Apakah templat borang pelan peningkatan prestasi (Performance improvement plan)?
Pelan peningkatan prestasi harus memberikan pekerja peluang yang sebenar dan adil untuk memperbaiki prestasi. Ini bermakna anda perlu menyatakan dengan khusus perkara yang tidak betul, rupa prestasi yang baik, cara kemajuan akan diukur, bantuan yang akan diberikan dan masa kemajuan akan disemak. Pelan yang kabur sukar diikuti dan sukar dinilai dengan adil pada penghujungnya.
Templat pelan peningkatan prestasi ini merekodkan tarikh pelan, kekerapan mesyuarat kemajuan dan sama ada kebimbangan telah dibangkitkan secara tidak rasmi terlebih dahulu. Bagi setiap bidang — sehingga dua secara terperinci, serta satu kotak untuk bidang tambahan — pengurus menyatakan standard yang dijangka dan prestasi semasa berserta contoh.
Halaman sasaran dan sokongan meminta sasaran yang boleh diukur serta sokongan yang ditawarkan, daripada latihan dan bimbingan hingga pelarasan beban kerja atau rujukan kepada kesihatan pekerjaan, dan mengingatkan pengurus jika pekerja menyebut apa-apa perkara yang menjejaskan prestasi mereka. Tarikh semakan, kemungkinan hasil dan tandatangan pengurus serta pekerja melengkapkan pelan ini, yang disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda.
- Sesuai untuk
- Pengurus dan HR yang menangani kebimbangan prestasi berterusan
- Diisi oleh
- Pengurus, sebaik-baiknya bersama HR
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 20–30 minit
- Termasuk
- Jurang prestasi berserta contoh, sasaran boleh diukur, senarai semak sokongan, tarikh semakan, tandatangan pengurus dan pekerja
Siapa yang menggunakan borang pelan peningkatan prestasi (Performance improvement plan)?
- Memformalkan pelan selepas maklum balas tidak rasmi tidak membawa kepada peningkatan
- Menetapkan sasaran yang boleh diukur bagi isu ketepatan, hasil kerja atau kualiti
- Mendokumentasikan sokongan yang ditawarkan kepada pekerja yang menghadapi kesukaran
- Menjadualkan mesyuarat semakan setiap dua minggu sepanjang tempoh yang ditetapkan
- Mengikuti penilaian prestasi yang mengesyorkan pelan rasmi
- Mengekalkan rekod yang konsisten merentas pengurus dan pasukan
Soalan dalam borang pelan peningkatan prestasi (Performance improvement plan) ini
31 soalan dalam 4 halaman · termasuk tandatangan, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Pekerja & pelan
- Nama pekerja*
- Jawatan*
- Jabatan Operasi · Jualan · Pemasaran · Kewangan · Kejuruteraan · Sokongan pelanggan · Sumber manusia · Lain-lain
- Pengurus*
- Pegawai perhubungan HR
- Tarikh mula pelan*
- Tarikh tamat pelan*
- Mesyuarat kemajuan* Setiap minggu · Setiap dua minggu · Setiap bulan
- Adakah kebimbangan ini pernah dibangkitkan secara tidak formal sebelum ini?*
- Bila, dan apakah yang dibincangkan?* hanya ditanya jika berkenaan
2 Jurang prestasi
- Bidang 1*
- Piawaian yang dijangka*
- Prestasi semasa, bersama contoh*
- Adakah terdapat bidang kedua?
- Bidang 2* hanya ditanya jika berkenaan
- Piawaian yang dijangka* hanya ditanya jika berkenaan
- Prestasi semasa, bersama contoh* hanya ditanya jika berkenaan
- Mana-mana bidang tambahan hanya ditanya jika berkenaan
3 Sasaran & sokongan
- Sasaran yang boleh diukur*
- Sokongan yang ditawarkan* Kursus latihan · Bimbingan atau pementoran · Pertemuan empat mata yang lebih kerap · Panduan atau prosedur bertulis yang lebih jelas · Beban kerja atau keutamaan yang diselaraskan · Alat atau peralatan · Rujukan kepada kesihatan pekerjaan atau kesejahteraan
- Butiran sokongan
- Adakah pekerja pernah menyatakan apa-apa yang menjejaskan prestasi mereka (kesihatan, keadaan peribadi)?*
4 Semakan & pengakuan penerimaan
- Tarikh semakan pertama*
- Tarikh semakan kedua
- Tarikh semakan akhir*
- Perkara yang berlaku pada akhir pelan*
- Komen pekerja
- Pengurus*
- Tandatangan pengurus*
- Pengakuan penerimaan pekerja
- Tandatangan pekerja
Borang pelan peningkatan prestasi (Performance improvement plan), halaman demi halaman
1 Pekerja & pelan
Pengurus merekodkan nama pekerja, jawatan, jabatan, nama mereka sendiri dan kenalan HR, tarikh mula dan tamat pelan, serta sama ada mesyuarat kemajuan diadakan setiap minggu, dua minggu sekali atau setiap bulan. Jika kebimbangan telah dibangkitkan secara tidak rasmi sebelum ini, mereka menyatakan bila dan perkara yang dibincangkan.
2 Jurang prestasi
Bagi bidang pertama, pengurus menamakannya, menerangkan standard yang dijangka dan memberikan prestasi semasa berserta contoh. Bidang kedua boleh ditambah dengan cara yang sama, bersama satu kotak untuk sebarang bidang tambahan.
3 Sasaran & sokongan
Pengurus menetapkan sasaran yang boleh diukur — rupa kejayaan, cara ia diukur dan bila ia perlu dicapai — lalu menandakan sokongan yang ditawarkan: latihan, bimbingan atau mentor, pertemuan empat mata yang lebih kerap, panduan yang lebih jelas, pelarasan beban kerja, alat atau peralatan, rujukan kepada kesihatan pekerjaan atau kesejahteraan, atau perkara lain. Jika pekerja menyebut keadaan kesihatan atau peribadi, nota akan mengingatkan pengurus untuk mempertimbangkan sokongan dan mendapatkan nasihat HR.
4 Semakan & pengakuan
Pengurus menetapkan tarikh semakan pertama, kedua dan akhir, menerangkan kemungkinan hasil pada penghujung pelan seperti yang dinyatakan dalam dasar anda, serta merekodkan komen pekerja. Pengurus mengesahkan dan menandatangani; pekerja boleh mengakui penerimaan dan menandatangani, dengan pernyataan yang menjelaskan bahawa tandatangan tidak semestinya bermaksud persetujuan.
Ubah suai templat ini
- Tambahkan nama dasar keupayaan atau prestasi anda pada teks bantuan hasil
- Edit pilihan sokongan agar sepadan dengan perkara yang boleh ditawarkan oleh organisasi anda
- Tetapkan folder peti besi kepada lokasi HR terhad
- Tambahkan HR pada e-mel pemberitahuan
- Tukar pilihan kekerapan semakan agar sesuai dengan tempoh pelan anda
Petua untuk borang pelan peningkatan prestasi (Performance improvement plan) yang lebih baik
- Bangkitkan kebimbangan secara tidak rasmi sebelum memulakan pelan rasmi jika boleh
- Jadikan sasaran khusus, boleh diukur dan realistik dalam tempoh pelan
- Berikan sokongan yang telah anda janjikan dan rekodkan bahawa anda telah berbuat demikian
- Adakan setiap semakan tepat pada masanya dan simpan nota setiap semakan
- Dapatkan nasihat HR atau undang-undang sebelum mengambil sebarang tindakan pada penghujung pelan
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap pelan disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda dengan kedua-dua tandatangan, dan pemilik borang akan menerima pemberitahuan. Salinan kepada responden dimatikan secara lalai; berikan pekerja satu salinan PDF.
Pengurus dan HR boleh mencari pelan dengan cepat dalam jadual Responses semasa membuat persediaan untuk setiap semakan, manakala PDF bertarikh memberikan rekod perkara yang telah dipersetujui.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Pelan peningkatan prestasi (Performance improvement plan): soalan lazim
Adakah templat pelan peningkatan prestasi (performance improvement plan) ini percuma?
Ya — templat ini disertakan dengan aplikasi Forms pada setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma, bersama-sama seluruh galeri templat.
Adakah pekerja perlu menandatangani?
Pengakuan dan tandatangan pekerja adalah pilihan, jadi pelan boleh difailkan walaupun mereka enggan menandatangani. Pernyataan tersebut menjelaskan bahawa tandatangan mengesahkan penerimaan, bukan persetujuan.
Berapa banyak bidang prestasi yang boleh diliputi?
Dua bidang secara terperinci — bidang, standard yang dijangka dan prestasi semasa — serta satu kotak untuk sebarang bidang tambahan.
Adakah templat ini menyatakan perkara yang berlaku jika sasaran tidak dicapai?
Templat ini meminta pengurus menerangkan kemungkinan hasil seperti yang dinyatakan dalam dasar anda sendiri. Templat ini tidak menetapkan hasil tertentu kerana hasil tersebut bergantung pada dasar anda dan undang-undang tempatan.
Bagaimana jika kesihatan pekerja menjejaskan prestasi mereka?
Jika pekerja menyebut keadaan kesihatan atau peribadi, borang ini mengingatkan pengurus untuk mempertimbangkan sokongan atau pelarasan serta mendapatkan nasihat HR.
Bolehkah pelan ini dibuat susulan penilaian prestasi?
Ya. Templat penilaian prestasi pekerja (“Employee performance appraisal”) menyertakan “Pelan peningkatan rasmi” sebagai cadangan, dan templat ini ialah pelan tersebut.