Apakah pelan peningkatan prestasi?
Pelan peningkatan prestasi (PIP) digunakan oleh pengurus apabila prestasi kerja seorang pekerja tidak mencapai keperluan jawatan dan maklum balas tidak rasmi tidak menyelesaikan masalah tersebut. PIP yang baik adalah khusus dan adil: ia menyatakan dengan tepat apakah masalahnya, rupa "prestasi yang baik", cara kemajuan akan diukur, bantuan yang akan diberikan oleh syarikat dan masa semakan akhir akan dijalankan. Ia memberi pekerja peluang sebenar untuk meningkat — dan memberi syarikat rekod yang jelas jika peningkatan itu tidak berlaku.
Templat ini bermula dengan kotak ringkasan (pekerja, pengurus, tarikh mula, semakan akhir, kekerapan semakan), kemudian menerangkan kebimbangan dengan contoh, perbincangan terdahulu, matlamat berserta ukuran dan tarikh akhir, sokongan yang ditawarkan, semakan berkala dengan nota yang dikongsi bersama pekerja, serta tiga kemungkinan hasil pada semakan akhir: matlamat dicapai, satu lanjutan bagi kemajuan yang jelas, atau tindakan selanjutnya mengikut prosedur anda. Pekerja menandatangani untuk mengesahkan bahawa mereka telah menerima pelan tersebut — bukan bahawa mereka bersetuju dengan setiap perkara.
- Sesuai untuk
- Mendokumentasikan pelan berstruktur dan terikat masa selepas timbul kebimbangan tentang prestasi
- Ditandatangani oleh
- Pengurus dan pekerja
- Semakan berkala
- Setiap minggu, setiap dua minggu atau setiap bulan — pilihan anda
- Panjang
- Kira-kira 2 halaman
Bila hendak menggunakan pelan peningkatan prestasi
- Seorang pekerja kerap tidak mencapai sasaran, tarikh akhir atau piawaian kualiti
- Maklum balas tidak rasmi dalam perbincangan satu dengan satu tidak menghasilkan peningkatan yang berkekalan
- Seorang pengurus mahukan proses yang adil dan didokumentasikan sebelum mempertimbangkan amaran rasmi
- Seorang ketua pasukan perlu bersetuju tentang matlamat khusus dan sokongan bersama seseorang yang menghadapi kesukaran dalam jawatan baharu
- HR mahu setiap PIP dalam syarikat mengikut struktur yang sama
Perkara yang anda isi
13 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: pengurus, pekerja.
1 Pelan
- Nama syarikat*
- Nama penuh pekerja*
- Jawatan pekerja*
- Pelan bermula*
- Tarikh semakan akhir*
2 Kebimbangan
- Kebimbangan prestasi*
- Perbincangan terdahulu
3 Matlamat dan sokongan
- Matlamat, ukuran dan tarikh akhir*
- Sokongan yang akan diberikan oleh syarikat
- Mesyuarat semakan berkala* setiap minggu · setiap dua minggu · setiap bulan
- Masa semakan berkala diadakan
4 Hasil
- Jika matlamat tidak dicapai* tindakan lanjut di bawah prosedur Syarikat, yang mungkin termasuk amaran rasmi · tindakan lanjut di bawah prosedur Syarikat, yang mungkin termasuk pemecatan
- Pihak lain yang boleh dihubungi oleh pekerja
5 Siapa yang menandatangani
- Pengurus tandatangan dan tarikh, jawatan · Pengurus barisan pekerja, yang mengendalikan pelan ini
- Pekerja tandatangan dan tarikh · Menandatangani untuk mengesahkan bahawa pelan ini telah dibincangkan dan diterima
Kandungan pelan peningkatan prestasi
- Tujuan pelan ini
- Kebimbangan prestasi
- Matlamat dan cara matlamat tersebut akan diukur
- Sokongan
- Semakan berkala
- Semakan akhir
- Perkara lain
Cara menggunakan pelan peningkatan prestasi, langkah demi langkah
1 Huraikan kebimbangan dengan bukti
Tuliskan perkara yang dijangka dan perkara yang sebenarnya berlaku, bersama contoh dan tarikh — "purata masa penyelesaian 3 hari berbanding piawaian pasukan 1 hari", bukannya "lambat". Nyatakan juga bila kebimbangan tersebut pernah dibangkitkan sebelum ini, jika ada.
2 Tetapkan matlamat yang boleh diukur
Setiap matlamat hendaklah menyatakan perkara yang mesti dicapai, cara ia akan diukur dan tarikh pencapaiannya. Pastikan matlamat itu boleh dicapai dalam tempoh yang ditetapkan; 30, 60 atau 90 hari ialah tempoh yang biasa, bergantung pada jawatan.
3 Persetujui sokongan dan semakan berkala
Senaraikan latihan, bimbingan atau perubahan beban kerja yang akan anda sediakan, dan pilih kekerapan pertemuan. Pelan ini mewajibkan pengurus mencatat setiap semakan berkala dan berkongsi catatan tersebut.
4 Pilih hasil yang mungkin dan hantar
Pilih tindakan yang mungkin menyusul jika matlamat tidak dicapai — amaran rasmi atau, jika sesuai, pemecatan — supaya pekerja tidak terkejut. Tambahkan diri anda sebagai pengurus, tambahkan pekerja dan hantar. Ruang untuk kedua-dua tandatangan dan tarikh telah disediakan untuk anda.
Petua sebelum menghantarnya
- Adakan mesyuarat untuk membincangkan pelan sebelum menghantarnya untuk ditandatangani — PIP hendaklah mengesahkan perbualan yang telah berlaku, bukan menggantikannya.
- Bersikap jujur tentang kemungkinan akibatnya, tetapi pastikan matlamat benar-benar boleh dicapai. PIP yang direka untuk gagal tidak membantu sesiapa pun.
- Tanya sama ada terdapat perkara yang menghalang — kesihatan, beban kerja, peralatan atau keadaan peribadi — dan pertimbangkan penyesuaian.
- Patuhi prosedur keupayaan atau tatatertib anda sendiri serta undang-undang tempatan, termasuk sebarang hak untuk ditemani atau membuat rayuan.
- Simpan nota semakan berkala. Nota tersebut ialah bukti terbaik tentang kemajuan dan sokongan yang telah anda berikan.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Pelan peningkatan prestasi
Adakah pekerja perlu bersetuju dengan PIP untuk menandatanganinya?
Tidak. Ruang tandatangan menyatakan bahawa tandatangan pekerja mengesahkan pelan tersebut telah dibincangkan dan diterima, dan tidak bermaksud mereka bersetuju dengan setiap perkara. Mereka digalakkan untuk membangkitkan apa-apa perkara yang kelihatan tidak jelas atau tidak realistik.
Berapa lamakah pelan peningkatan prestasi patut berlangsung?
Tempohnya hendaklah cukup untuk menunjukkan peningkatan sebenar dan berterusan — biasanya 30, 60 atau 90 hari. Anda menetapkan tarikh semakan akhir. Templat ini juga membenarkan satu lanjutan jika terdapat kemajuan yang jelas tetapi tidak semua matlamat tercapai.
Adakah PIP sama dengan amaran bertulis (written warning)?
Tidak. PIP ialah pelan sokongan dengan matlamat dan semakan berkala. Amaran bertulis ialah langkah tatatertib rasmi. Sesetengah syarikat menggunakan PIP terlebih dahulu dan amaran jika matlamat tidak dicapai; syarikat lain menggunakan kedua-duanya serentak. Patuhi prosedur anda sendiri.
Bolehkah PIP ditandatangani secara elektronik?
Secara amnya, ya. Tandatangan elektronik diterima secara meluas untuk dokumen tempat kerja seperti ini di AS (Akta ESIGN (ESIGN Act) dan UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada. FileIt menyimpan jejak audit tentang pihak yang menandatangani dan masanya.