Formulaire IL-W-4 — Certificat de retenue de l’Illinois pour les employés et autres bénéficiaires

Qu’est-ce que Form IL-W-4 ?

Le formulaire IL-W-4 est le certificat de retenue à la source du Département du Revenu de l’Illinois (Illinois Department of Revenue). Votre formulaire fédéral W-4 ne concerne que la retenue de l’impôt fédéral sur le revenu. Si vous travaillez dans l’Illinois, votre employeur a donc également besoin d’un IL-W-4 pour calculer le montant d’impôt de l’Illinois à retenir sur chaque paie. L’édition actuelle est IL-W-4 (R-07/23). Il peut également être remis à un payeur qui a accepté de retenir volontairement l’impôt de l’Illinois sur d’autres revenus de l’Illinois qui ne sont pas des salaires.

Le formulaire est court : une feuille de calcul en haut de la page 2, que vous conservez dans vos dossiers, et un certificat sous la ligne « Cut here », que vous remettez à votre employeur. La feuille de calcul compte vos allocations personnelles de base (y compris celles pour les personnes à charge) à l’étape 1, puis les allocations supplémentaires à l’étape 2 pour les personnes âgées de 65 ans ou plus, légalement aveugles ou ayant des déductions supplémentaires. Si vous ne remettez pas un IL-W-4 rempli, ne le signez pas ou le modifiez, les instructions indiquent que votre employeur doit retenir l’impôt de l’Illinois sur la totalité de votre rémunération, sans appliquer d’exemptions.

FileIt vous permet de remplir l’IL-W-4 en ligne au moyen d’un formulaire guidé. Il préremplit votre nom à partir des fiches People de votre coffre-fort, additionne les lignes de la feuille de calcul pour vous et imprime vos réponses sur le PDF officiel du Département du Revenu de l’Illinois, y compris dans les trois groupes de cases réservées au numéro de sécurité sociale. Le formulaire terminé est enregistré dans le dossier de votre coffre-fort et vous pouvez l’envoyer pour signature électronique si vous le souhaitez. FileIt ne transmet jamais rien au Département ni à votre employeur : vous remettez vous-même le certificat à votre employeur.

Qui doit remplir Form IL-W-4 ?

• Les employés qui travaillent dans l’Illinois et dont l’impôt de l’Illinois est retenu sur le salaire.
• Les nouveaux employés, qui doivent le remplir au plus tard le premier jour de travail.
• Toute personne dont les allocations de l’Illinois ont diminué, par exemple parce qu’une personne à charge ne remplit plus les conditions — un nouveau formulaire doit être remis dans les 10 jours.
• Les personnes qui souhaitent qu’un montant plus élevé d’impôt de l’Illinois soit retenu sur chaque paie, en demandant moins d’allocations ou un montant supplémentaire à la ligne 3.
• Les bénéficiaires de revenus de l’Illinois qui ne sont pas des salaires et qui ont convenu avec le payeur d’une retenue volontaire de l’impôt de l’Illinois.
• Les personnes exonérées à la fois de la retenue fédérale et de la retenue de l’Illinois, qui doivent l’indiquer sur le certificat.

Quand utiliser Form IL-W-4

• Lorsque vous commencez un nouvel emploi dans l’Illinois, avant ou le jour même de votre prise de poste.
• Chaque fois que le nombre de vos allocations de retenue augmente — par exemple après un mariage ou la naissance d’un enfant — si vous souhaitez qu’un montant moins élevé soit retenu.
• Dans les 10 jours suivant la diminution de vos allocations. Le formulaire précise que le décès d’un conjoint ou d’une personne à charge ne modifie pas vos allocations avant l’année fiscale suivante.
• Lorsque vous prenez un deuxième emploi ou que votre conjoint commence à travailler, afin de transférer toutes vos allocations vers l’emploi le mieux rémunéré et d’indiquer zéro pour les autres.
• Lorsque vous prévoyez de devoir payer de l’impôt sur des revenus qui ne sont pas des salaires, tels que des intérêts ou des dividendes, et que vous préférez une retenue supplémentaire plutôt que des acomptes provisionnels.

Ce qu’il vous faut avant de commencer

• Vos nom et prénom complets, adresse, ville, État et code postal.
• Votre numéro de sécurité sociale.
• Le nombre de personnes à charge (autres que vous et votre conjoint) que vous déclarerez sur votre déclaration de l’Illinois.
• Si une autre personne peut vous déclarer comme personne à charge et si vous pouvez déclarer votre conjoint.
• Si vous ou votre conjoint avez 65 ans ou plus ou êtes légalement aveugle.
• Le montant de la ligne 4 de la feuille de calcul des déductions de votre formulaire fédéral W-4, ainsi que toute soustraction ou déduction supplémentaire applicable dans l’Illinois, le cas échéant.
• Tout montant supplémentaire que vous souhaitez faire retenir sur chaque paie.
• Votre formulaire fédéral W-4, si vous y avez demandé une exonération, afin de vérifier si vous êtes également exonéré de la retenue de l’Illinois.

Contenu de Form IL-W-4

L’édition 2023 comporte 2 pages. FileIt le demande en 5 parties, et il est signé par Employee :

1. Certificate — your detailsEmployee
2. Lines 1–3: Allowances and additional withholdingEmployee
3. Exemption, signature and dateEmployee
4. Worksheet Step 1 — Basic personal allowances (including dependents)Employee
5. Worksheet Step 2 — Additional allowancesEmployee

Comment remplir Form IL-W-4, étape par étape

1 Page 1 : instructions

La première page explique qui doit remplir le formulaire, quand il prend effet et comment éviter de ne pas payer suffisamment d’impôt. Deux points sont à connaître avant de commencer. Demander une exonération sur votre W-4 fédéral ne vous exonère pas automatiquement de la retenue de l’Illinois. Si vous êtes résident de l’Iowa, du Kentucky, du Michigan ou du Wisconsin, ou conjoint d’un militaire, le formulaire vous renvoie au formulaire W-5-NR, Déclaration de non-résidence dans l’Illinois de l’employé (Employee's Statement of Nonresidence in Illinois), pour vérifier si vous êtes plutôt exonéré.

La page précise également que les allocations pour exemption personnelle et les allocations supplémentaires liées à l’âge de 65 ans ou plus ou à la cécité ne peuvent pas être demandées sur le formulaire IL-1040 au-delà de certains niveaux de revenus, et que vous pouvez déposer un nouvel IL-W-4 pour augmenter votre retenue si cette règle vous concerne.

2 Étape 1 de la feuille de calcul : calculer vos allocations personnelles de base

Cochez « No one else can claim me as a dependent » si personne d’autre ne peut vous déclarer comme personne à charge, et « I can claim my spouse as a dependent » si cette affirmation s’applique à vous. La ligne 1 correspond au nombre de cases cochées. La ligne 2 correspond au nombre de personnes à charge, autres que vous ou votre conjoint, que vous déclarerez sur votre déclaration. La ligne 3 les additionne : c’est le nombre d’allocations de base auxquelles vous avez droit.

La ligne 4 indique le nombre d’allocations que vous choisissez réellement de demander. Il peut être compris entre zéro et le nombre indiqué à la ligne 3. Un nombre inférieur signifie qu’un montant plus élevé d’impôt sera retenu sur chaque paie. Le nombre saisi à la ligne 4 doit être reporté à la ligne 1 du certificat. FileIt calcule les lignes 1 et 3 pour vous et vérifie que la ligne 4 ne dépasse pas la ligne 3.

3 Étape 2 de la feuille de calcul : calculer vos allocations supplémentaires

Remplissez l’étape 2 uniquement si vous ou votre conjoint avez 65 ans ou plus, êtes légalement aveugle, ou avez inscrit un montant à la ligne 4 de la feuille de calcul des déductions de votre formulaire fédéral W-4. Cochez chacune des quatre cases relatives à l’âge et à la cécité qui s’applique ; la ligne 5 correspond au nombre de cases cochées.

La ligne 6 correspond au montant de la feuille de calcul fédérale des déductions, augmenté de toute soustraction ou déduction supplémentaire applicable dans l’Illinois. La ligne 7 divise la ligne 6 par 1,000 et arrondit le résultat au nombre entier le plus proche. La ligne 8 additionne les lignes 5 et 7. La ligne 9 indique le nombre d’allocations supplémentaires que vous choisissez de demander, de zéro au nombre indiqué à la ligne 8 ; ce nombre est reporté à la ligne 2 du certificat. FileIt effectue la division et l’arrondi pour vous.

4 Certificat : vos informations

Sous la ligne « Cut here » se trouve la partie que votre employeur conserve. Saisissez votre numéro de sécurité sociale dans les trois groupes de cases, puis vos nom et prénom, adresse, ville, État et code postal. FileIt imprime les chiffres du numéro de sécurité sociale un par un dans les cases imprimées.

5 Lignes 1 à 3 du certificat

La ligne 1 correspond au total des allocations de base que vous demandez (étape 1 de la feuille de calcul, ligne 4). La ligne 2 correspond au total des allocations supplémentaires (étape 2, ligne 9). La ligne 3 correspond à un montant supplémentaire facultatif à retenir sur chaque paie, en plus de la retenue calculée à partir de vos allocations.

Si vous avez plusieurs emplois ou si votre conjoint travaille, le formulaire indique que votre retenue sera généralement plus exacte si vous demandez toutes vos allocations sur l’IL-W-4 de l’emploi le mieux rémunéré et zéro sur les autres.

6 Case d’exonération

Cochez cette case uniquement si vous êtes exonéré à la fois de la retenue fédérale et de la retenue de l’impôt sur le revenu de l’Illinois. Si vous la cochez, ne remplissez pas les lignes 1 à 3 : signez et datez simplement le certificat. FileIt vous avertit si vous cochez la case tout en remplissant ces lignes.

7 Signature et date

En signant, vous certifiez que vous avez droit au nombre d’allocations de retenue demandé. Signez sur la ligne « Your signature » et datez le document. FileIt imprime la date pour vous, et vous pouvez signer sur papier ou au moyen de la signature électronique facultative de FileIt.

Erreurs fréquentes à éviter

• Remettre la page entière au lieu du certificat. La feuille de calcul située au-dessus de la ligne « Cut here » est destinée à vos propres dossiers ; l’employeur conserve le certificat.
• Oublier de signer. Un IL-W-4 non signé ou incomplet signifie que votre employeur doit effectuer la retenue sur la totalité de votre rémunération, sans allocations.
• Demander à la ligne 4 ou à la ligne 9 de la feuille de calcul davantage d’allocations que celles auxquelles vous avez droit selon la ligne 3 ou la ligne 8.
• Demander toutes vos allocations simultanément pour deux emplois, ce qui entraîne généralement une retenue insuffisante. Demandez-les pour l’emploi le mieux rémunéré et indiquez zéro ailleurs.
• Cocher la case d’exonération parce que vous étiez exonéré sur votre W-4 fédéral, sans vérifier que vous êtes également exonéré de la retenue de l’Illinois.
• Cocher la case d’exonération tout en remplissant les lignes 1 à 3.
• Ne pas déposer de nouveau formulaire dans les 10 jours suivant la diminution de vos allocations.
• Les résidents de l’Iowa, du Kentucky, du Michigan ou du Wisconsin qui utilisent l’IL-W-4 alors que le formulaire W-5-NR pourrait s’appliquer à leur situation.

Après l’avoir rempli

Imprimez le certificat ou envoyez-le pour signature électronique via FileIt, et vérifiez qu’il est signé et daté. Découpez le long de la ligne en pointillés et remettez le certificat à votre employeur ou payeur au plus tard le premier jour de travail. Conservez la feuille de calcul dans vos dossiers.

Votre employeur conserve le certificat dans ses dossiers. Le Département du Revenu peut demander à un employeur de présenter un certificat pour inspection, et un employeur à qui l’IRS a demandé de ne pas tenir compte de votre certificat fédéral peut également devoir ne pas tenir compte de celui-ci. Un premier IL-W-4 s’applique à partir de votre premier paiement suivant son dépôt. Si vous en aviez déjà un au dossier, votre employeur peut appliquer immédiatement une modification, mais, selon le formulaire, il n’est pas obligé de le faire avant le premier paiement suivant le début du trimestre civil suivant qui commence au moins 30 jours après son dépôt. Le certificat reste valable jusqu’à l’entrée en vigueur d’un nouveau certificat ou jusqu’à ce que le Département demande à votre employeur de ne pas en tenir compte.

FileIt enregistre le PDF rempli dans le dossier de votre coffre-fort afin que vous disposiez d’une copie exacte de ce que vous avez remis. Vérifiez-le lorsque votre situation familiale change, lorsque vous prenez un deuxième emploi ou si vous devez finalement payer de l’impôt en fin d’année, et déposez un nouvel IL-W-4 lorsque vos allocations changent.

Form IL-W-4 : questions fréquentes

Sources officielles

• Formulaire vierge (PDF), publié par Illinois Department of Revenue (IDOR) : https://tax.illinois.gov/content/dam/soi/en/web/tax/forms/withholding/documents/currentyear/il-w-4.pdf
• Instructions et conseils officiels : https://tax.illinois.gov/forms/withholding.html
• Édition affichée sur cette page : IL-W-4 (R-07/23) (vérifiée le 2026-09-26).

FileIt n'est ni affilié à Illinois Department of Revenue (IDOR) ni à aucune administration, ni approuvé par eux. Cette page présente le formulaire de manière générale et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou en matière d'immigration. Lisez toujours les instructions officielles et vérifiez que vous utilisez l'édition acceptée par le destinataire. Page révisée le 2026-09-26.

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