالًا سرية
- يوقّعه
- الزائر، والمضيف أو موظف الاستقبال نيابةً عن الشركة
- مدة السرية
- تختارها: سنتان أو 3 أو 5 أو 7 سنوات (الأسرار التجارية ما دامت محتفظة بسريتها)
- الطول
- صفحتان
متى تستخدم إقرار زائر بالحفاظ على السرية
- تدقيقات المورّدين والعملاء لخط إنتاج
- جولات المرشحين أو الشركاء الجدد في مختبر أو مساحة بحث وتطوير
- زيارات المتعاقدين ومهندسي الصيانة إلى منشأة مؤمّنة
- جولات المستثمرين أو الصحفيين أو الطلاب في المصنع
- زيارات تمتد عدة أيام لفريق مشروع تابع للعميل
ما ستملؤه
15 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: الزائر, الشركة.
1 الشركة والموقع
- اسم الشركة*
- الموقع المُزار*
- المضيف
2 الزيارة
- الاسم الكامل للزائر*
- شركة الزائر
- الغرض من الزيارة*
- تاريخ الزيارة*
- اليوم الأخير للزيارة
3 قواعد الموقع
- قاعدة المرافقة* يجب أن يكون برفقة مضيفه طوال الوقت · يجب أن يكون برفقة أحد في مناطق الإنتاج والمختبر والمناطق المحظورة
- التصوير والتسجيل* غير مسموح به في أي مكان في الموقع · مسموح به فقط حيث يمنح المضيف الإذن أولاً · مسموح به فقط في الاستقبال وقاعات الاجتماعات
- الهواتف والحواسيب المحمولة* يجوز حملها، ولكن لا يجوز استخدام كاميراتها ووظائف التسجيل فيها إلا على النحو الذي تسمح به قاعدة التصوير المذكورة أعلاه · يجب تركها لدى الاستقبال طوال مدة الزيارة
- معدات السلامة المطلوبة
- قواعد الموقع الأخرى
4 قانوني
- تستمر السرية لمدة* سنتين · 3 سنوات · 5 سنوات · 7 سنوات
- القانون الحاكم*
5 من يوقّع
- الزائر التوقيع والتاريخ · الشخص الذي يزور الموقع.
- الشركة التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي · المضيف أو موظف الاستقبال أو الأمن الذي يسمح للزائر بالدخول.
ما يغطيه إقرار زائر بالحفاظ على السرية
- ما يُعد سرياً
- تعهدات الزائر
- قواعد الموقع
- مدة السريان
- الإفصاحات التي يوجبها القانون أو يحميها
- أحكام عامة
استخدام إقرار زائر بالحفاظ على السرية خطوة بخطوة
1 صف الزيارة
أدخل الموقع والمضيف والزائر وشركته والغرض من الزيارة — مثل "تدقيق جودة للمورّد على خط التغليف". أضف اليوم الأخير إذا استمرت الزيارة أكثر من يوم.
2 حدّد قواعد الموقع
اختر قاعدة المرافقة، وقاعدة التصوير، وما إذا كان يمكن حمل الهواتف وأجهزة الكمبيوتر المحمولة أو يجب تركها في الاستقبال. أضف أي معدات سلامة مطلوبة (مثل نظارات السلامة وغطاء الشعر) وأي قواعد أخرى.
3 اختر المدة والقانون واجب التطبيق
تُعدّ ثلاث سنوات مدة افتراضية مناسبة لمعظم الزيارات؛ اختر مدة أطول لأعمال البحث والتطوير الحساسة. ويكون القانون واجب التطبيق عادةً هو قانون المكان الذي يوجد فيه الموقع.
4 وقّع عند الاستقبال
أرسل رابط التوقيع قبل الزيارة، أو عند وصول الزائر ليوقّع بهاتفه عند الاستقبال. ثم يوقّع المضيف أو موظف الاستقبال نيابةً عن الشركة. وتُحفظ النسخة الموقّعة في خزنتك مع تاريخ الزيارة.
نصائح قبل الإرسال
- أرسل النموذج قبل الزيارة حتى يتمكن الزائر من قراءته بهدوء، بدلًا من توقيعه في طابور.
- إذا كان لدى جهة عمل الزائر اتفاقية عدم إفصاح معك بالفعل، فاحتفظ بالاتفاقيتين — إذ ينص الإقرار على سريان الشروط الأشد صرامة.
- نبّه المضيفين إلى عدم إطلاع الزوار على أي شيء خارج نطاق الغرض من الزيارة؛ فاتفاقية عدم الإفصاح إجراء احتياطي وليست بديلًا عن ذلك.
- ضع إشعارًا بحظر التصوير عند المدخل أيضًا، حتى تكون القاعدة ظاهرة وموقّعة.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن إقرار زائر بالحفاظ على السرية
هل اتفاقية عدم إفصاح للزائر قابلة للإنفاذ؟
هي عقد مثل أي اتفاقية عدم إفصاح أخرى، وتعتمد قابلية إنفاذ بند معيّن على الوقائع والقانون واجب التطبيق. ويمنحها أفضل أساس أن تكون قصيرة ومحددة بالزيارة وموقّعة قبل الدخول.
هل يمكن للزائر الاستمرار في الإبلاغ عن مخالفة يراها؟
نعم. ينص الإقرار على ألا يمنع أي شيء الزائر من الإبلاغ عن خرق محتمل للقانون إلى جهة تنظيمية أو سلطة مختصة، أو من إجراء أي إفصاح آخر يحميه القانون.
هل أحتاج بدلًا من ذلك إلى اتفاقية عدم إفصاح متبادلة كاملة؟
بالنسبة إلى زيارة لمرة واحدة، يكون هذا النموذج كافيًا عادةً. أما إذا كنت وشركة الزائر ستتبادلان المعلومات بمرور الوقت، فاستخدم أيضًا اتفاقية عدم إفصاح متبادلة أو أحادية الجانب.
هل التوقيع الإلكتروني صالح؟
تكون التوقيعات الإلكترونية صالحة عمومًا للعقود العادية مثل هذا العقد في الولايات المتحدة (ESIGN Act وUETA)، والمملكة المتحدة، والاتحاد الأوروبي (eIDAS)، وكندا. ويحتفظ FileIt بسجل تدقيق وشهادة إتمام توضّح من وقّع ومتى.