¿Qué es declaración de confidencialidad para visitantes?
Cuando un proveedor, auditor, candidato, cliente o contratista visita tu laboratorio, planta u oficina, puede ver mucho más de lo que pretendías: un prototipo sobre una mesa, una pizarra o el nombre de un cliente en un palé. Una declaración de confidencialidad para visitantes (a menudo llamada NDA para visitantes) es el acuerdo breve que firman en recepción: deben mantener confidencial lo que vean y cumplir las normas de tu centro durante la visita.
Esta plantilla registra el centro, el anfitrión, el propósito y las fechas de la visita, y define ampliamente la información confidencial: procesos, equipos, prototipos, pantallas y pizarras, nombres de clientes y proveedores, precios, información de empleados y medidas de seguridad, con las excepciones habituales para la información pública o ya conocida. La persona visitante se compromete a usarla únicamente para la visita, no retirar materiales e informar de cualquier divulgación accidental. Tú eliges las normas del centro: acompañamiento en todo momento o solo en zonas restringidas; fotografía prohibida, permitida con autorización del anfitrión o solo en recepción; y teléfonos que pueden llevarse (con las cámaras usadas únicamente según permita la norma sobre fotografías) o que deben dejarse en recepción. También cubre el equipo de seguridad obligatorio, la prohibición de conectar dispositivos a tu red, la duración de las obligaciones, la protección para denunciar irregularidades y la legislación aplicable.
- Ideal para
- Fábricas, laboratorios, centros de I+D, centros de datos, estudios y oficinas con trabajos confidenciales
- Lo firman
- La persona visitante y el anfitrión o el personal de recepción en nombre de la empresa
- Periodo de confidencialidad
- Tú eliges: 2, 3, 5 o 7 años (los secretos comerciales, mientras sigan siendo secretos)
- Extensión
- 2 páginas
Cuándo usar un declaración de confidencialidad para visitantes
- Auditorías de proveedores y clientes en una línea de producción
- Candidatos o nuevos socios que visitan un laboratorio o espacio de I+D
- Contratistas e ingenieros de mantenimiento que visitan una instalación segura
- Inversores, periodistas o estudiantes en una visita a la fábrica
- Visitas de varios días del equipo de proyecto de un cliente
Lo que debes completar
15 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: visitante, empresa.
1 La empresa y el sitio
- Nombre de la empresa*
- Sitio visitado*
- Anfitrión
2 La visita
- Nombre completo del visitante*
- Empresa del visitante
- Motivo de la visita*
- Fecha de la visita*
- Último día de la visita
3 Normas del sitio
- Regla sobre el acompañamiento* debe estar acompañado por su anfitrión en todo momento · debe estar acompañado en las zonas de producción, laboratorio y acceso restringido
- Fotografía y grabación* no están permitidas en ningún lugar del Sitio · solo están permitidas cuando el anfitrión lo autorice previamente · solo están permitidas en la recepción y las salas de reuniones
- Teléfonos y ordenadores portátiles* pueden llevarse, pero sus cámaras y funciones de grabación solo pueden utilizarse en la medida permitida por la regla sobre fotografía anterior · deben dejarse en la recepción durante toda la Visita
- Equipo de seguridad obligatorio
- Otras normas del sitio
4 Aspectos legales
- La confidencialidad dura* 2 años · 3 años · 5 años · 7 años
- Ley aplicable*
5 Quién firma
- Visitante firma y fecha · La persona que visita el sitio.
- Empresa firma y fecha, cargo · El anfitrión o la persona de recepción o seguridad que admite al visitante.
Qué incluye el declaración de confidencialidad para visitantes
- Qué es confidencial
- Compromisos del Visitante
- Normas del sitio
- Duración
- Divulgaciones exigidas o protegidas por la ley
- Disposiciones generales
Cómo usar el declaración de confidencialidad para visitantes, paso a paso
1 Describe la visita
Indica el centro, el anfitrión, la persona visitante y su empresa, así como el propósito; por ejemplo, "una auditoría de calidad de un proveedor en la línea de envasado". Añade un último día si la visita dura más de un día.
2 Define las normas del centro
Elige la norma sobre acompañamiento, la norma sobre fotografías y si se pueden llevar teléfonos y portátiles o deben quedarse en recepción. Añade el equipo de seguridad necesario (como gafas de protección y redecillas para el pelo) y cualquier otra norma.
3 Elige la duración y la legislación aplicable
Tres años es un plazo razonable para la mayoría de las visitas; elige uno más largo para actividades de I+D sensibles. La legislación aplicable suele ser la del lugar donde está el centro.
4 Firma en recepción
Envía el enlace de firma antes de la visita o cuando lleguen, para que puedan firmar desde el teléfono en recepción. Después, el anfitrión o el recepcionista firma en nombre de la empresa. La copia firmada se archiva en tu bóveda con la fecha de la visita.
Consejos antes de enviarlo
- Envíalo antes de la visita para que la persona visitante pueda leerlo tranquilamente, en lugar de firmarlo mientras espera en una cola.
- Si la empresa de la persona visitante ya tiene un NDA contigo, conserva ambos: la declaración establece que prevalecen las condiciones más estrictas.
- Indica a los anfitriones que no enseñen nada fuera del propósito de la visita; un NDA es una medida de respaldo, no un sustituto.
- Coloca también un aviso de prohibido hacer fotografías en la entrada, para que la norma sea visible además de estar firmada.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma y fecha en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Declaración de confidencialidad para visitantes
¿Es exigible un NDA para visitantes?
Es un contrato como cualquier otro NDA, y la posibilidad de exigir una cláusula concreta depende de los hechos y de la legislación aplicable. Mantenerlo breve, específico para la visita y firmado antes de entrar le proporciona la mejor base.
¿Puede una persona visitante denunciar una conducta indebida que haya visto?
Sí. La declaración establece que nada impide a la persona visitante informar a un organismo regulador o autoridad sobre una posible infracción de la ley, ni realizar cualquier otra comunicación protegida por la ley.
¿Necesito un NDA mutuo completo?
Para una visita puntual, normalmente esto es suficiente. Si tú y la empresa de la persona visitante vais a compartir información en ambas direcciones a lo largo del tiempo, utiliza también un NDA mutuo o unilateral.
¿Es válida una firma electrónica?
Por lo general, las firmas electrónicas son válidas para contratos ordinarios como este en EE. UU. (Ley ESIGN (ESIGN Act) y UETA (Uniform Electronic Transactions Act)), el Reino Unido, la UE (Reglamento eIDAS (eIDAS)) y Canadá. FileIt conserva un registro de auditoría y un certificado de finalización (Certificate of Completion) que muestra quién firmó y cuándo.