Qu’est-ce qu’un attestation de confidentialité du visiteur ?
Lorsqu’un fournisseur, un auditeur, un candidat, un client ou un prestataire visite votre laboratoire, votre atelier ou vos bureaux, il peut voir bien plus que vous ne le souhaiteriez — un prototype sur une paillasse, un tableau blanc ou le nom d’un client sur une palette. Une attestation de confidentialité du visiteur (souvent appelée NDA visiteur) est le court accord qu’il signe à l’accueil : il garde confidentiel ce qu’il voit et respecte vos règles pendant sa présence sur le site.
Ce modèle consigne le site, l’hôte, l’objet et les dates de la visite, puis définit largement les informations confidentielles — procédés, équipements, prototypes, écrans et tableaux blancs, noms de clients et de fournisseurs, prix, informations sur les employés et dispositifs de sécurité — avec les exceptions habituelles pour les informations publiques ou déjà connues. Le visiteur s’engage à les utiliser uniquement pour la visite, à ne pas emporter de documents ou de matériel et à signaler toute divulgation accidentelle. Vous choisissez les règles du site : accompagnement permanent ou uniquement dans les zones réglementées ; photographie interdite, autorisée avec l’accord de l’hôte ou permise uniquement à l’accueil ; et téléphones soit conservés sur soi (les appareils photo ne pouvant être utilisés que dans les limites prévues par la règle relative aux photos), soit laissés à l’accueil. Le document couvre également les équipements de sécurité requis, l’interdiction de connecter des appareils à votre réseau, la durée des obligations, la protection des lanceurs d’alerte et le droit applicable.
- Idéal pour
- Usines, laboratoires, centres de R&D, centres de données, studios et bureaux où sont menées des activités confidentielles
- Signé par
- Le visiteur, ainsi que l’hôte ou l’accueil au nom de l’entreprise
- Durée de confidentialité
- Vous choisissez : 2, 3, 5 ou 7 ans (les secrets d’affaires aussi longtemps qu’ils restent secrets)
- Longueur
- 2 pages
Quand utiliser un attestation de confidentialité du visiteur
- Audits de fournisseurs et de clients sur une ligne de production
- Visites de laboratoire ou d’espace de R&D par des candidats ou de nouveaux partenaires
- Visites d’une installation sécurisée par des prestataires et des techniciens de maintenance
- Visites d’usine par des investisseurs, des journalistes ou des étudiants
- Visites de plusieurs jours par l’équipe projet d’un client
Ce que vous remplissez
15 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : visiteur, entreprise.
1 L'entreprise et le site
- Nom de l'entreprise*
- Site visité*
- Hôte
2 La visite
- Nom complet du visiteur*
- Entreprise du visiteur
- Objet de la visite*
- Date de la visite*
- Dernier jour de la visite
3 Règles du site
- Règle d'accompagnement* doit être accompagné en permanence par son hôte · doit être accompagné dans les zones de production, les laboratoires et les zones à accès restreint
- Photographie et enregistrement* interdits partout sur le Site · autorisés uniquement si l'hôte donne son autorisation préalable · autorisés uniquement à l'accueil et dans les salles de réunion
- Téléphones et ordinateurs portables* peuvent être transportés, mais leurs appareils photo et fonctions d'enregistrement ne peuvent être utilisés que dans les conditions autorisées par la règle relative à la photographie ci-dessus · doivent être laissés à l'accueil pendant toute la durée de la Visite
- Équipement de sécurité requis
- Autres règles du site
4 Mentions légales
- Durée de l'obligation de confidentialité* 2 ans · 3 ans · 5 ans · 7 ans
- Droit applicable*
5 Qui signe
- Visiteur signature et date · La personne qui visite le site.
- Entreprise signature et date, fonction · L'hôte, ou le membre du personnel d'accueil ou de sécurité qui autorise l'accès du visiteur.
Ce que couvre le attestation de confidentialité du visiteur
- Informations confidentielles
- Engagements du Visiteur
- Règles du Site
- Durée
- Communications imposées ou protégées par la loi
- Dispositions générales
Utiliser le attestation de confidentialité du visiteur, étape par étape
1 Décrivez la visite
Indiquez le site, l’hôte, le visiteur et son entreprise, ainsi que l’objet de la visite — par exemple « un audit qualité fournisseur de la ligne de conditionnement ». Ajoutez une dernière date pour toute visite de plus d’un jour.
2 Définissez les règles du site
Choisissez la règle d’accompagnement, la règle relative aux photos et indiquez si les téléphones et ordinateurs portables peuvent être conservés sur soi ou doivent rester à l’accueil. Ajoutez les équipements de sécurité nécessaires (comme des lunettes de protection et des charlottes) ainsi que toute autre règle.
3 Choisissez la durée et le droit applicable
Trois ans constituent une durée par défaut raisonnable pour la plupart des visites ; choisissez une durée plus longue pour les activités de R&D sensibles. Le droit applicable est généralement celui du lieu où se trouve le site.
4 Signez à l’accueil
Envoyez le lien de signature avant la visite ou à l’arrivée du visiteur, afin qu’il puisse signer sur son téléphone à l’accueil. L’hôte ou le réceptionniste signe ensuite au nom de l’entreprise. La copie signée est classée dans votre coffre-fort avec la date de la visite.
Conseils avant l’envoi
- Envoyez le document avant la visite afin que le visiteur puisse le lire tranquillement, plutôt que de le signer dans une file d’attente.
- Si l’employeur du visiteur a déjà conclu un NDA avec vous, conservez les deux documents : l’attestation précise que les dispositions les plus strictes prévalent.
- Informez les hôtes qu’ils ne doivent rien montrer aux visiteurs qui dépasse l’objet de la visite ; un NDA constitue une protection complémentaire, pas un substitut.
- Placez également un panneau interdisant les photos à l’entrée, afin que la règle soit visible et signée.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Attestation de confidentialité du visiteur : questions fréquentes
Un NDA visiteur est-il opposable ?
Il s’agit d’un contrat comme n’importe quel autre NDA, et l’opposabilité d’une clause donnée dépend des faits et du droit applicable. Le fait de rester concis, de l’adapter à la visite et de le faire signer avant l’entrée lui donne les meilleures bases.
Un visiteur peut-il tout de même signaler des faits répréhensibles dont il est témoin ?
Oui. L’attestation précise que rien n’empêche le visiteur de signaler à un organisme de réglementation ou à une autorité une éventuelle violation de la loi, ni d’effectuer toute autre divulgation protégée par la loi.
Ai-je plutôt besoin d’un NDA mutuel complet ?
Pour une visite ponctuelle, ce document suffit généralement. Si votre entreprise et celle du visiteur doivent échanger des informations au fil du temps, utilisez également un NDA mutuel ou un NDA unilatéral.
Une signature électronique est-elle valable ?
Les signatures électroniques sont généralement valables pour les contrats courants comme celui-ci aux États-Unis (loi ESIGN (ESIGN Act) et UETA (Uniform Electronic Transactions Act)), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (règlement eIDAS (eIDAS)) et au Canada. FileIt conserve une piste d’audit et un certificat d’achèvement indiquant qui a signé et à quel moment.