什么是 访客保密确认书？
当供应商、审计员、候选人、客户或承包商到访您的实验室、工厂车间或办公室时，他们可能会看到远超您预期的内容——工作台上的原型、白板上的内容、托盘上客户的姓名。访客保密确认书（通常称为访客保密协议，visitor NDA）是访客在接待处签署的一份简短协议：对所见内容保密，并在场所内遵守您的规定。
此模板记录到访场所、接待人、到访目的和日期，然后广泛界定保密信息——包括工艺、设备、原型、屏幕和白板内容、客户和供应商名称、价格、员工信息及安全安排——同时列出公开信息或访客此前已知信息等通常例外情况。访客承诺仅为本次到访使用相关信息，不带走材料，并报告意外披露。您可以选择场所规则：全程陪同，或仅在受限区域陪同；禁止拍照、经接待人许可后拍照，或仅可在接待处拍照；以及手机是可以随身携带（相机的使用须遵守拍照规则），还是必须留在接待处。协议还涵盖所需的安全装备、禁止将设备连接到您的网络、义务持续期限、举报违法行为保护以及适用法律。
- 适用对象
- 有保密工作的工厂、实验室、研发中心、数据中心、工作室和办公室
- 签署人
- 访客，以及代表公司签署的接待人或前台人员
- 保密期限
- 由您选择：2、3、5或7年（商业秘密在其持续保密期间一直受保护）
- 篇幅
- 2页
何时使用访客保密确认书
- 供应商和客户对生产线进行审计
- 候选人或新合作伙伴参观实验室或研发场所
- 承包商和维修工程师访问安全设施
- 投资者、记者或学生参观工厂
- 客户项目团队进行多日访问
填写内容
15 个空白项，然后填写每位签署人的姓名和邮箱：访客, 公司。
1 公司和场所
- 公司名称*
- 访问场所*
- 东道主
2 访问
- 访客全名*
- 访客所属公司
- 访问目的*
- 访问日期*
- 访问最后一天
3 场所规则
- 陪同规则* 必须始终由其东道主陪同 · 在生产区、实验室和限制区域内必须有人陪同
- 摄影和录音录像* 在场所任何地点均不允许 · 仅在东道主事先许可的地点允许 · 仅在接待区和会议室允许
- 手机和笔记本电脑* 可以携带，但其摄像和录音录像功能仅可按照上述摄影规则使用 · 在访问期间必须留在接待处
- 所需安全装备
- 其他场所规则
4 法律事项
- 保密期限* 2年 · 3年 · 5年 · 7年
- 适用法律*
5 签署人
- 访客 签名和日期 · 进入场所的人员。
- 公司 签名和日期、职务 · 接待访客的东道主，或准许访客进入的接待人员或安保人员。
访客保密确认书的内容
- 保密信息的范围
- 访客的承诺
- 场所规则
- 保密期限
- 法律要求或受法律保护的披露
- 一般条款
逐步使用访客保密确认书
1 说明到访情况
填写场所、接待人、访客及其公司，以及到访目的——例如“对包装线进行供应商质量审计”。如果到访超过一天，请填写最后一天的日期。
2 设定场所规则
选择陪同规则、拍照规则，以及手机和笔记本电脑可以随身携带还是必须留在接待处。添加所需的安全装备（如护目镜和发网）及其他规则。
3 选择期限和适用法律
对于大多数到访，三年是合理的默认期限；对于敏感的研发信息，可选择更长期限。适用法律通常选择场所所在地的法律。
4 在接待处签署
提前发送签署链接，或在访客到达时发送，让其在接待处使用手机签署。随后由接待人或前台人员代表公司签署。签署后的副本会连同到访日期一并存入您的文档库。
发送前提示
- 在到访前发送，让访客可以从容阅读，而不是在排队时签署。
- 如果访客的雇主已经与您签署了保密协议，请将两份协议都保留——确认书规定，以要求更严格的条款为准。
- 提醒接待人不要向访客展示超出到访目的范围的任何内容；保密协议是最后一道保障，而不是替代措施。
- 在入口处也张贴禁止拍照的告示，让这项规则既醒目又有签署记录。
几分钟内在线签署
- 填写空白项。姓名、日期和金额会直接填入协议——预览会准确显示位置。
- 指定签署人。属于自己的部分请勾选“这是我”。FileIt 会生成 PDF，将每个签名和日期框放在正确位置；发送前你还可以检查或移动它们。
- 发送。每位签署人都会收到安全链接，可在任何设备上签署——无需账户。签署后的 PDF（含审计轨迹和完成证书）会存入你的保管库，并通过邮件发送给所有人。
访客保密确认书：常见问题
访客保密协议（visitor NDA）是否具有可执行性？
它与其他保密协议一样是一份合同，某一条款能否执行取决于具体事实和适用法律。将协议写得简短、针对本次到访，并在进入前签署，可以为其提供最稳妥的法律基础。
访客仍然可以举报他们发现的不当行为吗？
可以。确认书明确规定，任何内容都不会阻止访客向监管机构或主管机关报告可能违反法律的行为，也不会阻止其作出法律保护的其他披露。
我是否需要改用完整的双向保密协议？
对于一次性到访，通常这份确认书就足够了。如果您和访客所在公司将长期相互交换信息，也应同时使用双向或单向保密协议（mutual or one-way NDA）。
电子签名有效吗？
在美国（《电子签名法》，ESIGN Act和《统一电子交易法》，UETA）、英国、欧盟（《电子识别、认证和信任服务条例》，eIDAS）及加拿大，电子签名通常对这类普通合同有效。FileIt会保存审计轨迹和完成证书（Certificate of Completion），显示由谁以及何时签署。