Apakah surat penurunan pangkat?
Penurunan pangkat mengubah jawatan, tanggungjawab dan selalunya gaji seseorang, jadi perubahan itu perlu direkodkan dengan jelas dan dipersetujui. Perubahan ini mungkin atas pilihan pekerja sendiri — berundur daripada pengurusan atau mengurangkan tekanan — atau hasil penstrukturan semula, proses prestasi atau proses tatatertib.
Surat ini menyatakan sebab dalam ungkapan neutral yang anda pilih daripada senarai, gelaran jawatan semasa dan baharu, tarikh berkuat kuasa, pengurus baharu dan tugas, serta gaji lama dan baharu secara bersebelahan. Anda boleh menambah tempoh perlindungan gaji, menyenaraikan perubahan lain seperti kelayakan bonus, menetapkan tarikh semakan dan menyatakan bahawa perkara lain dalam pekerjaan kekal sama. Pekerja menandatangani surat ini sebagai persetujuan, dan surat itu menggalakkan mereka mengemukakan soalan — atau menggunakan sebarang hak rayuan — sebelum menandatangani.
- Sesuai untuk
- Penurunan pangkat secara sukarela, alternatif kepada penstrukturan semula dan hasil proses formal
- Ditandatangani oleh
- Majikan dan pekerja
- Gaji
- Gaji lama dan baharu dipaparkan secara bersebelahan, dengan perlindungan gaji pilihan
- Panjang
- 1 hingga 2 halaman
Bila hendak menggunakan surat penurunan pangkat
- Ketua pasukan meminta untuk kembali ke jawatan pakar tanpa tanggungjawab pengurusan langsung
- Menawarkan jawatan bergred lebih rendah sebagai alternatif kepada pemberhentian akibat lebihan pekerja
- Merekodkan perubahan jawatan yang dipersetujui selepas pelan peningkatan prestasi
- Perubahan jawatan selepas keputusan tatatertib, jika prosedur anda membenarkannya
- Perubahan jawatan atas sebab kesihatan atau peribadi yang diminta oleh pekerja
Perkara yang anda isi
18 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: majikan, pekerja.
1 Surat
- Nama syarikat*
- Tarikh surat*
- Nama penuh pekerja*
- Sebab perubahan* Atas permintaan anda · Berikutan penstrukturan semula pasukan, sebagai alternatif kepada pemberhentian kerana lebihan tenaga kerja · Berikutan keputusan proses prestasi · Berikutan keputusan proses tatatertib · Berikutan perubahan dalam kesihatan atau keadaan anda, seperti yang telah kita bincangkan
- Butiran lanjut (pilihan)
2 Perubahan
- Jawatan semasa*
- Jawatan baharu*
- Tarikh kuat kuasa*
- Pengurus baharu
- Tugas utama dalam jawatan baharu
3 Gaji
- Mata wang*
- Gaji semasa (kasar)*
- Gaji baharu (kasar)*
- Gaji setiap* tahun · bulan · minggu · jam
- Perlindungan gaji (pilihan)
- Perubahan lain (pilihan)
4 Semakan
- Tarikh semakan (pilihan)
- Sila balas sebelum
5 Siapa yang menandatangani
- Majikan tandatangan dan tarikh, jawatan · Pengurus atau pegawai Sumber Manusia yang mengesahkan perubahan tersebut.
- Pekerja tandatangan dan tarikh · Menandatangani untuk menerima jawatan dan terma baharu.
Kandungan surat penurunan pangkat
- Jawatan baharu anda
- Gaji
Cara menggunakan surat penurunan pangkat, langkah demi langkah
1 Pilih sebab
Pilih sebab yang sesuai — atas permintaan pekerja, penstrukturan semula atau hasil proses prestasi atau tatatertib — dan tambahkan ayat penerangan jika berguna.
2 Terangkan jawatan baharu
Masukkan gelaran semasa dan baharu, tarikh berkuat kuasa, pengurus baharu dan tugas utama.
3 Nyatakan gaji
Masukkan gaji semasa dan baharu. Jika anda melindungi gaji untuk suatu tempoh atau faedah lain berubah, nyatakan perkara itu dalam medan pilihan.
4 Hantar untuk tandatangan
Tambahkan diri anda sebagai majikan dan pekerja sebagai penandatangan kedua. Selepas kedua-duanya menandatangani, surat itu difailkan dalam peti besi anda bersama jejak auditnya.
Petua sebelum menghantarnya
- Berbincang dengan pekerja sebelum menghantar surat. Surat sepatutnya mengesahkan perbualan, bukan menggantikannya.
- Penurunan pangkat yang tidak dipersetujui oleh pekerja boleh menjadi pelanggaran kontrak di banyak tempat. Dapatkan nasihat jika mereka tidak bersetuju.
- Perlindungan gaji selama beberapa bulan boleh menjadikan perpindahan berkaitan penstrukturan semula lebih adil dan mudah diterima.
- Kemas kini penggajian dan pendaftaran sebarang faedah pada tarikh berkuat kuasa.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Surat penurunan pangkat
Bolehkah saya menurunkan pangkat pekerja tanpa persetujuan mereka?
Ia bergantung pada kontrak mereka, prosedur anda dan undang-undang tempatan. Selalunya, perubahan kepada jawatan atau gaji memerlukan persetujuan pekerja. Surat ini direka untuk merekodkan perubahan yang dipersetujui; dapatkan nasihat jika pekerja tidak bersetuju.
Adakah surat ini perlu menyatakan gaji?
Ya — gaji semasa dan baharu kedua-duanya diperlukan supaya perubahan itu jelas. Jika gaji kekal sama, masukkan angka yang sama dua kali.
Bagaimana jika pekerja mahu membuat rayuan?
Surat ini menyatakan bahawa jika perubahan itu berlaku selepas proses formal, pekerja mungkin mempunyai hak rayuan di bawah proses tersebut, dan menggalakkan mereka mengemukakan soalan sebelum menandatangani.
Adakah surat penurunan pangkat yang ditandatangani secara elektronik sah?
Tandatangan elektronik secara amnya diterima untuk dokumen pekerjaan seperti ini di AS, UK, EU dan Kanada. FileIt menyimpan jejak audit dan Sijil Penyempurnaan (Certificate of Completion) bersama PDF yang telah ditandatangani.